Da nicht immer die Kurse dieselben Bezeichnungen tragen wie in der Schulverwaltungssoftware, bietet MNSpro Cloud eine Kreuztabelle an, mit der man ein Mapping der Namen aus beiden Systemen herstellen kann.
Mittels einfacher Dropdown-Liste können die Fächer bzw. Kurse zugeordnet werden. Somit kann eine Datenkonsolidierung auch Schritt für Schritt erfolgen und muss nicht zwingend sofort zur Einführung vorhanden sein (Abb. 1).
Ein solches Mapping ist beispielsweise dann relevant, wenn Sie Daten aus Untis mit Ihren Klassenbezeichnungen synchronisieren möchten.
Wenn Sie auf Export klicken, wird eine CSV-Datei erstellt. Diese Datei können Sie mit einem Tabellenbearbeitungsprogramm wie z. B. Excel öffnen, um die Zuordnungen einfacher vorzunehmen.
Anschließend speichern Sie die bearbeitete Datei wieder als CSV im UTF-8-Format und importieren sie. So können Sie eine große Anzahl an Kurszuordnungen mit relativ geringem Aufwand durchführen.
Für die Durchführung der Einrichtung benötigen Sie entweder den CloudSupportAdmin (den Sie bei der Einrichtung von MNSpro Cloud erhalten haben) oder einen Benutzer, der mit dem Template "Administrator" angelegt wurde
Für die Einrichtung des digitalen Klassenbuchs und Stundenplans stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Manuelle Einrichtung: Wenn Sie kein Untis nutzen, um Ihre Stundenpläne automatisch zu erstellen, können Sie diese auch händisch entwickeln und pflegen.
Untis ist ein Produkt der Units GmbH, Belvederegasse 11, A-2000 Stockerau, Österreich www.untis.at. MNSpro enthält keine Lizenz für dieses Produkt, die Lizenzierung erfolgt von der Einrichtung direkt.
Da der Import sicherlich Herausforderungen bietet, haben wir einen Bericht programmiert, der nach jedem Import per E-Mail an eine benutzerdefinierte Adresse zugestellt wird. In diesem Bericht wird festgehalten, welche Unstimmigkeiten es gibt.
Zum Beispiel: Fächer ohne Lehrer, Lehrer ohne E-Mail-Adresse, Lehrer ohne Unterricht
Manchmal gibt es in der Stundenplanverwaltung auch „Organisationsstunden“, die eigentlich nicht im Plan ausgespielt werden sollen, für diese Fälle gibt es eine Einstellung um diese Stunden auf Sperrlisten zu setzten.
Du gehst auf Einstellungen und wählst die Kachel "Stundenplan" aus. Dort kannst du ein Stundenplanraster anlegen.
Öffne die Maske für die Stundenplaneinstellungen und trage die benötigten Informationen ein, z. B. die Anzahl der Schulstunden, die Dauer der einzelnen Stunden und die Anzahl und Länge der Pausen.
In der späteren Zuteilung von Unterrichtszeiten geben Sie nicht mehr die genauen Uhrzeiten an, sondern lediglich die Bezeichnung, die Sie diesen gegeben haben.
Nicht die Zeit für die Raumwechsel vergessen.
Nach dem Anlegen des Stundenplanrasters öffnen wir den Punkt Klassenbuch (Abb.2).
Sie haben hier die Möglichkeit entweder eine neue Stufe anzulegen oder auf bereits angelegte Stufen zuzugreifen (siehe auch Stufe erstellen).
Innerhalb der Stufe gehen wir auf den Punkt Klassen und erstellen eine neue Klasse.
Innerhalb der Klasse muss nun einen Kurs anlegelegt werden. Dazu klicken wir auf den Button Kurs hinzufügen (Abb. 4)
Wenn vorhanden verknüpfen wir eine bestehenden AD-Gruppe und legen die Kursleitung fest.
Für unseren Fall interessant ist das Festlegen der Unterrichtszeiten. Dieses geschieht über Zeit hinzufügen.
Nun wird festgelegt, wann ein Kurs stattfindet.
Jede Unterrichtsstunde muss einzeln hinzugefügt werden
Hier finden Sie ein kurzes Video zum Erstellen eines Stundenplanrasters:
Aufgrund von tiefgreifenden Änderungen ist es notwendig, dass einmalig das UntisProvider Tool manuell aktualisiert werden muss.
Installationshinweise finden Sie hier.
Das neue Tool enthält nun auch einen Dienst, der darauf aufmerksam macht, dass eine neue Version verfügbar ist und installiert werden muss.
Für die Nutzung des Untis Provider und installation benötigen Sie die DotNet7 Version.
Diese finden Sie hier: Download
Untis Provider Installer:Download
Aktuelle Version: 1.10.0
Letztes Update: 16.10.2023
Folgende Schritte müssen für die Einrichtung einer Synchronisation zwischen dem Untis-Stundenplan und dem Stundenplan im MNSpro Klassenbuch konfiguriert werden:
Untis ist ein Produkt der Units GmbH, Belvederegasse 11, A-2000 Stockerau, Österreich www.untis.at. MNSpro enthält keine Lizenz für dieses Produkt, die Lizenzierung erfolgt von der Einrichtung direkt.
Um einen neuen API-Schlüssel für die Stundenplan-Synchronisierung zwischen UNTIS und dem MNSpro Klassenbuch zu generieren, müssen die folgenden Menüpunkte im MNSpro Cloud Dashboard angesteuert werden (die entsprechenden Menüpunkte sind rot umrandet):
Die Bezeichnung dieses neuen API-Schlüssels kann frei gewählt werden. Es sollte vom Namen her jedoch am besten ersichtlich sein, welche Funktion er übernimmt -> daher empfehlen wir die Namen „Untis Synchronisation“ oder „Stundenplan Untis Synchronisation“.
Als Funktion muss die Option TimeTable ausgewählt werden und als Zeitraum empfiehlt sich das Schuljahresende einzutragen, in dem mithilfe dieses API-Schlüssels eine Synchronisation durchgeführt werden soll.
WICHTIG: Aus sicherheitsrelevanten Aspekten empfiehlt es sich, diesen API-Schlüssel regelmäßig durch einen neuen zu ersetzen!
In dem darauffolgenden Fenster, nach dem Klick auf den roten „Erstellen“-Button, finden Sie den generierten API-Schlüssel.
WICHTIG: Dieser Schlüssel wird lediglich an dieser Stelle vollständig angezeigt und kann auch nur unmittelbar nach der Generierung vollständig eingesehen und kopiert werden! Wenn der Schlüssel nicht mehr bekannt ist, kann er lediglich gelöscht und ein neuer Key generiert werden.
Falls Sie die Option Allgemein unter Einstellungen nicht sehen, dann fehlt Ihnen noch das benötigte Recht. Als Admin können Sie sich dieses Recht unter Einstellungen --> Berechtigungen --> Administrator --> Berechtigungen verwalten und dort unter dem Punkt "Einstellungen" selbst vergeben!
Um eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, an die Synchronisationsfehler gesendet werden sollen, ist es notwendig, in die Einstellungen vom Stundenplan zu wechseln.
Dies sollte vor der ersten Synchronisation durchgeführt werden. Dies geschieht über die Kachel „Stundenplan“, nach Auswahl der Einstellungen in dem linken Navigationsbereich.
Hier ist zunächst der erste Punkt relevant, um E-Mail-Adressen für die Synchronisationsfehler zu definieren. Auf die anderen beiden Punkte in diesen Importvalidierungseinstellungen des Stundenplans („Unterrichtsstunden“ und „Lehrer/in“) kommen wir zu einem späteren Zeitpunkt zurück.
Informationen zu diesem Punkt finden Sie hier.
Hier müssen die Informationen zu Ihrer Schule ausgefüllt werden.
Nähere Informationen zu diesem Punkt finden Sie hier.
Neben den Vorbereitungen in der MNSpro Cloud Umgebung gibt es auch noch Anpassungen, die im Vorfeld in Untis durchgeführt werden.
Die Spalte „E-Mail-Adresse“ muss gleich sein, wie die E-Mail-Adresse des entsprechenden MNSpro Cloud-Benutzers!
Kursnamen in Untis sollten an die Namen in anderen Schulverwaltungsprogrammen angeglichen werden (sollte das nicht passieren, kann es zu einem Mehraufwand bei den Kurszuordnungen kommen, da dann manuell die Gruppennamen aus Untis mit den Gruppennamen der MNSpro Cloud-Gruppen, die meist aus einem Export aus anderen Schulverwaltungsprogrammen stammen).
Sind die zuvor dokumentierten Voraussetzungen alle erfüllt, kann mit dem Download der UntisProvider.msi fortgefahren werden und das Tool ausgeführt und anschließend den Einrichtungsanweisungen gefolgt werden.
Sollte der Hinweis auftauchen, dass aktuell keine .Net Core Version installiert ist, muss diese vor der Ausführung der Installation noch nachinstalliert werden und anschließend das Tool neu gestartet werden!
Im ersten Schritt werden grundlegende Parameter abgefragt:
API Schlüssel: Unter ApiKey ist der im ersten Schritt erstellte Schlüssel einzutragen.
Minimum Pausenzeit (in Minuten): Ist ein Schwellwert ab wann Pausen im Stundenplan als solche angezeigt werden, in diesem Beispiel werden Pausen bis zu 5 Minuten zwischen zwei Unterrichtsstunden ignoriert.
Untis Programm Speicherort: Verlangt das Installationsverzeichnis von Untis. Dieser ist voraussichtlich nach jedem Jahr, wenn eine neue Version verwendet wird, anzupassen.
Je nach Verbindungsart werden in folgenden Schritt verschiedene erforderliche Angaben benötigt:
Untis Datendatei (Datenbankdatei): Ist die Datei, in der die Schule den Untis Stundenplan erstellt.
Schulnummer (MySQL): Ist der Name, der bei Anlage der Datenbank gewählt wurde.
Schuljahr (MySQL): Hier kann ausgewählt werden, welches Schuljahr aus der Datenbank importiert werden soll
Untis Datenbank Benutzername (MySQL): Benutzername, mit welchem die Verbindung zur MySQL Datenbank hergestellt wird
Untis Datenbank Passwort (MySQL): Passwort, mit welchem die Verbindung zur MySQL Datenbank hergestellt wird
Untis Datenbank Version (MySQL): Die Datenbank - Sicherungsversion, die importiert werden soll.
Durch Klick auf Weiter gelangen Sie zu einem Dialog, wo der Speicherort des Untis TimeTableProviders ausgewählt werden kann.
Wählen Sie hier einen Netzwerkpfad aus, falls das Tool von mehreren verwendet werden soll!
Im nächsten und letzten Fenster wird durch Klick auf Installieren die Installation abgeschlossen und das Tool bereitgestellt. Es wird entsprechend eine Verknüpfung auf dem Desktop hinterlegt.
Was macht eine Synchronisation: Die Synchronisation legt die Stufen aus Untis als Stufen im MNSpro Klassenbuch an. -> es werden die Kurse erstellt und die Kurslehrer hinterlegt, -> die Klassenstrukturen werden gebildet: innerhalb der Klassen werden die Kurse zugewiesen, -> für die Lehrer:innen wird eine Übersicht über Ihre Unterrichtsstunden generiert, -> das Stundenplanraster wird angelegt, -> in Untis hinterlegte Ferien- und Feiertage werden eingetragen Bei Problemen mit der Synchronisation wird eine E-Mail an die zuvor festgelegte E-Mail-Adresse versendet, in der die Fehlerdetails dokumentiert sind!
Die aktuelle Version des Tools hat einen Auto Update Mechanismus. Das Tool prüft automatisch im Hintergrund auf aktuelle Versionen und wird
Falls nicht wie empfohlen die Namen in Untis den Namen in MNSpro Cloud angeglichen wurden, muss an diesem Punkt die Kurszuordnung erfolgen.
Dazu wechseln Sie wieder im Portal auf den Reiter Einstellungen und wählen anschließend Stundenplan aus. Unter Kurszuordnung können Sie anschließend diese durchführen.
Nähere Informationen dazu finden Sie hier.
Abschließend müssen Sie noch die Schulleitung, die Stufenleitung und die Klassenlehrenden auswählen.
Nähere Informationen dazu finden Sie unter Schulleitung und Stufeneinstellungen.
