Gruppenverwaltung

In My.MNSpro.Cloud können Sie als Lehrkraft eigene Gruppen anlegen, um zum Beispiel eine Fachschaft, eine Arbeitsgemeinschaft, ein Projekt-Team oder einen Kurs digital abzubilden.

Unter Werkzeug -> Gruppen gelangen Sie zur Gruppenverwaltung

In diesem Abschnitt finden Sie alle Klassen, Kurse und Arbeitsgruppen, die bereits für Ihre Schule eingerichtet wurden. Sie können diese Liste bequem nach Schuljahren und Typen – also ob es sich um eine Klasse, einen Kurs oder eine Arbeitsgruppe handelt – filtern (siehe Abbildung 15).

Dabei ist wichtig zu wissen, dass technisch zwischen unterschiedlichen Arten von Gruppen unterschieden wird:

• Klasse: Eine Klasse ist technisch lediglich eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe – also im Grunde ein reiner Mailverteiler unter der jeweiligen Gruppen-E-Mail-Adresse (z. B. [e-mail]). Im Hintergrund wird hierfür kein MS Teams angelegt, es gibt also keinen eigenen Team-Chat oder Team-Kalender. Trotzdem gilt organisatorisch: Alle Lehrkräfte werden als Besitzer eingetragen, Schülerinnen und Schüler lediglich als Mitglieder.

• Kurs: Ein Kurs hingegen legt im Hintergrund eine echte MS-Teams-Gruppe an – inklusive Team-Chat, Kalender und ggf. Kursnotizbuch. Auch hier werden Lehrkräfte automatisch als Besitzer eingetragen, während Schülerinnen und Schüler als Mitglieder aufgenommen werden und dadurch weniger Rechte haben: Sie können das Team nicht verwalten und keine Kalendereinträge vornehmen – dies bleibt den Besitzern vorbehalten.

• Arbeitsgruppe: Ebenso wie ein Kurs legt eine Arbeitsgruppe im Hintergrund eine MS-Teams-Gruppe an. Sie dient jedoch der Zusammenarbeit unter Kolleginnen und Kollegen, zum Beispiel innerhalb einer Fachschaft. Hier müssen Sie beim Anlegen mindestens einen Besitzer selbst festlegen, der die Gruppe verwaltet und Kalendereinträge erstellen kann. Alle weiteren Kolleginnen und Kollegen werden zunächst als Mitglieder eingetragen und haben keine Verwaltungsrechte sowie keine Möglichkeit, Kalendereinträge zu erstellen oder zu bearbeiten.

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Neue Gruppe anlegen

Zunächst legen Sie die Gruppe selbst an, bevor Sie im zweiten Schritt Mitglieder hinzufügen.

Abbildung 16. Erstellen einer Gruppe.

1. Klicken Sie oben links auf den Button „+ Neue Gruppe“, um eine neue Gruppe zu erstellen.

2. Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie zwei Angaben machen müssen:

   • Name der Gruppe: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, an dem später alle erkennen können, worum es geht (z. B. „Fachschaft Mathematik“ oder „AG Schulgarten“).

   • Profilvorlage (Gruppentyp): Hier legen Sie fest, welche Art von Gruppe Sie anlegen möchten (siehe Einleitung). Standardmäßig stehen Ihnen zur Auswahl:

     • Kurs – legt eine MS-Teams-Gruppe für fachbezogene Lerngruppen an (Lehrkräfte als Besitzer, Schülerinnen/Schüler als Mitglieder),

     • Arbeitsgruppe – legt eine MS-Teams-Gruppe für Fachschaften, AGs, Projektteams o. Ä. unter Kolleginnen und Kollegen an,

     • Gerätegruppe – diese Option erscheint nur, wenn Ihre Schule MDM-Kundin ist, also Geräte zentral über die Cloud verwaltet.

   Für schulinterne Teams unter Kolleginnen und Kollegen wählen Sie in der Regel die Option „Arbeitsgruppe“.

3. Klicken Sie unten rechts auf „Speichern“. Die Gruppe wird nun angelegt, und Sie gelangen automatisch auf die Detailseite der neuen Gruppe. Dort steht zunächst „Keine Mitglieder vorhanden“, da die Gruppe ja gerade erst erstellt wurde.

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Mitglieder zur Gruppe hinzufügen

Tipp: Wenn Sie alle Mitglieder einer bereits bestehenden Gruppe übernehmen möchten (z. B. alle Schülerinnen und Schüler einer Klasse in eine AG-Gruppe), müssen Sie diese nicht einzeln heraussuchen. Nutzen Sie stattdessen den Button „Aus anderer Gruppe hinzufügen“ – das spart bei größeren Gruppen viel Zeit.

Damit die Gruppe genutzt werden kann, müssen Sie nun die passenden Personen hinzufügen – also die Kolleginnen, Kollegen oder Schülerinnen und Schüler, die Teil der Gruppe sein sollen.

Abbildung 19. Erstellen einer Gruppe.

1. Klicken Sie auf der Detailseite Ihrer Gruppe (Werkzeuge → Gruppen → [Ihr Gruppenname]) auf den Button „+ Mitglied hinzufügen“.

2. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Titel „Person auswählen“. Nutzen Sie das Suchfeld „Personen filtern“, um gezielt nach Namen zu suchen – das ist besonders bei größeren Schulen mit vielen Personen hilfreich.

3. Klicken Sie die gewünschte Person einfach an, um sie auszuwählen. Eine Mehrfachauswahl ist möglich: Sie können nacheinander mehrere passende Personen anklicken, ohne das Fenster zwischendurch schließen zu müssen.

4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button „Person auswählen“. Die ausgewählten Personen erscheinen nun in der Mitgliederliste der Gruppe mit dem Status „Mitglied“.

5. Denken Sie daran, Ihre Änderungen abschließend über den Button „Speichern“ unten rechts zu bestätigen – erst dann werden die Mitglieder tatsächlich zur Gruppe hinzugefügt.

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Bestehendes Mitglied zum Besitzer der Gruppe machen

Wie in der Einleitung beschrieben, benötigt insbesondere eine Arbeitsgruppe mindestens einen Besitzer, der die Verwaltung übernimmt. Möchten Sie diese Aufgabe mit einer weiteren Person teilen, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie die Mitgliederliste der Gruppe, wie im vorherigen Schritt beschrieben.

2. Suchen Sie die Person, die Sie zum Besitzer machen möchten, und klicken Sie ganz rechts in ihrer Zeile auf das Plus-Symbol (+).

3. Es erscheint der Hinweistext „Benutzer zum Besitzer der Gruppe machen“. Durch einen Klick wird die Person von „Mitglied“ zu „Besitzer der Gruppe“ hochgestuft (im Beispiel zu sehen bei „Adam, Ruth – Besitzer der Gruppe“). Nur Besitzer können anschließend die Gruppe verwalten und Kalendereinträge vornehmen.

4. Über das Papierkorb-Symbol direkt daneben können Sie ein Mitglied bei Bedarf auch wieder aus der Gruppe entfernen.

5. Bestätigen Sie auch hier abschließend mit „Speichern“ unten rechts, damit die Rollenänderung übernommen wird.