Im Folgenden haben wir Ihnen die Schritte zum selbstständigen Einrichten des Klassenbuchs zusammengestellt. Bitte folgen Sie diesen in chronologischer Reihenfolge.

Dieser Bereich richtet sich an die Administratoren von MNSpro Cloud.

Bevor Sie mit der Einrichtung Ihres neuen Klassenbuchs beginnen, ist es entscheidend, dass Sie ein Schuljahr definieren und aktivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie my.mnspro.cloud in Ihrem Webbrowser.

2. Klicken Sie auf Einstellungen (siehe Abbildung 1).

3. Je nach Ihrem Endgerät finden Sie die Einstellungen in der Navigationsleiste auf der linken Seite Ihres Bildschirms unter Mehr.

Unter der Registerkarte Einstellungen finden Sie die Option Organisation. Klicken Sie darauf, um zur Registerkarte Schuljahre zu gelangen (siehe Abbildung 2).

In Ihrer Ansicht Schuljahre wird zu Beginn alles leer sein. Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, dass Sie ein Schuljahr definieren und aktivieren, bevor Sie Einstellungen im Klassenbuch vornehmen. Andernfalls werden Ihre Einstellungen nicht übernommen.

Sie können erkennen, welches Schuljahr aktiviert ist, indem Sie die Farbcodierung beachten: Ein grüner Kreis zeigt an, dass das Schuljahr aktiviert ist, während ein roter Kreis darauf hinweist, dass das Schuljahr deaktiviert ist.

Um ein Schuljahr zu aktivieren, klicken Sie auf das Symbol links neben dem Stift-Icon. Mit dem Stift-Icon können Sie die Bezeichnung und den Zeitraum des Schuljahres nachträglich bearbeiten. Über das Mülleimer-Symbol können Sie das Schuljahr vollständig löschen.

Wir schauen uns an, welche Rechte einzelne Nutzer im digitalen Klassenbuch von AixConcept GmbH haben. Das betrifft, was sie sehen können, ändern können und bearbeiten dürfen. Dieser Punkt dient lediglich zur Überprüfung, da durch den Import von Benutzern (siehe Abschnitt 2.1) bestimmten Benutzern in der MNSpro Cloud eine Rolle zugewiesen wurde. Diese Rolle wird dann automatisch auch im Klassenbuch übernommen.

Um ein neues Schuljahr anzulegen, klicken Sie auf den Button Neues Schuljahr und befüllen anschließend die Eingabemaske des sich öffnenden Fensters. Beenden Sie Ihre Eingabe anschließend über das Speichern (siehe Abbildung 3).

Nachdem Sie Ihre Eintragungen vorgenommen haben, bestätigen Sie dies mit Hinzufügen, und Ihr neues Schuljahr wird in der Liste der Schuljahre erscheinen (siehe Abbildung 4).

Zum Abschluss müssen Sie nun die Eintragung speichern. Dabei wird das Schuljahr jedoch nicht automatisch aktiviert. Wie bereits erwähnt, müssen Sie ein Schuljahr bewusst über das Symbol links neben dem Stift-Symbol aktivieren.

Nachdem Sie ein Schuljahr definiert und aktiviert haben, wenden Sie sich den Einstellungen des Klassenbuchs zu. Dazu klicken Sie auf die Kachel "Klassenbuch" unter dem Punkt "Einstellungen" (siehe Abbildung 1). Es öffnet sich dann folgende Seite, auf der Sie auf der linken Seite die Option haben, eine Stufe zu erstellen, und auf der rechten Seite befinden sich diverse Einzeloptionen (siehe Abbildung 5).

Hier befüllen Sie zu Beginn die Punkte Allgemein und Prüfungsordnung und wenden sich im nächsten Schritt dem Import von Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräften in MNSpro zu.

Wenn Sie kein externes Stundenplanprogramm wie Untis nutzen, können Sie direkt damit beginnen, Ihre erste Stufe anzulegen. Aber zuvor definieren Sie ein Stundenplanraster, damit Sie später den digitalen Stundenplan vollumfänglich nutzen können.

Das Durchführen von Benutzerimporten für Vollcloudsysteme haben wir HIER genauer beschrieben.

Zu Beginn öffnen Sie bitte die Kachel Berechtigungen (Abb. 1). Dann gelangen Sie zur Seite, auf der Sie bestehende Berechtigungen anpassen können, neue Rollen erstellen können und Rechteinhaber für bestimmte Rollen hinzufügen oder entfernen können (siehe Abbildung 6).

Hier klicken Sie auf eine der Rollen, die Sie kontrollieren oder bearbeiten möchten (siehe Abbildung 7).

Gleich, welche Rolle Sie anklicken, gelangen Sie zur Bearbeitung aller Rollen. Das Anklicken einer bestimmten Rolle öffnet Ihnen sofort die gewünschte Rolle. Sie haben jedoch jederzeit die Möglichkeit, in dem sich öffnenden Fenster eine neue Rolle zu bearbeiten.

Sie können nun den Namen der Rolle, zum Beispiel Lehrkräfte, anpassen und eine Beschreibung hinzufügen.

Über den Button Person hinzufügen können Sie weitere Personen zu dieser Rolle hinzufügen. Diese Personen werden dann im darunter befindlichen Feld angezeigt. Ebenso können Sie Personen, die einer Rechtegruppe zugeordnet sind, über diese Übersicht durch Klicken auf das Mülltonnen-Icon entfernen.

Abschließend können Sie über den Button Berechtigungen verwalten festlegen, welche Rechte Personen der Gruppe Lehrkräfte innerhalb des digitalen Klassenbuchs haben sollen.

Wenn Sie auf Berechtigungen verwalten (siehe Abbildung 7) klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen eine Vielzahl von Einzelrechten für Ihre Cloudumgebung im Allgemeinen und das digitale Klassenbuch im speziellen angezeigt werden (siehe Abbildung 8).

Hier sehen Sie auf der linken Seite eine Liste aller Rechte und Module, die für die ausgewählte Rolle freigeschaltet werden können. Bei jedem dieser Rechte können Sie entscheiden, ob die ausgewählte Rolle oder Rechtegruppe dieses Recht haben soll oder nicht. Ebenso können Sie entscheiden, ob das entsprechende Modul, wie zum Beispiel die E-Mailverwaltung, überhaupt angezeigt werden soll.

Wenn Sie eine Änderung an den Berechtigungen vornehmen möchten, markieren Sie einfach das Kästchen neben dem betreffenden Einzelrecht. Anschließend wird der Speicherbutton sichtbar und Sie müssen Ihre Änderung speichern. Das neue Recht wird für die Gruppe, für die Sie eine Änderung vorgenommen haben, unmittelbar nach dem Ausloggen und erneuten Einloggen gültig.

Gehen Sie dazu als erstes auf den Punkt Stundenplanraster () unter Stundenplan (siehe Abbildung 11).

Hier klicken Sie auf den Button Neues Stundenplanraster (Abb. 12) und geben anschließend die einzelnen Schulstunden sowie Pausen ein (Abb. 13).

Nachdem Sie das Stundenplanraster angelegt haben, müssen Sie es noch aktivieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Punkt aktivieren, bis dieses grün angezeigt wird (siehe Abbildung 10).

Vervollständigen Sie nun die Einstellungen unter der Kachel Klassenbuch.

Das Durchführen von Benutzerimporten für Hybridsystemen haben wir HIER genauer beschrieben.

Nun können Sie unter der Kachel Klassenbuch (siehe Abbildung 1) beginnen eine Stufe zu erstellen. Klicken Sie dazu auch Stufe erstellen und füllen Sie die einzelnen Punkte aus (siehe Abbildung 14 und 15).

Standardmäßig hat Ihnen die AixConcept GmbH die Rollen der Lehrer, Administratoren, Schüler, Schulleiter und des Sekretariats hinterlegt. Sie können jedoch auch eine eigene Rechterolle definieren, indem Sie auf die Kachel Alle Rechte (siehe Abbildung 5) und dann auf Neue Rolle klicken (siehe Abbildung 9).

Sie werden nun gebeten, die Rolle zu benennen und eine Beschreibung anzugeben (siehe Abbildung 10).

Damit der Import der Untisdaten fehlerfrei funktioniert müssen Sie bei Untis die Stammdaten der Lehrkräfte anpassen und um die E-Mail-Adresse ergänzen, die diese bei MNSpro Cloud zugewiesen bekommen haben (Abbildungen 20).

Die Spalte E-Mail-Adresse muss gleich sein, wie die E-Mail-Adresse des entsprechenden MNSpro Cloud-Benutzers!

Die Nutzung von Untis erlaubt Ihnen eine schnellere Einrichtung des Klassenbuchs, die Nutzung des Vertretungsplans sowie das Anzeigen des Stundenplans. Dazu müssen jedoch einmalig einige Vorbereitungen getroffen werden. Beginnen wir mit dem Erstellen einer API. Diese erlaubt es später MNSpro, auf die Daten Ihres Untis zuzugreifen und diese in MNSpro für Lehrkräfte anzuzeigen. Dazu gehen Sie auf die Einstellungen und klicken dann auf die Kachel API-Schlüssel (Siehe Abbildung 1).

Unter der Kachel API-Schlüssel werden alle aktuellen API-Schlüssel abgelegt und können von Ihnen bei Bedarf entfernt werden. Um jedoch einen neuen anzulegen, klicken Sie auf Neuer API-Schlüssel erstellen (siehe Abbildung 16).

Nun werden Sie gebeten einen Namen für den API-Schlüssel zu erstellen. Dieser kann frei gewählt werden (siehe Abbildung 17).

Der API-Schlüssel wurde nun erstellt und wird Ihnen angezeigt (siehe Abbildung 18).

Um eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, an die Synchronisationsfehler gesendet werden sollen, ist es notwendig, in die Einstellungen vom Stundenplan zu wechseln (siehe Abbildung 1).

Dies sollte vor der ersten Synchronisation durchgeführt werden. Dies geschieht über die Kachel Stundenplan, nach Auswahl der Einstellungen in dem linken Navigationsbereich (siehe Abbildung 19).

Hier ist zunächst der erste Punkt relevant, um E-Mail-Adressen für die Synchronisationsfehler zu definieren. Auf die anderen beiden Punkte in diesen Importvalidierungseinstellungen des Stundenplans (Unterrichtsstunden und Lehrer/in) kommen wir zu einem späteren Zeitpunkt zurück.

Die aktuelle Version des Tools hat einen Auto Update Mechanismus. Das Tool prüft automatisch im Hintergrund auf aktuelle Versionen und wird

Falls nicht wie empfohlen die Namen in Untis den Namen in MNSpro Cloud angeglichen wurden, muss an diesem Punkt die Kurszuordnung erfolgen.

Dazu wechseln Sie wieder im Portal auf den Reiter Einstellungen und wählen anschließend Stundenplan aus. Unter Kurszuordnung können Sie anschließend diese durchführen (siehe Abbildung 27 und 28).

Durch die Integration von Untis in MNSpro werden Sie feststellen, dass automatisch Stufen angelegt wurde. Daher ist es jetzt Ihre Aufgabe die Einstellungen des Klassenbuchs (siehe Abbildung 1) zu vervollständigen.

Untis Provider Installer:Download

Aktuelle Version: 1.10.0

Letztes Update: 16.10.2023

Sind die zuvor dokumentierten Voraussetzungen alle erfüllt, kann mit dem Download der UntisProvider.msi fortgefahren werden und das Tool ausgeführt und anschließend den Einrichtungsanweisungen gefolgt werden (siehe Abbildung 22).

Im ersten Schritt werden grundlegende Parameter abgefragt (siehe Abbildung 23)

API Schlüssel: Unter API-Key ist der im ersten Schritt erstellte Schlüssel einzutragen.

Minimum Pausenzeit (in Minuten): Ist ein Schwellwert ab wann Pausen im Stundenplan als solche angezeigt werden, in diesem Beispiel werden Pausen bis zu 10 Minuten zwischen zwei Unterrichtsstunden ignoriert.

Untis Programm Speicherort: Verlangt das Installationsverzeichnis von Untis. Dieser ist voraussichtlich nach jedem Jahr, wenn eine neue Version verwendet wird, anzupassen.

Je nach Verbindungsart werden in folgenden Schritt verschiedene erforderliche Angaben benötigt:

Untis Datendatei (Datenbankdatei): Ist die Datei, in der die Schule den Untis Stundenplan erstellt.

Schulnummer (MySQL): Ist der Name, der bei Anlage der Datenbank gewählt wurde.

Schuljahr (MySQL): Hier kann ausgewählt werden, welches Schuljahr aus der Datenbank importiert werden soll

Untis Datenbank Benutzername (MySQL): Benutzername, mit welchem die Verbindung zur MySQL Datenbank hergestellt wird

Untis Datenbank Passwort (MySQL): Passwort, mit welchem die Verbindung zur MySQL Datenbank hergestellt wird

Untis Datenbank Version (MySQL): Die Datenbank - Sicherungsversion, die importiert werden soll.

Durch Klick auf Weiter gelangen Sie zu einem Dialog, wo der Speicherort des Untis TimeTableProviders ausgewählt werden kann (siehe Abbildung 25).

Im nächsten und letzten Fenster wird durch Klick auf Installieren die Installation abgeschlossen und das Tool bereitgestellt. Es wird eine Verknüpfung auf dem Desktop hinterlegt (siehe Abbildung 26).

Was macht eine Synchronisation: Die Synchronisation legt die Stufen aus Untis als Stufen im MNSpro Klassenbuch an.

• es werden die Kurse erstellt und die Kurslehrer hinterlegt,

• die Klassenstrukturen werden gebildet: innerhalb der Klassen werden die Kurse zugewiesen,

• für die Lehrer:innen wird eine Übersicht über Ihre Unterrichtsstunden generiert,

• das Stundenplanraster wird angelegt,

• in Untis hinterlegte Ferien- und Feiertage werden eingetragen

Bei Problemen mit der Synchronisation wird eine E-Mail an die zuvor festgelegte E-Mail-Adresse versendet, in der die Fehlerdetails dokumentiert sind!

Jetzt legen Sie eine neue Klasse an, indem Sie auf den Button Neue Klasse klicken.

Öffnen Sie die neu angelegte Klasse und wählen Sie die Klassenlehrkräfte aus. Bestimmen Sie auch, wie viele der Klassenlehrkräfte die Abzeichnung vornehmen können. Alle Kurslehrer sollten zu Klassenlehrern ernannt werden, damit eine Abzeichnung der Kurse erfolgen kann, da eine Klasse mehrere Kurse enthält, die von verschiedenen Kurslehrern geleitet werden (Abbildung 31).

Die Einrichtung der Stufen wurde für Nutzer des Klassenbuchs von AixConcept ohne Untis bereits in einem. Für Nutzer von Untis erfolgte dies automatisch nach erfolgreicher Synchronisation der Untis-Daten.

Wir klicken auf die einzurichtende Stufe und beginnen mit der Einrichtung, indem wir Stufenleitungen festlegen und entscheiden, ob eine oder mehrere Stufenleitungen die Klassenbücher der Stufe vor der finalen Abzeichnung durch die Schulleitung abzeichnen sollen (siehe Abbildung 29).

Die Prüfungsordnung wird automatisch übernommen, sodass Sie nurnoch die AD-Gruppe der Stufe verknüpfen müssen (siehe Abbildung 30).

Die Ankündigungsfunktion ermöglicht es Ihnen, wichtige Informationen schnell und effektiv in der Schule bekannt zu geben. Die Nachrichten werden prominent an von Ihnen gewählten Positionen angezeigt und können entweder für alle sichtbar sein oder nur von ausgewählten Personen eingesehen werden (Abb. 54).

Nun legen wir einzelne Kurse an, die wir als Lehrkräfte unterrichten werden. Dazu gehen wir auf Kurs hinzufügen und wählen den Punkt Aus Azure AD Gruppe erstellen aus. Dadurch werden die Lehrkräfte, die im Benutzerimport der entsprechenden Kurs-AD-Gruppe zugeordnet wurden, direkt als Kurslehrer hinterlegt (siehe Abbildung 32).

Wenn Du den Stundenplan mit Untis verbindest, können Lehrkräfte immer den aktuellen Stundenplan einsehen und die Organisation wird erleichtert. Du kannst den Stundenplan auch manuell erstellen, was anfangs zwar mehr Aufwand erfordert, aber langfristig einen echten Mehrwert bietet. Klicke hier, um mehr über die Synchronisation mit Untis sowie die manuelle Einrichtung zu erfahren.

Um eine Ankündigung zu erstellen, klicken Sie innerhalb der Werkzeuge auf Ankündigung. Dort sehen Sie eine Übersicht aller erstellten, jedoch noch nicht aktiv angezeigten Ankündigungen sowie den Autor oder die Autorin der jeweiligen Ankündigung. Sie können vorhandene Ankündigungen über das Stift-Symbol ganz rechts bearbeiten, den Zeitraum oder den Inhalt anpassen und sie wieder aktiv anzeigen lassen. Alternativ können Sie eine Ankündigung über das Mülltonnensymbol löschen.

Wenn Sie keine der vorhandenen Ankündigungen nutzen oder bearbeiten und stattdessen eine neue Ankündigung erstellen möchten, klicken Sie auf den Button Neue Ankündigung (Abb. 55).

Nachdem Sie auf den Button "Neue Ankündigung" geklickt haben, öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie Ihre Ankündigung erstellen können (Abb. 66).

1. Beginnen Sie damit, der Ankündigung einen Titel zu geben.

2. Anschließend können Sie der Ankündigung ein Symbol (Icon) zuweisen, um die Optik zu verbessern.

3. Im nächsten Schritt definieren Sie die Wichtigkeit durch Auswahl, ob es sich um eine Information, eine wichtige Nachricht oder eine Warnung handelt. Die Auswahl der Relevanz bestimmt dabei die Hintergrundfarbe des späteren Banners (vgl. Abb. 56).

4. Als Nächstes definieren Sie den Zeitraum, in dem die Ankündigung angezeigt werden soll, und den Anzeigeort, z.B., ob die Ankündigung auf der Hauptseite oder in der Kursübersicht erscheinen soll.

5. Wenn Sie die Ankündigung aktivieren, wird sie nach dem Abschluss unmittelbar angezeigt. Andernfalls wird sie nur in der Übersicht aktueller und ehemaliger Ankündigungen gespeichert, bis sie genutzt werden soll.

6. Sie können nun festlegen, ob die Ankündigung nur für bestimmte Klassen, Kurse oder Funktionen – also Lehrer, Administratoren oder Schüler – angezeigt werden soll

7. Der letzte Schritt vor dem Speichern ist eine kurze Beschreibung, die Sie hinzufügen können. Dies ist jedoch kein Muss.

Nach den Speiern erscheint nun die neue Ankündigung direkt auf der Übersichtsseite von MNSpro Cloud (Abb. 57).

Für die Einrichtung des digitalen Klassenbuchs und Stundenplans stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

1. Untis: Synchronisation der bestehenden Daten aus Untis in MNSpro Cloud

2. Manuelle Einrichtung: Wenn Sie kein Untis nutzen, um Ihre Stundenpläne automatisch zu erstellen, können Sie diese auch händisch entwickeln und pflegen.

Untis Provider Installer:Download

Aktuelle Version: 1.10.0

Letztes Update: 16.10.2023

Folgende Schritte müssen für die Einrichtung einer Synchronisation zwischen dem Untis-Stundenplan und dem Stundenplan im MNSpro Klassenbuch konfiguriert werden:

Generierung eines API-Schlüssels in der MNSpro Cloud Oberfläche

Einstellungen – Allgemein – API-Schlüssel generieren

Um einen neuen API-Schlüssel für die Stundenplan-Synchronisierung zwischen UNTIS und dem MNSpro Klassenbuch zu generieren, müssen die folgenden Menüpunkte im MNSpro Cloud Dashboard angesteuert werden (die entsprechenden Menüpunkte sind rot umrandet):

Als Funktion muss die Option TimeTable ausgewählt werden und als Zeitraum empfiehlt sich das Schuljahresende einzutragen, in dem mithilfe dieses API-Schlüssels eine Synchronisation durchgeführt werden soll.

In dem darauffolgenden Fenster, nach dem Klick auf den roten „Erstellen“-Button, finden Sie den generierten API-Schlüssel.

Vorbereitungen MNSpro Cloud Klassenbuch

Einstellungen – Stundenplan – Importvalidierung: E-Mails

Um eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen, an die Synchronisationsfehler gesendet werden sollen, ist es notwendig, in die Einstellungen vom Stundenplan zu wechseln.

Dies sollte vor der ersten Synchronisation durchgeführt werden. Dies geschieht über die Kachel „Stundenplan“, nach Auswahl der Einstellungen in dem linken Navigationsbereich.

Hier ist zunächst der erste Punkt relevant, um E-Mail-Adressen für die Synchronisationsfehler zu definieren. Auf die anderen beiden Punkte in diesen Importvalidierungseinstellungen des Stundenplans („Unterrichtsstunden“ und „Lehrer/in“) kommen wir zu einem späteren Zeitpunkt zurück.

Einstellungen – Klassenbuch – Allgemein

Einstellungen – Klassenbuch - Stammdaten

Hier müssen die Informationen zu Ihrer Schule ausgefüllt werden.

Nähere Informationen zu diesem Punkt finden Sie hier.

Vorbereitungen Untis

Neben den Vorbereitungen in der MNSpro Cloud Umgebung gibt es auch noch Anpassungen, die im Vorfeld in Untis durchgeführt werden.

Untis – Lehrer – Stammdaten

Die Spalte „E-Mail-Adresse“ muss gleich sein, wie die E-Mail-Adresse des entsprechenden MNSpro Cloud-Benutzers!

Konfiguration Untis TimeTable Provider

Sind die zuvor dokumentierten Voraussetzungen alle erfüllt, kann mit dem Download der UntisProvider.msi fortgefahren werden und das Tool ausgeführt und anschließend den Einrichtungsanweisungen gefolgt werden.

Im ersten Schritt werden grundlegende Parameter abgefragt:

API Schlüssel: Unter ApiKey ist der im ersten Schritt erstellte Schlüssel einzutragen.

Minimum Pausenzeit (in Minuten): Ist ein Schwellwert ab wann Pausen im Stundenplan als solche angezeigt werden, in diesem Beispiel werden Pausen bis zu 5 Minuten zwischen zwei Unterrichtsstunden ignoriert.

Untis Programm Speicherort: Verlangt das Installationsverzeichnis von Untis. Dieser ist voraussichtlich nach jedem Jahr, wenn eine neue Version verwendet wird, anzupassen.

Je nach Verbindungsart werden in folgenden Schritt verschiedene erforderliche Angaben benötigt:

Untis Datendatei (Datenbankdatei): Ist die Datei, in der die Schule den Untis Stundenplan erstellt.

Schulnummer (MySQL): Ist der Name, der bei Anlage der Datenbank gewählt wurde.

Schuljahr (MySQL): Hier kann ausgewählt werden, welches Schuljahr aus der Datenbank importiert werden soll

Untis Datenbank Benutzername (MySQL): Benutzername, mit welchem die Verbindung zur MySQL Datenbank hergestellt wird

Untis Datenbank Passwort (MySQL): Passwort, mit welchem die Verbindung zur MySQL Datenbank hergestellt wird

Untis Datenbank Version (MySQL): Die Datenbank - Sicherungsversion, die importiert werden soll.

Durch Klick auf Weiter gelangen Sie zu einem Dialog, wo der Speicherort des Untis TimeTableProviders ausgewählt werden kann.

Im nächsten und letzten Fenster wird durch Klick auf Installieren die Installation abgeschlossen und das Tool bereitgestellt. Es wird entsprechend eine Verknüpfung auf dem Desktop hinterlegt.

Was macht eine Synchronisation: Die Synchronisation legt die Stufen aus Untis als Stufen im MNSpro Klassenbuch an. -> es werden die Kurse erstellt und die Kurslehrer hinterlegt, -> die Klassenstrukturen werden gebildet: innerhalb der Klassen werden die Kurse zugewiesen, -> für die Lehrer:innen wird eine Übersicht über Ihre Unterrichtsstunden generiert, -> das Stundenplanraster wird angelegt, -> in Untis hinterlegte Ferien- und Feiertage werden eingetragen Bei Problemen mit der Synchronisation wird eine E-Mail an die zuvor festgelegte E-Mail-Adresse versendet, in der die Fehlerdetails dokumentiert sind!

Aktualisierung des Tools

Die aktuelle Version des Tools hat einen Auto Update Mechanismus. Das Tool prüft automatisch im Hintergrund auf aktuelle Versionen und wird

Kurszuordnung

Falls nicht wie empfohlen die Namen in Untis den Namen in MNSpro Cloud angeglichen wurden, muss an diesem Punkt die Kurszuordnung erfolgen.

Dazu wechseln Sie wieder im Portal auf den Reiter Einstellungen und wählen anschließend Stundenplan aus. Unter Kurszuordnung können Sie anschließend diese durchführen.

Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

Schulleitung, Stufenleitung, Klassenlehrenden

Abschließend müssen Sie noch die Schulleitung, die Stufenleitung und die Klassenlehrenden auswählen.

Nähere Informationen dazu finden Sie unter Schulleitung und Stufeneinstellungen.

Aufgrund von tiefgreifenden Änderungen ist es notwendig, dass einmalig das UntisProvider Tool manuell aktualisiert werden muss.

Installationshinweise finden Sie hier.

Das neue Tool enthält nun auch einen Dienst, der darauf aufmerksam macht, dass eine neue Version verfügbar ist und installiert werden muss.

Da der Import sicherlich Herausforderungen bietet, haben wir einen Bericht programmiert, der nach jedem Import per E-Mail an eine benutzerdefinierte Adresse zugestellt wird. In diesem Bericht wird festgehalten, welche Unstimmigkeiten es gibt.

Zum Beispiel: Fächer ohne Lehrer, Lehrer ohne E-Mail-Adresse, Lehrer ohne Unterricht

Manchmal gibt es in der Stundenplanverwaltung auch „Organisationsstunden“, die eigentlich nicht im Plan ausgespielt werden sollen, für diese Fälle gibt es eine Einstellung um diese Stunden auf Sperrlisten zu setzten.

Da nicht immer die Kurse dieselben Bezeichnungen tragen wie in der Schulverwaltungssoftware, bietet MNSpro Cloud eine Kreuztabelle an, mit der man ein Mapping der Namen aus beiden Systemen herstellen kann.

Mittels einfacher Dropdown-Liste können die Fächer bzw. Kurse zugeordnet werden. Somit kann eine Datenkonsolidierung auch Schritt für Schritt erfolgen und muss nicht zwingend sofort zur Einführung vorhanden sein (Abb. 1).

Ein solches Mapping ist beispielsweise dann relevant, wenn Sie Daten aus Untis mit Ihren Klassenbezeichnungen synchronisieren möchten.

Gerätegruppen spielt in MNSpro Cloud MDM eine große Rolle.

Generell unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Gerätegruppen:

• Standard-Gruppen: Diese Gruppen werden durch uns bereits als Standard (Erkennbar durch einem Unterstrich im Namen) definiert. Diese Gruppen werden dynamisch von uns gefüllt.

  
• Statische Gruppen: Diese Gruppen, können Sie beliebig erstellen, und dort Geräte hinzufügen und löschen.

Die dynamischen Gerätegruppen werden bei der Ersteinrichtung nach Ihren Vorgaben erstellt und können nicht durch Sie gelöscht werden. Sie beinhalten in der Regel entsprechende Gruppen für Lehrerinnen und Lehrer und Schülerinnen und Schüler. Zudem wird hier jeweils in die drei Betriebssystemgruppen iOS, Android oder Windows unterschieden. Weitere Gruppen können bei der Einrichtung mit angelegt werden.

Wenn Du Untis nicht nutzt, um Deine Stundenpläne automatisch zu erstellen, besteht auch die Möglichkeit, diese manuell zu entwickeln und zu pflegen. Allerdings erfordert dies zu Beginn etwas mehr Aufwand im Vergleich zu einem automatischen Import, aber auf lange Sicht ist die Zeitersparnis vergleichbar.

Stundenplanraster erstellen

Du gehst auf Einstellungen und wählst die Kachel "Stundenplan" aus. Dort kannst du ein Stundenplanraster anlegen.

Öffne die Maske für die Stundenplaneinstellungen und trage die benötigten Informationen ein, z. B. die Anzahl der Schulstunden, die Dauer der einzelnen Stunden und die Anzahl und Länge der Pausen.

Stundenplan für Kurse erstellen

Nach dem Anlegen des Stundenplanrasters öffnen wir den Punkt Klassenbuch (Abb.2).

Sie haben hier die Möglichkeit entweder eine neue Stufe anzulegen oder auf bereits angelegte Stufen zuzugreifen (siehe auch Stufe erstellen).

Innerhalb der Stufe gehen wir auf den Punkt Klassen und erstellen eine neue Klasse.

Innerhalb der Klasse muss nun einen Kurs anlegelegt werden. Dazu klicken wir auf den Button Kurs hinzufügen (Abb. 4)

Wenn vorhanden verknüpfen wir eine bestehenden AD-Gruppe und legen die Kursleitung fest.

Für unseren Fall interessant ist das Festlegen der Unterrichtszeiten. Dieses geschieht über Zeit hinzufügen.

Nun wird festgelegt, wann ein Kurs stattfindet.

Wenn Sie den Stundeplan mit Untis synchronisieren, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit einen Vertretungsplan auf Bildschirmen anzeigen zu lassen.

Zur Einrichtung benötigen Sie einen API-Schlüssel. Um einen neuen API-Schlüssel für die Stundenplan-Synchronisierung zwischen UNTIS und dem MNSpro Klassenbuch zu generieren, müssen die folgenden Menüpunkte im MNSpro Cloud Dashboard angesteuert werden (die entsprechenden Menüpunkte sind rot umrandet):

Als Funktion muss die Option Substitutions ausgewählt werden und als Zeitraum empfiehlt sich das Schuljahresende einzutragen, in dem mithilfe dieses API-Schlüssels eine Synchronisation durchgeführt werden soll.

In dem darauffolgenden Fenster, nach dem Klick auf den roten „Erstellen“-Button, finden Sie den generierten API-Schlüssel.

Die Einrichtung des Vertretungsplan finden Sie unter Werkzeuge->Vetretungsplan

Unter dem Feld API-Schlüssel tragen Sie den zuvor erstellten Schlüssel ein.

Um den Vertretungsplan aufzurufen oder zu Verteilen, kopieren Sie sich die generierte URL

Sollten, über die von uns erstellten Gruppen hinaus weitere Gruppen benötigt werden, weil Sie z.B. einer Klasse oder Stufe gesonderte Software zuweisen oder Funktionen deaktivieren wollen, so können Sie an dieser Stelle eigene Gruppen erstellen. Hierzu gehen Sie auf „Erstellen” und geben in der folgenden Maske den Gruppennamen ein.

Sie können nun Geräte dieser Gruppe zuweisen. Hierzu gehen Sie durch Klick auf die Gruppe in die Gruppe und wählen die Schaltfläche „Hinzufügen“ aus. Abb. 8)

Im nächsten Schritt wählen Sie zunächst aus, ob Sie einzelne Geräte oder andere Gruppen der zu bearbeitenden Gruppe hinzufügen möchten (1). Sie haben bei der Geräteauswahl nach Gerätenamen und Seriennummer zu filtern (2). Nach Auswahl der gewünschten Elemente, speichern Sie die Auswahl durch die Schaltfläche "übernehmen" (3).

Sie können Geräte einer Gruppe zuweisen. Hierzu gehen Sie durch Klick auf die Gruppe in die Gruppe und wählen die Schaltfläche „Hinzufügen“ aus. Abb. 8)

Im nächsten Schritt wählen Sie zunächst aus, ob Sie einzelne Geräte oder andere Gruppen der zu bearbeitenden Gruppe hinzufügen möchten (1). Sie haben bei der Geräteauswahl nach Gerätenamen und Seriennummer zu filtern (2). Nach Auswahl der gewünschten Elemente, speichern Sie die Auswahl durch die Schaltfläche "übernehmen" (3).

Generell haben Sie die Möglichkeit Softwarepakete aus dem oder aus dem selbst zu beziehen.

Bei Windows Software-Installationen haben Sie die Möglichkeit, diese von unserer Paketierungsabteilung erstellen zulassen. Hierzu senden Sie uns eine Auflistung an

Um Software, sei es aus dem Microsoft Store, Android Store , Apple Store oder die durch uns bereitgestellte Softwarepakete an die gewünschten Gerätegruppen zu verteilen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Suchen Sie in der Softwareverteilung nach Ihrer gewünschten Software und wählen Sie diese an oder gehen Sie über die Aktionsschaltfläche auf "Bearbeiten"
2. Hier haben Sie nun eine Übersicht des Installationsstatus(1). Darunter befindet sich das Modul, über welches wir nun definieren können, welche Gerätegruppe die Software zugewiesen bekommt. (2).
3. Für die Zuweisung, drücken Sie auf das -Zeichen

4. Im PopUp-Fenster wählen Sie die Gerätegruppe aus, der die Software zugewiesen werden soll.
5. Nachdem Sie die Gerätegruppe ausgewählt haben, wählen Sie unter „Typ“ den Installationstyp „Erforderlich“ (Falls die Software installiert werden soll) oder "Deinstallieren" (Falls die Software auf den Geräte entfernt werden soll) aus, damit die Software den Geräten zugewiesen wird.
6. Als Abschluss betätigen Sie den unteren -Button

In der MNSpro Cloud Oberfläche können Sie unter der Geräteverwaltung-> Geräte einen Export Ihrer Geräte durchführen.

Nachdem bestätigen des Buttons, erscheint ein Passwort-Fenster und Sie erhalten eine E-Mail, mit einem Download-Link.

Die Exportierte Datei müssen Sie anschließend mit dem Passwort entpacken und erhalten dann folgende Excel-Datei

Möchte Sie eine Android-App beziehen, gehen Sie im Menüband vom unter Softwareverteilung auf und wählen anschließend im Popup-Fenster .

Es öffnet sich anschließend ein Popup-Fenster.

Möchte Sie eine iOS-App beziehen, gehen Sie im Menüband vom MNSpro Cloud - Portal unter Softwareverteilung auf und wählen anschließend im Popup-Fenster .

Sie werden dann zum weitergeleitet.

Im Apple School Manager wählen Sie den Punkt “Apps und Bücher” (1.) aus, und suchen nach der gewünschten App (2.). Wenn Sie die App ausgewählt (3.) haben, wählen Sie den gewünschten Standort (4.) für die Zuweisung, sowie die gewünschte Menge der Lizenzen aus (5.). Im Anschluss bestätigen Sie dies mit der Schaltfläche “Laden” (4.)

An dieser Stelle finden Sie voreingestellte Konfigurationen. Diese wurden für uns für entsprechend der Gerätetypen (Lehrer/Schüler/Pool) vorgenommen und beruhen auf unseren Erfahrungen an diversen Schulen. Sollten Sie weitere Einstellungen vornehmen wollen, besprechen Sie diese bitte vorab mit dem Support, da hier einige Einstellungen nicht miteinander kompatibel sind. Sollten Sie darüber hinaus eigene Einstellungen vornehmen wollen und haben dies mit dem Support geklärt, können Sie über die Geräteeinstellungen folgende Einstellungstypen konfigurieren. (s. Abb. 15) Hierzu klicken Sie bitte im Menüband der Geräteeinstellungen auf „Erstellen“.

• Windows 8.1 WLAN

• Windows 10 Geräteeinschränkungen

• iOS Geräteeinschränkungen

• iOS/iPadOS WLAN

Um Geräte in das Mobile Device Management von MNSpro Cloud einzubinden, werden zwei Verfahren bereitgestellt.

• Autopilot: Bei der Registrierung von Windows-Geräten über das sog. Autopilot-Programm werden die Informationen der aufzunehmenden Geräte vorab in einer Liste gesammelt und im Anschluss über portal.mnspro.cloud an den Support zur Geräteregistrierung gesendet.

• Bereitstellungspaketen: (engl.: Provisioning Packages, kurz PPKK) angefragt werden. Hierbei handelt es sich um Konfigurationsdateien, welche auf einen USB-Stick kopiert werden können und mit denen dann sowohl Neugeräte als auch Bestandsgeräte mit bereits laufendem Windows 10 registriert werden können.

1. Gerät auspacken, Schutzfolien entfernen und Netzteil anschließen.

2. Ein- / Ausschalter so lange drücken, bis der Bildschirm des Geräts eingeschaltet wird.

3. Nach einigen Sekunden beginnt die eigentliche Einrichtung des Geräts mit der Auswahl der Region und den Spracheinstellungen:

   
4. Wählen Sie hier nacheinander folgende Optionen aus:

   1. Region: Deutschland

   2. Tastaturlayout: Deutsch

   3. Das Hinzufügen eines zweiten Tastaturlayouts können Sie überspringen

5. Verbinden Sie im nächsten Schritt Ihr Gerät mit einem WLAN-Netz. Empfohlen wird ein freies WLAN bzw. ein ungefilterter Internetzugang Dies ist für die weitere Einrichtung notwendig.

   
6. Nach dem Herstellen der Netzverbindung, melden Sie sich mit Ihrer Schul-E-Mail-Adresse und Passwort (MNSpro Cloud) an.

   

   
7. Nach der Anmeldung beginnt das System die Einrichtung. In diesem Schritt muss nur abgewartet werden.

   
8. Nach erfolgreicher Einrichtung des Geräts erscheint der Desktop und das Gerät kann schon genutzt werden. Die weiteren voreingestellten Konfigurationen sowie zugewiesenen Programme werden im Hintergrund automatisch auf dem Gerät installiert.

   

Folgende Aktionen stehen Ihnen je nach Betriebssystem in der MNSpro Cloud Geräteverwaltung zur Verfügung, um ein Gerät Zurückzusetzen oder zu Entfernen.

Gehen Sie über die Geräteverwaltung auf Geräte, suchen Sie nach Ihrem Gerät (Seriennummer/Gerätename) und wählen es aus.

Für die Installation von Drucker mit Cloud Geräten, können wir folgende beiden Optionen anbieten.

1. Erstellung der Drucker als Paket.

2. Installation ohne administrative Rechte

1. Erstellung der Drucker als Paket.

Für die Erstellung der Druckerpaket benötigen wir eine Auflistung der Geräte in folgender Form:

Nach der Erstellung der Pakete können Sie diese, wie normale Softwarepakete in der Softwareverteilung zuweisen.

2. Installation ohne administrative Rechte

1. Wechseln Sie in die Einstellungs-App und suchen Sie dort „Drucker“

2. Wählen Sie „Drucker oder Scanner hinzufügen“.

3. Der PC sucht nun nach verfügbaren Druckern in der Nähe. Wählen Sie hier jedoch die Option „Der gesuchte Drucker ist nicht aufgelistet.“ (siehe Abb.1)

   
4. Wählen Sie nun den Punkt „Drucker unter Verwendung einer TCP/IP-Adresse oder eines Hostnamens hinzufügen“ aus. (siehe Abb.2)

   
5. Füllen Sie hier die Felder folgendermaßen aus: (siehe Abb.3)

   1. Gerätetyp: „Automatische Erkennung“

   2. Hostname oder IP-Adresse: diese finden Sie am Gerät selbst. Hierbei handelt es sich um die Netzwerk IP-Adresse.

   3. Anschlussname: Kann frei gewählt werden.

   4. „Den Drucker abfragen und den zu verwendenden Treiber automatisch auswählen“ nicht anhaken

      
6. Anschließend wird der PC versuchen, die IP-Adresse aufzulösen. Bitte warten Sie einen Moment. (siehe Abb.4)

   
7. Im Schritt „Zusätzliche Anschlussinformationen erforderlich“ klicken Sie auf „Weiter“. (siehe Abb.5)

   
8. Der darauffolgende Schritt dient der eigentlichen Treiberinstallation. Hier wählen Sie „Datenträger“ aus und navigieren in das Verzeichnis, wo der Treiber hinterlegt ist. (siehe Abb.6) Wichtig: hier gilt zu beachten, dass keine auszuführende .exe Dateien ausgewählt werden können. Bitte suchen Sie auf der Herstellerseite des Druckers nach geeigneten Druckertreibern (z.B. PCL6 Universaltreiber), oder entpacken Sie die auszuführende Datei.

   
9. Haben Sie das richtige Verzeichnis ausgewählt, wird Ihnen der entsprechende Treiber angezeigt und Sie können durch Klick auf „Weiter“ bestätigen und fortfahren. (siehe Abb.7)

   
10. Anschließend muss noch der anzuzeigende Druckername festgelegt werden. Dieser kann frei gewählt werden und durch Klick auf „Weiter“ wird der Drucker installiert.

    

Bei der Registrierung von Windows-Geräten über das sog. Autopilot-Programm werden die Informationen der aufzunehmenden Geräte vorab in einer Liste gesammelt und im Anschluss über an den Support zur Geräteregistrierung gesendet. Für das Zusammentragen der benötigten Informationen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Sammlung der Seriennummer, des Herstellers sowie des Modelltyps

• Auslesen der Informationen über den Hardware-Hash-Wert

Nachdem die Informationen über die Geräte gesammelt wurden, können diese an uns versendet werden.

Hochladen der Gerätelisten

Unabhängig davon, welche der beiden Möglichkeiten genutzt haben, können Sie die so erstellten Dateien mit den Geräteinformationen nun an uns übermitteln. Hierzu melden Sie sich mit einem Konto, welches die Rolle des Geräteadministrators besitzt, auf an. Klicken Sie hierfür nach der Anmeldung auf „Geräteverwaltung“ und im Anschluss auf die Kachel „Autopilot Upload“:

Hier finden Sie neben den Informationen zu dem Vorgang die Schaltfläche „Hinzufügen“ (1), mit welcher Sie die erstellte(n) Datei(en) der einzubindenden Geräte an uns zukommen lassen können. Zudem können Sie im Feld „Kommentar“ (2) noch optional weitere Informationen zu den Geräten an uns übermitteln, etwa ob es sich bei den übermittelten Geräten um Lehrer- oder Schülergeräte handelt, sofern die Information nicht bereits in der Liste aus Möglichkeit 1 mitgeliefert wird. Wurden die Hardware-Hash-Werte abgerufen, kann uns hier über das Kommentarfeld mitgeteilt werden, um welche Geräte es geht (Schüler / Lehrer / Pool). Nach dem Anhängen der Datei klicken Sie auf „Senden“ (3):

Für die Neueinbindung von Windowsgeräten in die mobile Geräteverwaltung von MNSpro Cloud können über https://portal.mnspro.cloud sog. Bereitstellungspakete (engl.: Provisioning Packages, kurz PPKK) angefragt werden. Hierbei handelt es sich um Konfigurationsdateien, welche auf einen USB-Stick kopiert werden können und mit denen dann sowohl Neugeräte als auch Bestandsgeräte mit bereits laufendem Windows 10 registriert werden können.

Für beide Fälle wird das Vorgehen beschrieben.

Anfrage der Bereitstellungspakete

Melden Sie sich mit einem Benutzerkonto, welches die Rolle des Geräteadministrators in MNSpro Cloud besitzt, auf https://portal.mnspro.cloud an. Klicken Sie dann das Modul „Geräteverwaltung“ an und wählen die Kachel „PPKG Upload“ an:

Auf der nächsten Seite findet sich zu Beginn eine Erklärung des Vorgangs in schriftlicher Form:

Darunter befinden sich die Eingabefelder, mit denen Sie uns die notwendigen Informationen zur Erstellung des Bereitstellungspakets liefern können:

Zu den einzelnen Punkten:

(1): Über diese Schaltflächen haben Sie die Möglichkeit, uns Dateien mit anzuhängen, wenn Sie etwa die Informationen vorab in einer Textdatei zusammengetragen haben.

(2): Im Feld Kommentar können Sie noch weitere ergänzende Anmerkungen zur Erstellung des Bereitstellungspakets eintragen.

(3): Werden es 1-zu-1-Lehrer-, Schüler- oder Poolgeräte? Der Gerätename wird von uns dann für die automatische Konfiguration vorgegeben.

(4): Geben Sie hier an, welche Windows-Installation auf den Geräten installiert ist. Wir empfehlen generell immer die aktuellste Windows-Version. Wichtig: Ist eine ältere Version als 2004 installiert, müssen die Pakete anders erstellt werden, daher darf dieser Punkt nicht ausgelassen werden.

(5): Sollen die Geräte bei Anwendung des Pakets einmalig vollständig zurückgesetzt werden? Dies ist notwendig, wenn die Geräte vorher zuvor zum Beispiel über eine Serverumgebung oder eine andere MDM-Lösung verwaltet wurden. Bei Neugeräten ist dies nicht notwendig. Bei Bestandsgeräten empfehlen wir immer eine Neuinstallation.

(6): Werden die Geräte während der Inbetriebnahme per Kabel mit dem Internet verbunden oder per WLAN?

(7): Falls die Geräte zum Zeitpunkt der Aufnahme mit einem WLAN verbunden werden, tragen Sie in diesen Feldern die SSID und den Schlüssel / das Passwort für das Netz ein.

WICHTIG: Es werden für die Geräteaufnahme ausschließlich WPA2-PSK-Netze unterstützt!

(8): Haben Sie alle Informationen angegeben, können Sie die Daten an uns übermitteln.

Das Bereitstellungspaket wird von unserem Support erstellt und Ihnen dann per Mail zugeschickt.

Anwendung der Bereitstellungspakete

Bitte beachten Sie: Wenn ein WLAN für die Inbetriebnahme angegeben wurde, so kann das Bereitstellungspaket für die Registrierung der Geräte ausschließlich dann genutzt werden, wenn die Geräte zum Zeitpunkt der Registrierung Zugang zu diesem Netz haben!

Nachdem Sie das Bereitstellungspaket von uns erhalten haben, kopieren Sie dieses direkt in das Stammverzeichnis (oberste Ebene) eines USB-Sticks:

Anwendung bei bereits installierten Windowsgeräten

Hinweis: Wir empfehlen generell, bei bereits genutzten Geräten, diese mit einer aktuellen Windows-Version neu zu installieren oder zurückzusetzen.

Ist auf dem aufzunehmenden Gerät Windows 10 in einer aktuellen Version bereits installiert, so können Sie das Bereitstellungspaket nach einer Anmeldung mit einem Administratorkonto direkt mit einem Doppelklick starten. Sie müssen dann einmalig bestätigen, dass Sie die Konfigurationsdatei ausführen möchten:

Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Übersicht über die durchzuführenden Aktionen, welche Sie mit „Ja, hinzufügen“ bestätigen:

Wurde ausgewählt, dass das Gerät zurückgesetzt werden soll (unsere Empfehlung bei Bestandshardware), so werden Sie darüber benachrichtigt, dass das Gerät in einer Minute neu gestartet wird und die Neuinstallation automatisch durchgeführt wird:

Das Gerät wird im Anschluss neu installiert und mehrfach neu gestartet. Dies verläuft automatisiert und Sie können abwarten, bis der Sperrbildschirm angezeigt wird, an welchem Sie sich dann mit einem Schulkonto (Emailadresse) anmelden können.

Anwendung bei Neugeräten

Handelt es sich um Neugeräte oder um neu installierte / zurückgesetzte Geräte, so kann der USB-Stick direkt während des OOBE (Out Of Box Experience)-Verfahren ins Geräte eingesteckt werden.

Hinweis: Der Stick kann direkt beim ersten Start eingesteckt werden, wir empfehlen aber, zunächst die Region und Sprache auszuwählen, damit diese auf Deutsch eingestellt sind, auch wenn die Geräte mit einem englischsprachigen Standardimage ausgeliefert wurden.

Wählen Sie als erstes die Region Deutschland und Sprache Deutsch aus und überspringen Sie das Hinzufügen eines Tastaturlayouts:

Wenn Sie nun den USB-Stick mit dem Bereitstellungspaket in das Gerät einstecken, wird das Paket automatisch erkannt und Sie werden darüber informiert, wenn Sie den Stick entnehmen können:

Der Rest der Konfiguration verläuft automatisch. Sie können den Stick an diesem Punkt bereits dem Gerät entnehmen und beispielsweise für das nächste Gerät verwenden.

Wenn die Konfiguration abgeschlossen wurde, zeigt das Gerät den Windows-Sperrbildschirm an und Sie können Sich mit Ihrem Schulkonto (Emailadresse) anmelden:

Der einfachste Weg, iOS-Geräte im ASM einzubinden, ist diese direkt über Apple oder einen Apple-zertifizierten Händler zu beziehen. Dieser kann die Geräte dann direkt in den gewünschten ASM einbuchen. Hierfür müssen zwei Dinge beachtet werden:

1. Dem Händler bzw. Apple muss die Organisations-ID des eigenen ASM mitgeteilt werden. Die Organisations-ID kann im ASM unter Einstellungen -> Registrierungsinformationen abgerufen werden:

   
2. Im ASM muss die Händlernummer bzw. die Apple-Kundennummer eingetragen werden, je nachdem, ob die Geräte direkt über Apple oder von einem zertifizierten Händler erworben wurden. Diese Informationen können unter Einstellungen -> Einstellungen für die Geräteverwaltung eingetragen werden. Wählen Sie hier „Bearbeiten“ im Abschnitt „Kundennummern“ aus:

   

   

3. Wenn Ihre Organisations-ID an den Händler übermittelt und seine Händlernummer in Ihrem ASM eingetragen wurde, können Sie diesen veranlassen, die erworbenen Geräte bei Ihnen einzubuchen.

Zuweisen der Geräte zu MDM im ASM

Im ASM müssen die nun registrierten Geräte noch dem endgültigen MDM-Server zugewiesen werden. Hierfür können alle dem Apple Configurator 2 zugewiesenen Geräte ausgewählt und dem bereits angelegten MDM-Server übertragen werden.

Für die Registrierung der Geräte im ASM gibt es zwei Verfahrensmöglichkeiten:

1. Apple Enrollment Programm (AEP), also die automatische Geräteregistrierung

2. Manuelle Aufnahme der Geräte mit Hilfe der macOS-App „Apple Configurator 2“.

In beiden Fällen erfolgt im Anschluss die Zuweisung der Geräte zu MNSpro Cloud.

Hierzu wählen Sie im ASM die Kategorie Geräte aus. Dort finden Sie eine Auflistung aller derzeit registrierten Endgeräte. Sie haben im oberen Bereich die Möglichkeit, die Geräte nach verschiedenen Werten zu filtern (1). Nachdem Sie die gewünschten Geräte ausgewählt haben (2), wählen Sie die Option Gerätezuweisung bearbeiten (3) auf der rechten Seite aus:

Im neu geöffneten Fenster können Sie dann den gewünschten MDM-Server (MNSpro Cloud) auswählen und die Zuweisung mit Weiter bestätigen:

Wichtige Informationen und Voraussetzung für die manuelle Registrierung von iOS-Endgeräte in den Apple School Manager:

Sie benötigen,

• ein iPhone (mind. iOS 16) oder ein Mac-Computer mit Apple Chips oder mit einem Apple T2-Sicherheitschip

• einen Administrativen Account im Apple School Manager (künftig ASM genannt)

• eine Registrierungs-URL, diese erhalten auf Anfrage an: support@aixconcept.de

• die Apple Configurator-App (iPhone / Mac)

Registrierung via iPhone

1. Beginnen Sie die Einrichtung mit Druck auf die Home-Taste, wählen sie die Sprache und Region aus:

   
2. Wählen Sie im Fenster „Schnellstart“ den Punkt „Manuelle Konfiguration“ aus

   
3. Öffnen Sie die Apple Configurator App auf dem iPhone und halten Sie das Gerät über das iPad, der Prozess wird gestartet, das iPad verbindet sich mit dem WLAN welches am iPhone eingerichtet ist.

4. Im ASM müssen die nun registrierten Geräte noch dem endgültigen MDM-Server zugewiesen werden. Hierfür können alle dem Apple Configurator 2 zugewiesenen Geräte ausgewählt und dem bereits angelegten MDM-Server übertragen werden.

   

   Die restliche Verwaltung erfolgt, jetzt über den Support: support@aixconcept.de Hierzu muss genannt werden, welches Gerät, welches Profil (Schueler-, Lehrer-, Poolgeräte) erhalten soll.

Registrierung via Mac

Inhalt

1. Allgemeiner Vorgang

2. Apple School Manager

2.1. WLAN-Profil anlegen

2.2. Erstellung eines Entwurfs

2.3. Anwenden des vorbereiteten Entwurfs

2.5. Zuweisen der Geräte zum MDM

Allgemeiner Vorgang

Zur Verwaltung von iOS-Endgeräten über MNSpro Cloud müssen diese zunächst im Apple School Manager (künftig ASM) registriert werden. Hierzu wird das Tool Apple Configurator 2 genutzt.

Nachdem die Geräte im ASM registriert wurden, können diese dem MDM-Server zugewiesen und künftig über diesen verwaltet werden.

Abschließend müssen Sie uns die Geräte mit der Zuordnung melden, damit dies im MDM-System hinterlegt werden.

Apple School Manager

WLAN-Profil anlegen

Für die Einbindung der Geräte wird ein WLAN-Profil benötigt.

Ein neues Profil kann über Ablage -> Neues Profil erstellt werden. Wichtig sind nur zwei zu konfigurierende Abschnitte:

• Allgemein -> Hier muss nur der Name des Profils zur späteren Unterscheidung angegeben werden, der Rest kann auf den Standardeinstellungen belassen werden.

• WLAN -> Hier können alle benötigten Angaben zur Verbindung mit dem Netzwerk eingetragen werden. Als Beispiel für ein häufig verwendetes WPA2-PSK-Netz wären dies etwa die SSID (WICHTIG: Groß-Kleinschreibung beachten), der Sicherheitstyp sowie das Passwort.

Nachdem alle diese Einstellungen getroffen wurden, muss man sich noch einmal mit dem Benutzerkonto des jeweiligen MacOS-Endgeräts authentifizieren:

Erstellung und Vorbereitung eines Entwurfs

Ein neuer Entwurf kann über Ablage -> Neuer Entwurf erstellt werden.

CTRL+Klick auf den Entwurf: Unter dem Punkt „Vorbereiten“ werden alle relevanten Daten für die Registrierung der Endgeräte im jeweiligen ASM voreingestellt.

1. „Zu Apple School Manager hinzufügen“ Es werden keine weiteren Optionen benötigt

   
2. An dieser Stelle wird nun ein neuer MDM-Server eingerichtet. Die Registrierungs-URL kann über dem Support angefragt werden.

   
3. In diesem Schritt werden einfach die drei Standardzertifikate mit „Weiter“ bestätigt.

   
4. Im nächsten Schritt erfolgt die Anmeldung am ASM. Hierfür „Neue Organisation“ auswählen, im nächsten Schritt die Daten eines ASM-Administrators eingeben und schließlich „Neue Betreuungsidentität erstellen auswählen.

   
5. In diesem Schritt kann einfach „Keinen dieser Schritte anzeigen“ ausgewählt werden. Die Optionen hier sind nicht von Relevanz, da die registrierten Geräte später über die MDM-Lösung zugewiesen und darüber konfiguriert werden.

   
6. Hier müssen nun, das erstellte WLAN-Profil auswählen.

   

Anwenden des vorbereiteten Entwurfs

1. Mit den aus Abschnitt "#erstellung-und-vorbereitung-eines-entwurfs" bereitgestellten Entwürfen können die Geräte nun mit wenigen Klicks im ASM der jeweiligen Schulen registriert werden.

   Um die iOS-Geräte nun einzubinden, werden diese per USB an das MacOS-Gerät, auf welchem Apple Configurator 2 ausgeführt wird, angeschlossen. Die Geräte werden ausgewählt und über den Reiter „Entwürfe“ kann direkt der gewünschte Entwurf auf den Geräten angewendet werden.

   
2. Es müssen nur noch die angezeigten Meldungen bestätigt werden, sofern diese angezeigt werden

   
3. Die iOS-Geräte werden während dieses Vorgangs vollständig zurückgesetzt.

   Nach dem Neustart sind sie im ASM der jeweiligen Schule registriert und noch „Apple Configurator 2“ als MDM-Server zugewiesen, auf den Geräten wird nun der normale Willkommensbildschirm angezeigt.

   

Zuweisen der Geräte zu MDM im ASM

Im ASM müssen die nun registrierten Geräte noch dem endgültigen MDM-Server zugewiesen werden. Hierfür können alle dem Apple Configurator 2 zugewiesenen Geräte ausgewählt und dem bereits angelegten MDM-Server übertragen werden.

Zuweisen der Geräte zu MDM im ASM

Im ASM müssen die nun registrierten Geräte noch dem endgültigen MDM-Server zugewiesen werden. Hierfür können alle dem Apple Configurator 2 zugewiesenen Geräte ausgewählt und dem bereits angelegten MDM-Server übertragen werden.

Wenn die iPads sich in der Verwaltung von MNSpro Cloud befinden und als shared iPads vorkonfiguriert wurden, müssen folgende Schritte durchgeführt werden, um die Geräte sauber im System registrieren zu können:

1. Packen sie die Geräte aus und schalten Sie sie ein.

2. Beginnen Sie die Einrichtung mit Druck auf die Home-Taste und wählen sie die Sprache und Region aus:
3. Wählen Sie im Fenster „Schnellstart“ den Punkt „Manuelle Konfiguration“ aus und verbinden Sie das Gerät mit einem WLAN:
4. Bestätigen Sie im nächsten Schritt die Entfernte Verwaltung mit „Weiter“. An dieser Stelle wird schon die verwaltende Organisation (im Normalfall der Name der Schule) angezeigt. Das Gerät wird im Anschluss einmalig neu gestartet.
5. Nachdem die Geräte in Betrieb genommen wurden, starten sie im shared iPad-Modus mit dem Bildschirm „Zum Fortfahren mit deiner Apple-ID anmelden“:

Wenn die iPads sich in der Verwaltung von MNSpro Cloud befinden und für die benutzergebundene Nutzung vorkonfiguriert wurden, müssen folgende Schritte durchgeführt werden, um die Geräte sauber im System registrieren zu können:

1. Packen sie die Geräte aus und schalten Sie sie ein.

2. Beginnen Sie die Einrichtung mit Druck auf die Home-Taste und wählen sie die Sprache und Region aus:
3. Wählen Sie im Fenster „Schnellstart“ den Punkt „Manuelle Konfiguration“ aus und verbinden Sie das Gerät mit einem WLAN
4. Bestätigen Sie im nächsten Schritt die Entfernte Verwaltung mit „Weiter“. An dieser Stelle wird schon die verwaltende Organisation (im Normalfall der Name der Schule) angezeigt. Zur automatischen Einstellung der Uhrzeit sollten die Ortungsdiente bei einer Abfrage bestätigt werden. Das Gerät wird dann automatisch registriert. Und kann anschließend schon genutzt werden. Die zugewiesenen Apps und Konfigurationen werden im Hintergrund automatisch installiert.

Für die manuelle Aufnahme von Samsung-Android Geräten in Samsung Knox, benötigen Sie ein weiteres Android-Endgerät mit der .

1. Installieren Sie bitte die App aus dem Google Play Store.

2. Führen Sie eine Anmeldung mit dem zuvor erstelltem Samsung Knox Konto durch.
3. Nach der Anmeldung wählen Sie den entsprechenden Knox Dienst aus.

   1. Knox Mobile Enrollment auswählen
   2. Sie erhalten eine Liste der Samsung Knox Profile. Wählen das entsprechende Profile.
   3. Entscheiden Sie sich für einen Bereitstellungsmodus.

      1. Hier Bluetooth.
      2. Bluetooth für 30 Minuten einschalten. Bitte "Automatisch akzeptieren" auswählen
      3. Anschließend wählen Sie in der Übersicht "Bereitstellung starten"

      4. Am dem Gerät, das aufgenommen werden soll, bitte Bluetooth einschalten.

      5. Rufen Sie für das Gerät, das aufgenommen werden soll, folgende Webseite auf:

         2. Folgenden Sie den Anweisungen

      6. Zum Schluss muss auf beiden Geräten die Kopplung zugestimmt

Standardmäßig sollen die Geräte über die werden.

Wenn das gewünschte Gerät nicht in der Geräteverwaltung auftaucht, ist dieses nicht sauber mit dem System verbunden und es muss mittels Apple Configurator (Auf einem MacBook) oder iTunes zurückgesetzt werden.

1. Gerät auspacken und Schutzfolien entfernen.

2. Ein-/ Ausschalter so lange drücken, bis der Bildschirm des Geräts eingeschaltet wird. Warten Sie, bis„Los geht ́s!“ angezeigt wird:
3. Starten Sie die Einrichtung, indem Sie dem Endbenutzer-Lizenzvertrag zustimmen, sich mit einem WLAN-Netz verbinden und „Weiter“ auswählen.
4. Warten sie, während das Gerät automatisch registriert wird. Beim Punkt „Einrichten Ihres Telefons“ wählen Sie „Akzeptieren & weiter“
5. Das Gerät wird nun konfiguriert. Wenn dies geschehen ist, wählen Sie „Weiter“ aus
6. Sobald der HomeScreen angezeigt wird, kann das Gerät genutzt werden.

1. Setzen Sie Ihr Gerät, sofern es bereits installiert ist, auf Werkseinstellungen zurück

2. Drücken Sie auf dem Willkommensbildschirm auf STARTEN

1. Stimmen Sie der „Endbenutzer Lizenz Vereinbarung“ zu und wählen Sie AKZEPTIEREN

1. Verbinden Sie Ihr Gerät mit Ihrem WLAN und wählen Sie WEITER

1. Wählen Sie bei „Apps & Daten kopieren“ NICHT KOPIEREN aus

1. Geben Sie bei der „Google Anmeldung“, anstatt einer E-Mail-Adresse afw#setup an und wählen Sie dann WEITER

1. (Falls vorhanden, bestätigen Sie folgenden Bildschirm mit WEITER)

1. Falls Kamera vorhanden, wählen Sie NUR DIESES MAL und scannen Sie den von uns bereitgestellten QR-Code

1. Falls keine Kamera vorhanden ist, oder dieser Schritt nicht funktioniert können Sie unten anschließend CODE MANUELL EINGEBEN auswählen

1. Geben Sie den von uns bereitgestellten Code ein und wählen Sie WEITER

1. Falls vorhanden, drücken Sie bei „Einrichten deines Telefons“ auf WEITER

1. Wählen Sie bei „Dieses Gerät ist nicht privat“ WEITER aus

1. Wählen Sie OK und haken Sie dann je nach Bedarf die verschiedenen Optionen an, danach drücken Sie auf MEHR und anschließend auf AKZEPTIEREN. Die Einrichtung sollte nun abgeschlossen sein.

1. Im Anschluss wird der reguläre Startbildschirm geladen. Alle voreingestellten Konfigurationen und Apps werden automatisch installiert.

Erstellen eines neuen Benutzers

Um einen neuen Benutzer anzulegen, navigiert man in der Benutzerverwaltung auf den Menüpunkt „Benutzer“ und klickt anschließend auf den Button „Erstellen“ (Abb. 1).

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, wo Sie als erstes das Template auswählen müssen. An dieser Stelle entscheiden Sie sich für den Typ des Benutzers. Handelt es sich um einen Lehrer, einen Schüler oder ein Administratorkonto (Abb. 2).

Wenn Sie das Template ausgewählt haben, geben Sie den Vornamen und Nachnamen des Benutzers ein! Das System generiert daraufhin aus der Vorlage den Anmeldenamen bzw. Ihre E-Mail-Adresse. Sollte der Anmeldename im System schon vergeben sein, so wird automatisch eine Ziffer angehangen.

Dazu ein Beispiel: An Ihrer Schule gibt es den Schüler Martin Mustermann. Der Anmeldename lautet m.mustermann@deine-Schule.de Ein Jahr später kommt eine Schülerin an die Schule mit den Namen Martina Mustermann. Dadurch, dass der Anmeldename im System vorhanden ist, wird Martina Mustermann nun als M.Mustermann2@deine-Schule.de angelegt usw.

Nachdem Sie Vor- und Nachname eingetragen haben und das System den Anmeldenamen generiert hat, können Sie im letzten Schritt entscheiden, ob Sie ein eigenes Passwort vergeben wollen und ob der Schüler bei der Anmeldung ein persönliches Kennwort vergeben soll! Dies passiert durch Klicken der Checkbox (Abb. 4) sollten Sie das Feld leer lassen, wird das Startkennwort aus der Templatevorlage verwendet und der Schüler wird nach der ersten Anmeldung aufgefordert, ein eigenes Kennwort zu vergeben.

Wenn alle notwendigen Informationen eingetragen wurden sind klicken Sie auf „Speichern“. Der Benutzer wird nun angelegt und kann mit der Arbeit in MNSpro Cloud loslegen. Das System quittiert Ihnen das Anlegen.

Achten Sie bei der Anlage darauf, dass Sie das richtige Template auswählen.

Über die Kachel "Unterrichtszentrale" gelangen Sie zur Steuerung der Cloudgeräte.

Buttonerläuterung, Alle Aktionen können Sie entweder für alle Global durchführen oder Bei dem Benutzer selbst in der Einzelnen Kacheln.

1. Auswahl des Zeitraums

2. Auswahl des Kurses, in dem Sie aktuelle Unterrichten

3. Alles aktualisieren

4. Alle Bildschirme sperren

5. Alle Bildschirme freigeben

6. Bildschirm vergrößern/Spiegeln

Um einen Benutzer zu bearbeiten, navigiert man in der Benutzerverwaltung auf den Menüpunkt „Benutzer“ und klickt anschließend auf den Button „Bearbeiten“ (Abb. 1). Oder Sie klicken auf den Namen des Benutzers:

Hier können Sie dann anschließend, folgende Werte Ändern:

• Template

• Vorname

• Nachname

• Referenz-ID

• Gruppenzugehörigkeit

Um einen User aus dem System zu löschen können Sie entweder die Menübar nutzen oder die Aktionsfläche hinter dem zu löschenden User (Abb. 1).

Wenn Sie den User ausgewählt haben und abschließend auf löschen geklickt haben, öffnet sich ein Sicherheitsfenster wo Sie den Löschvorgang mit „Ja“ bestätigen müssen!

Nachdem der User gelöscht wurde, bekommen Sie eine Bestätigung vom System. Eine Anmeldung des gelöschten Users ist jetzt nicht mehr möglich!

Gelöschte Benutzer wiederherstellen

Es kann Ihnen passieren, dass Sie einen Benutzer durch einen Benutzerimport oder auch einzelnen löschen. In diesem Fall werden alle Daten (Cloudspeicherdaten und Emails) vom Benutzer gelöscht und eine Anmeldung ist nicht mehr möglich! Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, ein gelöschtes Konto wiederherzustellen!

Dazu navigieren Sie in der Benutzerverwaltung auf den Button „Gelöschte Benutzer“.

Es werden Ihnen nun alle Benutzer angezeigt die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden sind. User die länger als 30 Tage gelöscht wurden werden hier nicht mehr angezeigt und diese können auch nicht mehr wiederhergestellt werden. Wenn der gelöschte Benutzer angezeigt wird, markieren Sie diesen und klicken anschließend auf den Button „Wiederherstellen“. Das System startet daraufhin mit der Wiederherstellung und quittiert Ihnen dies wenn der Benutzer wieder hergestellt wurde. In diesem Fall werden alle Daten und Emaileinträge wieder zur Verfügung gestellt!

Unter einem Template können Sie sich eine Organisationseinheit von Nutzern vorstellen denen Sie bestimmte Rechte in Bezug auf deren Funktion zuteilen können.

Standardmäßig hat AixConcept dabei Templates für Schüler, Lehrer und Administratoren erstellt. Doch eventuell ist es in Ihrer Einrichtung sinnvoll eine Organisationseinheit für Fördervereine zu erstellen oder für Schülerinnen und Schüler mit einem Migrationshintergrund, die besondere Führsorge benötigen.

In diesem Fall erstellen Sie ein eigenes Template über Ihre Organisationsverwaltung (Abb. 9).

Über den Punkt Erstellen, können Sie neue Templates anlegen. Dazu öffnet sich eine Eingabemaske zu der wir Ihnen im Folgenden die für Sie relevanten Punkte näherbringen (Abb. 10).

Ganz oben geben Sie einen Namen für Ihr Template ein und ergänzen dies durch eine kurze Beschreibung.

Über die Checkbox "Der Benutzer muss das Passwort bei der nächsten Anmeldung ändern" legen Sie fest, dass Nutzerinnen und Nutzer, die diesem Template zugehörig sind, bei der erstmaligen Anmeldung ein neues Passwort festlegen müssen. Wenn nicht anders festgelegt, ist das initiale Passwort zufallsgeneriert.

Anschließend definieren Sie die Sprache des Template. Legen Sie hier beispielsweise englisch fest, wird MNSpro Cloud für Nutzerinnen und Nutzer dieses Templates standardmäßig in Englisch angezeigt.

Unter Altersgruppe können Sie das Alter der Nutzerinnen und Nutzer dieses Templates festlegen. Das Spielt insbesondere bei der Nutzung zugeteilter Software eine Rolle. Ist diese beispielsweise erst ab 18 Jahre, können jüngere Personen diese nicht nutzen.

Unter Zustimmungsbedürftig können Sie festlegen, ob Nutzerinnen und Nutzer standardmäßig eine Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten benötigen, bevor Sie in MNSpro Cloud aufgenommen werden dürfen.

Unter "Rolle" legen Sie fest, ob es sich bei Personen dieser Gruppe um Lehrkräfte, Administratoren, Schüler oder einer von Ihnen festgelegten Gruppe handelt.

Für Sie noch interessant ist der Punkt der "Gruppenverwaltungsrechte". Hier legen Sie fest, welche zusätzlichen Einzelrechte Personen innerhalb dieses Templates erhalten sollen (siehe auch HIER)

Als letztes legen Sie in "Lizenzen" fest, welche Office Lizenzen Personen dieses Templates erhalten sollen. In den meisten Fällen sind die kostenfreien A1-Lizenzen ausreichend.

Sollten die Schüler oder Lehrer das Passwort vergessen haben, ist es möglich, über die Benutzerverwaltung das Passwort zurückzusetzen. Achten Sie hier bitte darauf, dass Sie als Systembetreuer das Passwort von Lehrern und Schüler zurücksetzen können und Lehrer ohne Adminfunktion über die Kachel Passwortmanager im Dashboard nur die Passwörter ihrer Schüler zurücksetzen können.

Wenn Sie das Passwort eines Schülers zurücksetzen wollen, ist dies in der Benutzerverwaltung möglich! Markieren Sie den Benutzer und nun haben Sie die Möglichkeit, über die Menüleiste oder die Aktionsflächen das Passwort zurückzusetzen! (s. Abbildung 1).

Im jetzt geöffneten Dialogfenster wird Ihnen das neue Passwort für den Schüler generiert. Über das Augensymbol können sie Das Passwort sehen. Alternativ können Sie das Passwort kopieren und dem Schüler mitteilen. Nach dem erstmaligen Login wird dieser aufgefordert, dass Passwort zu ändern (Abbildung 2).

Abschließend klicken Sie auf „Speichern“ und der User kann sich mit dem neuen Kennwort anmelden! Eine Quittierung der Änderung erfolgt nicht!

Mehrere Passwörter zurücksetzen

Möchten Sie Passwörter Klassen/Gruppen basiert ändern. Können Sie dies unter Dashboard-> Passwortmanager durchführen.

1. Wählen Sie im Passwortmanager die Option aus.

2. Anschließend setzen Sie den Haken bei "Benutzer auf Gruppen einschränken?" und suchen sich Ihre passende Gruppe aus.

   
3. Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Liste aller Mitglieder dieser Gruppe und können diese dann auswählen.

   
4. Zum Schluss bestätigen Sie es mit dem Button speichern. Dabei werden die Passwörter zurückgesetzt und Sie erhalten eine Mail mit den Mail-Adressen und Passwörter.

   

Wir unterscheiden in MNSpro Cloud drei verschiedene Gruppenarten. In diesem Exkurs möchte ich Ihnen kurz erläutern, wo sich diese Gruppenarten unterscheiden.

Eine Kurs ist das Zusammenspiel zwischen Lehrer und Schüler. Dabei werden alle Lehrer eines Kurses als Besitzer der Gruppe festgelegt. Schüler werden nur als Mitglieder eingetragen und haben demnach weniger Rechte und sind nicht in der Lage, das Team zu verwalten oder z. B. Kalendereinträge vorzunehmen. Diese Funktion bleibt nur den Besitzern vorenthalten!

Eine Arbeitsgruppe ist das Zusammenspiel zwischen Lehrern. Wichtig bei Arbeitsgruppen ist jedoch, dass Sie einen oder mehrere Besitzer ernennen müssen. Dieser kann die Arbeitsgruppe verwalten und Kalendereinträge definieren. Alle anderen Kollegen sind als Mitglieder eingetragen und können die Arbeitsgruppe weder verwalten noch Kalendereinträge erstellen bzw. bearbeiten.

Eine Klasse, dient in MNSpro Cloud als E-Mail-Verteiler. Mit diesem Verteiler können Sie die Schueler und Lehrer einer Klasse direkt erreichen. Bei reinen Cloud Kunden erreichen Sie die Klassen unter "Klassennamen.Zeitraum@schuldomain.de" (z.B. 02B.2022-2023@aixconcept.de). Bei Hybrid-Kunden erreichen Sie diese unter Klasse-Klassennamen@schuldomain.de (z.B. Klasse-02B@aixconcept.de)

Um nicht jeden Benutzer einzeln anlegen zu müssen, kann in der Benutzerverwaltung ein sogenannter Benutzerimport durchgeführt werden. Bei diesem werden Schüler bzw. Lehrer aus einer Liste automatisiert importiert und in das System eingepflegt. Voraussetzung dafür ist, dass diese Liste als CSV-Datei vorliegt. Um einen Benutzerimport durchzuführen, wählen Sie auf der Navigationsbereich die Benutzerverwaltung aus und danach den Karteireiter „Benutzerimport“. Es öffnet sich nun folgendes Dialogfenster:

Bevor wir den Benutzerimport von Schülerdaten bzw. Lehrerdaten erläutern, werfen wir zunächst einen Blick auf das Dateiformat, das für den Import von Benutzern erforderlich ist. Die Daten müssen als UTF-8-formatierte CSV-Dateien vorliegen. Eine CSV-Datei ist eine Tabelle, die als Textdatei gespeichert ist. Die einzelnen Datenfelder sind dabei durch ein Feldtrennsymbol, einzelne Datensätze durch ein Datensatztrennsymbol separiert. Die Benutzerverwaltung erkennt sowohl Kommata als auch Semikola als Feldtrennsymbol und Zeilenumbrüche als Datensatztrennsymbol. Das heißt, jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Für jeden Benutzer gibt es einen Datensatz, der alle Daten dieses Benutzers enthält. Innerhalb des Datensatzes müssen die Datenfelder (z. B. Vor- und Nachname) durch ein Komma oder Semikolon voneinander getrennt sein. Die einzelnen Datenfelder stehen idealerweise in Anführungszeichen.

Eine Beispiel-Datei können Sie hier herunterladen:

Für Schülerdaten werden in der Tabelle folgende Datenfelder immer benötigt:

• Vorname

• Nachname

• Referenz-ID

• Gruppen#Klasse

• Gruppen#Kurs

• Mail (wenn Consent abgefragt wird)

Für Lehrerdaten werden in der Tabelle folgende Datenfelder immer benötigt:

• Vorname

• Nachname

• Referenz-ID

• Gruppen#Kurs

Um die Daten einzulesen, ist eine Kopfzeile für die Tabelle erforderlich. Verwenden Sie bitte die oben genannten Bezeichnungen der Datenfelder (Vorname, Nachname, Referenz-ID, Gruppen#Klasse, Gruppen#Kurs) als Spaltenüberschriften. Die Spaltenüberschriften separieren Sie mit einem Trennzeichen (Komma oder Semikolon) voneinander. Soll ein Benutzer in mehreren Gruppen enthalten sein, muss der Gruppenname mit dem Pipe Zeichen „|“ getrennt werden.

Nachdem Sie nun die Importdatei vorbereitet haben müssen die ersten Schritte in MNSpro Cloud vorgenommen werden. Als erstes müssen Sie entscheiden welche Benutzergruppe Sie importieren möchten! Öffnen Sie dazu das Dropdownmenü im Templatebereich und wählen Ihren Benutzertyp aus!

Wenn das Template ausgewählt wurden ist, muss im zweiten Schritt der Zeitraum ausgewählt werden. Der Zeitraum entspricht meist das aktuelle Schuljahr. Sollte der neue Zeitraum im Dropdown Menü nicht zur Verfügung stehen, so muss dieser in der Organisationsverwaltung zuerst erstellt werden!

Alle neu angelegten Schüler / Gruppen werden nun mit dem neuen Schuljahr eingelesen. Der persönliche Cloudspeicher des Schülers / Lehrers bleiben davon unberührt! Die Kurse aus dem alten Schuljahr werden archiviert so dass der Benutzer jederzeit auf die Dateien zurückgreifen kann so lange der Kurs nicht vom Administrator gelöscht oder der Benutzer aus der Gruppe entfernt wird.

Nachdem das Template und der Zeitraum für den Massenimport ausgewählt wurden müssen nun die Optionen für den Import berücksichtigt werden! (s. Abb.13)! Da hier schnell Fehler passieren können wird im Folgenden kurz erläutert, was hinter jeder einzelnen Funktion steckt bzw. was im System mit bestehenden Daten passieren kann!

Lösche vorhandene Benutzer, die nicht in der CSV vorkommen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie die komplette Schulliste einlesen und alle bestehenden Schülerdaten löschen möchten, die nicht in der eingelesenen CSV-Datei vorkommen. Bei dieser Option verhält sich das Modul wie folgt:

• Datensätze auf der eingelesenen Liste, deren Referenz-ID bzw. Vor- und Nachname mit einem bestehenden Benutzer in MNSpro-Cloud identisch sind, werden mit diesem automatisch zusammengeführt.

• Bestehende Benutzerkonten, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, werden gelöscht.

• Benutzer, die noch nicht im MNSpro-System vorhanden sind, werden angelegt.

Die Verwendung dieser Option ist sinnvoll, wenn Sie die Schülerdaten in einer Schulverwaltungssoftware pflegen, dort Versetzungen, Zu- und Abgänge vornehmen und diesen Datenbestand übernehmen möchten. Es wird dringend empfohlen, diese Option nur in Kombination mit Referenz-IDs zu verwenden, da identische Schüler, Zu- und Abgänge sonst nicht zuverlässig erkannt werden können. Ist diese Option deaktiviert, werden die eingelesenen Daten zu den bestehenden Schülerdaten hinzugefügt. Benutzer mit identischer Referenz-ID bzw. mit identischen Vor- und Nachnamen werden zwar auch zusammengeführt, doch Benutzer, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, werden nicht gelöscht.

Zustimmungsbedürftig

Ist dieses Option aktiviert wird aus dem System heraus eine Email an die Eltern der Schüler geschickt wo der Erziehungsberechtigte der Nutzung von MNSpro Cloud zustimmen muss. Erst wenn dies erfolgt ist wird der Benutzer in MNSpro Cloud angelegt und kann die Oberfläche aktiv nutzen.

Nachdem Sie nun die Optionen ausgewählt haben, müssen Sie die Import Datei von Ihrem PC auswählen. Klicken Sie dazu auf den Button „Auswählen“.

Im jetzt geöffneten Dialogfenster wird Ihnen der Speicherplatz ihres Computers angezeigt. Wählen Sie die Import CSV aus und klicken auf Öffnen!

Bevor die Datei eingelesen wird, muss diese vom System „Analysiert“ werden. Abhängig der Optionen welche Sie vorher gewählt haben entscheidet das System wie mit den Importinformationen vorgegangen werden muss!

Was genau bedeuten nun die einzelnen Status:

Sollten Sie merken, dass ein Name falsch geschrieben wurde und Ihnen das System ein gelbes Ausrufezeichen darstellt, so können Sie hier direkt im Analysefenster den Namen bearbeiten. Ein weiterer Vorteil der Benutzerverwaltung ist, dass Sie direkt in der ersten Analyse Benutzer z.B. die nicht gelöscht werden sollen obwohl das System dies vorgibt herauslöschen können. Markieren Sie dazu die Personen welche nicht gelöscht werden soll und klicken in der Menübar anschließend auf den Button „Auswahl löschen“.

Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben können Sie entweder das System auffordern die CSV Daten erneut zu analysieren. Das System schaut in diesem Schritt nach ob es weitere Konflikte (gelber Button) vorhanden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie im letzten Schritt auf den Button „Importieren“ klicken!

Sobald Sie auf den Button „Importieren“ geklickt haben, müssen Sie im abschließenden Punkt betätigen das die Benutzerdaten ins System importiert werden sollen.

Bitte beachten Sie, dass ein Import von mehreren Benutzern einige Zeit in Anspruch nehmen kann! In dieser Zeit sind keine anderen Administrativen Tätigkeiten möglich. Wenn der Import erfolgreich durchgeführt wurde wird dies vom System mit einer Bestätigung angezeigt. Zusätzlich werden Sie über den Importvorgang per Mail benachrichtigt!

Eine Zusammenfassung wird Ihnen als Administrator per Mail zugeschickt! Klicken Sie dazu im Dashboard auf die Kachel Mails. In der Zusammenfassung welche vom System nach erfolgreichen Import angezeigt wird, stehen Ihnen alle notwendigen Informationen zur Verfügung. Zusätzlich wird Ihnen eine Import .csv Datei als Anhang mitgeschickt!

Das hier abgebildete Szenario hat sich auf den Schülerimport gestützt. Die gleiche Funktion steht Ihnen auch im Template „Lehrer“ zur Verfügung.

Mit Hilfe der Consent Übersicht können Sie erfahren, welche Schüler und Lehrer der Nutzung von MNSpro Cloud zugestimmt haben oder abgelehnt haben. Auch kann es passieren, dass ein Benutzer keine Zustimmungsmail bekommen haben, da evtl. ein Übermittlungsfehler der Emailadresse stattgefunden hat. Nachdem Sie über den Massenimport alle Schüler oder Lehrer eingelesen haben und die Option „Zustimmungsbedürftig“ ausgewählt haben, wird automatisch aus dem System eine E-Mail an die privaten Maiadressen verschickt! Über den Reiter Consent Übersicht in der Benutzerveraltung haben Sie als Administrator die Möglichkeit, zu schauen welche Benutzer der Nutzung von MNSpro Cloud zugestimmt haben, welche Abgelehnt haben oder welche nicht zugestellt wurden konnten! Zusätzlich erhalten Sie diese Informationen auch noch per Email in ihrem Postfach. Schaut man sich in der Benutzerverwaltung den Reiter „Consent Übersicht“ wird Ihnen folgende Information zur Verfügung gestellt (Abb. 1).

An dieser Stelle werden Ihnen alle Benutzer angezeigt welche der Nutzung von MNSpro Cloud zustimmen müssen.

Welche Status gibt es und welche Bedeutung haben Sie:

Sollte die Email nicht zugestellt wurden sein weil die Mailadresse veraltet ist können Sie in der Consentübersicht die Kontaktperson in der Liste bearbeiten! Wenn Sie mehrere Kontaktpersonen bearbeiten müssen haben Sie im Anschluss die Möglichkeit auf den Button „Speichern“ zu klicken. Anschließend verschickt das System die Zustimmungsmails an die geänderten Kontaktpersonen.

Hinter jedem Namen verbirgt sich eine Aktionstaste (3-Punkte). Folgende Aktionen stehen Ihnen hier zur Verfügung.

Um eine neue Gruppe anzulegen navigiert man in der Gruppenverwaltung auf den Menüpunkt „Gruppen“ und klickt anschließend auf den Button „Erstellen“ (s. Abbildung 2).

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, wo sie als erstes die Gruppenvorlage auswählen müssen. An dieser Stelle entscheiden Sie sich für den Typ der Gruppe. Handelt es sich um ein Zusammenspiel zwischen Lehrer und Schüler, wählen Sie einen „Kurs“ oder eine „Klasse“ (s. Abb. 3).

Wenn Sie die Gruppenvorlage ausgewählt haben, müssen Sie der Gruppe noch einen Namen vergeben! Sollte der Name bereits im System vorhanden sein, so wird die Linie rot markiert und ein Speichern der neuen Gruppe ist nicht möglich (s. Abb. 4).

Wenn alle notwendigen Informationen eingetragen wurden, sind klicken Sie auf „Speichern“. Die Gruppe wird nun angelegt (s. Abb.5). Das System quittiert Ihnen das Anlegen.

Das Modul Gruppenverwaltung ermöglicht es Ihnen, auf einfache Weise Gruppen für Schüler und Lehrer anzulegen, zu ändern oder zu löschen. Darüber hinaus haben Sie in diesem Modul die Möglichkeit, mehrere Gruppen zu einer neuen Gruppe zusammen zu fügen . Sollten Sie versehentlich eine Gruppe gelöscht haben, so können Sie diese über die Gruppenverwaltung wiederherstellen!

Grundsätzlich werden die Kurse bzw. Klassen durch den Massenimport automatisch im System angelegt. Dazu wird eine passende .csv Datei aus Ihrer Schulverwaltungssoftware exportiert und das Zusammenspiel zwischen Lehrern und Schülern in Gruppen wird automatisch angelegt. Es kann aber während des Schuljahres passieren, dass Sie einzelne Kurse oder Klassen im System händisch anlegen müssen bzw. bearbeiten wollen!

Nachdem Sie sich am MNSpro Cloud Portal angemeldet haben, sehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite den Reiter „Gruppenverwaltung“. Wenn Sie diesen Bereich angeklickt haben, öffnet sich das Menü und Sie bekommen folgende Optionen in der Toolbar zur Verfügung gestellt:

• Gruppen hier können einzelne Gruppen erstellt, bearbeitet, gelöscht oder zusammengefügt werden

• Gelöschte Gruppen. Über diesen Punkt ist es möglich eine Gruppe welcher gelöscht wurden ist widerherzustellen!

Es kann Ihnen passieren, dass ein Kurs aus Mitgliedern verschiedener Klassen zusammengefügt werden müsste. Hierzu mal ein Beispiel:

In der Stufe 7 wird der Religionskurs zum Halbjahr aus den Klassen 7a / 7b und 7c zusammengelegt. Damit Sie auf die Inhalte der einzelnen Kurse zugreifen können, haben Sie in der Gruppenverwaltung die Möglichkeit, die 3 Kurse (Religion 7a, Religion 7b und Religion 7c) zu einem Kurs zusammenzufügen.

Klicken Sie dazu in der Gruppenverwaltung auf den Button „Zusammenfügen“. Im jetzt geöffneten Dialogfenster wählen tragen Sie zuerst den Namen ein, wie der „Neue Kurs“ nach der Zusammenfügung heißen soll. Anschließend wählen Sie unter dem Template die Gruppenvorlage aus. In unserem Beispiel arbeiten Schüler und Lehrer zusammen. Daher benötigen wir hier das Template Kurs bzw. Klasse. Über die Checkbox „Sollen die zusammengefügten Gruppen gelöscht werden“ können Sie entscheiden, ob die einzelnen Gruppen, nachdem Sie zusammengefügt wurden, gelöscht werden sollen oder ob Sie bestehen bleiben sollen.

Zum Schluss müssen sie noch auswählen, welche Gruppen zusammengefügt werden sollen. Wählen Sie dazu das Auswahlfenster. (s. grüner Kreis in Abb. 13) aus und markieren die Gruppen durch Anwählen der Checkbox vor den Gruppen.

Zum Schluss bestätigen Sie das zusammenfügen durch Bestätigen der Taste „Ja“. Wenn die Gruppen zusammengelegt wurden, bekommen Sie vom System eine Bestätigung.

Möchten Sie eine Arbeitsgruppe bzw. Kurs aus dem System löschen markieren Sie dazu in der Gruppenverwaltung diese und klicken in der Menübar oder auf der Aktionstaste auf die Funktion löschen! (s.Abb.12).

Abbildung 12: Löschen von Gruppen

Über den Auswahl Button (s.Abb. 12) haben Sie die Möglichkeit mehrere Gruppen zu markieren und gleichzeitig zu löschen. Nachdem Sie auf den Button löschen geklickt haben müssen Sie die anschließende Sicherheitsfrage mit „Ja“ beantworten. Erst danach wird die Gruppe gelöscht

Möchten Sie einen Kurs bearbeiten, also einen Schüler hinzufügen oder entfernen gibt es dazu zwei Möglichkeiten. Markieren Sie zuerst die Gruppe, welche Sie bearbeiten möchten. Anschließend stehen ihnen zwei Wege zur Verfügung. Sie können entweder den Button „Bearbeiten“ in der Menübar nutzen oder über die Aktionstaste (3-Punkte) hinter der Gruppe mit der Bearbeitung beginnen! (s. Abb. 9).

Im jetzt geöffneten Dialogfenster werden Ihnen alle Mitglieder des Kurses angezeigt, welche bereits zusammen im Kurs arbeiten. Über das „+“ Zeichen haben Sie die Möglichkeit, weitere Personen in den Kurs aufzunehmen oder über das „x“ können Sie Benutzer aus dem Kurs bzw. Klasse löschen (s. Abb. 10).

Wenn Sie einen Benutzer aus der Gruppe löschen möchten, markieren sie diesen und klicken abschließend auf das „x“. Sobald ein Mitglied aus der Gruppe gelöscht wurde, hat er keinen Zugriff mehr auf die Inhalte der Gruppe.

Möchten Sie einen Benutzer hinzufügen, klicken Sie auf das „+“ Symbol. Es öffnet sich die Benutzeransicht. Über die Auswahl-Checkbox vor den Namen können Sie mehrere Benutzer markieren und diese dann zur Gruppe hinzufügen. Über die Filterfunktion haben Sie die Möglichkeit nach Personengruppen zu filtern. So können Sie z. B. nur Schüler anzeigen lassen oder Lehrer.

Mitglieder, die bereits in der Gruppe arbeiten, sind über die Checkbox markiert. (s. Abb. 11).

Wenn Sie alle Benutzer ausgewählt haben, welche Sie in den Kurs hinzufügen möchten, klicken Sie abschließend auf dem Button „Speichern“.

Während das System in Kursen und Klassen fest definiert, dass Lehrer, Besitzer und Schüler nur Mitglieder sind, muss in einer Arbeitsgruppe die Rolle händisch vergeben werden. Nachdem Sie eine Arbeitsgruppe angelegt haben, wählen Sie die neue Gruppe aus und wählen anschließend als Erstes die Besitzer aus und dann die Mitglieder. Den Besitzer wählen sie über das Auswahlfenster aus (s. roter Pfeil in Abb. 8). Es ist möglich, mehrere Besitzer auszuwählen.

Wenn Sie alle Besitzer und Mitglieder ausgewählt haben, klicken Sie zum Schluss auf den Button „Speichern“. Die Einstellungen werden gespeichert und das System quittiert Ihnen die Änderung an der Arbeitsgruppe.

Es kann Ihnen passieren, dass Sie aus Versehen eine Gruppe gelöscht haben! In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, eine gelöschte Gruppe wiederherzustellen. Wählen Sie dazu in der Gruppenverwaltung den Unterpunkt „Gelöschte Gruppen“ (s. Abb. 14).

Es werden Ihnen nun alle Gruppen angezeigt, die in den letzten 30 Tagen gelöscht wurden. Gruppen, deren Löschung länger als 30 Tage zurückliegt, werden hier nicht angezeigt, da eine Wiederherstellung in diesem Fall nicht mehr möglich ist.

Wenn die gelöschte Gruppe angezeigt wird, markieren Sie diese und klicken anschließend auf den Button „Wiederherstellen“. Das System startet daraufhin mit der Wiederherstellung und quittiert Ihnen dies, wenn die Gruppe wieder hergestellt wurde. In diesem Fall werden alle Daten der Gruppe wieder zur Verfügung gestellt!

Unter einem Template können Sie sich eine Organisationseinheit von Nutzern vorstellen denen Sie bestimmte Rechte in Bezug auf deren Funktion zuteilen können.

Standardmäßig hat AixConcept dabei Templates für Schüler, Lehrer und Administratoren erstellt. Doch eventuell ist es in Ihrer Einrichtung sinnvoll eine Organisationseinheit für Fördervereine zu erstellen oder für Schülerinnen und Schüler mit einem Migrationshintergrund, die besondere Führsorge benötigen.

In diesem Fall erstellen Sie ein eigenes Template über Ihre Organisationsverwaltung (Abb. 9).

Über den Punkt erstellen, können Sie neue Templates anlegen. Dazu öffnet sich eine Eingabemaske zu der Wir Ihnen im Folgenden die für Sie relevanten Punkte näherbringen (Abb. 10).

Ganz oben geben Sie einen Namen für Ihr Template ein und ergänzen dies durch eine kurze Beschreibung.

Über die Checkbox "Der Benutzer muss das Passwort bei der nächsten Anmeldung ändern" legen Sie fest, dass Nutzerinnen und Nutzer, die diesem Template zugehörig sind, bei der erstmaligen Anmeldung ein neues Passwort festlegen müssen. Wenn nicht anders festgelegt, ist das initiale Passwort zufallsgeneriert.

Anschließend definieren Sie die Sprache des Template. Legen Sie hier beispielsweise englisch fest, wird MNSpro Cloud für Nutzerinnen und Nutzer dieses Templates standardmäßig in Englisch angezeigt.

Unter Altersgruppe können Sie das Alter der Nutzerinnen und Nutzer dieses Templates festlegen. Das Spielt insbesondere bei der Nutzung zugeteilter Software eine Rolle. Ist diese beispielsweise erst ab 18 Jahre, können jüngere Personen diese nicht nutzen.

Unter Zustimmungsbedürftig können Sie festlegen, ob Nutzerinnen und Nutzer standardmäßig eine Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten benötigen, bevor Sie in MNSpro Cloud aufgenommen werden dürfen.

Unter "Rolle" legen Sie fest, ob es sich bei Personen dieser Gruppe um Lehrkräfte, Administratoren, Schüler oder einer von Ihnen festgelegten Gruppe handelt.

Für Sie noch interessant ist der Punkt der "Gruppenverwaltungsrechte". Hier legen Sie fest, welche zusätzlichen Einzelrechte Personen innerhalb dieses Templates erhalten sollen (siehe auch HIER)

Als letztes legen Sie in "Lizenzen" fest, welche Office Lizenzen Personen dieses Templates erhalten sollen. In den meisten Fällen sind die kostenfreien A1-Lizenzen ausreichend.

Übersicht

Über die Organisationsverwaltung können Sie den Reiter Gruppentemplates öffenen und erhalten einen schnellen Überblick über alle derzeit nutzbaren Templates (Abb. 11).

Standardmäßig bietet Ihnen MNSpro Cloud für die Organisation Ihrer Schulabläufe drei Gruppentemplates. Diese besitzen verschiedene Eigenschaften und ermöglichen Ihnen eine effektive Arbeitsstruktur für Ihre Schule.

Klassen sind dabei ein bloßer E-Mailverteiler. Innerhalb dieser Gruppen können sie nicht viel machen, außer den Überblick über die E-Mail-Kontaktadressen der hinterlegten Nutzerinnen und Nutzer zu erhalten.

Kurse bezeichnen dabei Ihre klassischen Klassen. Nutzerinnen die einer Klasse zugeteilt sind, sind entweder Schülerinnen und Schüler, die einen Unterricht erhalten oder Lehrkräfte, die einen Unterricht durchführen.

Arbeitsgruppen unterscheiden sich von Kursen einzig darin, dass hier beliebige Personen Besitzer sein können. Das bietet sich beispielsweise dann an, wenn Sie Schülerfachschaften organisieren oder einen Förderverein die Organisation über MNSpro Cloud ermöglichen wollen ohne, dass diese die gleichen Rechte wie Lehrkräfte erhalten.

Bearbeiten von Gruppentemplates

Über die drei Punkte hinter einem Template können Sie dieses bearbeiten (Abb. 12).

Durch das Klicken auf Bearbeiten (Abbildung 13) öffnet sich ein Bearbeitungsfenster (Abbildung 14).

Hier können Sie den Namen des Gruppentemplates sowie dessen Beschreibung anpassen. Sie können auch die Rolle ändern und beispielsweise aus dem Template der Arbeitsgruppe einen Kurs machen.

Zudem können Sie festlegen, um welche Art der Gruppe es sich handelt.

Neues Gruppentemplate erstellen

Über Erstellen können Sie ein neues Gruppentemplate erstellen (Abb. 15).

In der sich dadurch öffnenden Eingabemaste tragen Sie den Namen des neuen Templates ein und geben eine kurze Beschreibung an. Anschließend definieren Sie die Rollo analog zu dem obigen Punkt und definieren die Art der Gruppe.

Hier können Sie die generelle Einstellungen alle Ressourcen einstellen, wie z.B. wie lang im Voraus eine Ressource gebucht werden darf und die Maximale Buchungsdauer.

Außerdem können Sie auch über jede Buchung informiert werden.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie mit Templates umgehen und wie Sie diese für Gruppen und Benutzer erstellen

Benutzer einer neuen Klasse / Kurs hinzufügen

Nachdem die Klasse oder der Kurs angelegt wurden sind müssen Sie die Benutzer hinzufügen. Klicken Sie dazu im jetzt geöffneten Dialogfenster auf den „ + “ Button (s.Abb. 6).

Es öffnet sich nun das Verzeichnis ihrer Schule, in dem Sie entsprechende Personenkreise auswählen können und über die Checkbox markieren können. Über die Filterfunktion haben sie hier die Möglichkeit, nach einer Benutzergruppe zu filtern, sodass Sie z. B. nur die Lehrer oder nur die Schüler sehen. (s. Abb. 7). Entfernen Sie dazu die Markierungen von den Benutzergruppen, welche Sie nicht angezeigt haben wollen!

Anschließend werden Ihnen nur die Benutzer angezeigt, welche in der Benutzergruppe vorhanden sind. Mitglieder, welche Sie jetzt der Gruppe hinzufügen möchten, können Sie vor dem Namen markieren und wenn Sie alle ausgewählt haben klicken Sie unten auf speichern.

Erstellen eines neuen Zeitraums

Um einen neuen Zeitraum, beispielsweise ein neues Schuljahr, anzulegen, melden Sie sich unter Verwendung Ihres Administratorenaccounts auf „portal.mnspro.cloud“ an und navigieren anschließend auf der linken Seite in die „Organisationsverwaltung“ (s. Abb. 1).

In dem sich nun geöffneten Fenster steuern Sie den Reiter „Organisationen“ an (s. Abb. 2 roter Kasten) und wählen anschließend Ihre Schule aus (s. Abb. 2 roter Pfeil).

Nun werden Ihnen alle Schuljahre (Zeiträume) angezeigt, welche bereits angelegt worden sind. Um jetzt ein neues Schuljahr anzulegen, klicken Sie auf „Erstellen“ (s. Abb. 3).

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in welchem Sie die Bezeichnung des Schuljahres eintragen können. Die Bezeichnung ist durch Sie frei wählbar. So kann beispielsweise ein Schuljahr „2021-2022“ heißen, oder auch nur „2022“. Wenn Sie den Namen des Schuljahres eingegeben haben, klicken Sie auf „Erstellen“ (s. Abb. 4).

Nachdem der Zeitraum angelegt worden ist, wird dieser zusätzlich in der Liste angezeigt (s. Abb. 5). Durch Auswählen des Zeitraums und anschließendem „Speichern“ wird der neue Zeitraum aktiviert.

„Was passiert mit den alten Kursen?“

Durch das Aktivieren des neuen Schuljahres werden Ihre Kurse des Vorjahres in MNSpro Cloud archiviert/ausgeblendet. Das bedeutet, dass sowohl der Lehrer als auch der Schüler immer über die Kachel „Meine Kurse“ (s. Abb. 6) auf das vorherige Schuljahr zugreifen können.

In Abbildung 7 ist zu erkennen, wie die archivierten Kurse gekennzeichnet werden. Diese erhalten den alten Zeitraum (s. Abb. 7 – roter Pfeil) als Zeitstempel sowohl im Anzeigenamen als auch in der E-Mail-Adresse. Kurse aus dem aktuellen Zeitraum (s. Abb. 7 – Grüner Pfeil) haben keinen solchen Zeitstempel.

Sollte sich bei der Kontaktperson oder DGVO-Beauftragten etwas ändern.

Können Sie dies über die Organisationsverwaltung erledigen.

Hierzu gehen Sie auf Organisationsverwaltung->Organisations->Klick auf Schulnamen

Anschließend über die drei Punkte oben Rechts auf "Stammdaten bearbeiten"

Hier haben Sie die Möglichkeit die daten anzupassen:

Mit Hilfe der Ressourcenverwaltung können Ressourcen, wie Räume und Equipment verwaltet und gebucht werden.

Neue Ressourcen (Equipment/Räume) können über das Ressourcenmodul (Werkzeuge/Ressourcen) angelegt werden.

Hier können Sie sich nun alle Ressourcen anzeigen lassen. Über den Button „Neue Ressource“, können Sie nun eine Ressource anlegen. Es öffnet sich ein neues Eingabefenster, in dem Sie der Ressource einen eindeutigen Namen vergeben und Auswählen, ob es sich bei der Ressource um einen Raum oder um Equipment handelt und eine Kapazität.