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Mit Hilfe der Kachel „Mails“ haben Sie die Möglichkeit Emails an Ihre Schüler, an Klassen oder auch an externe Nutzer zu schicken.
Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Kachel „Mails“ um eine vereinfachte Version von Outlook handelt. Um alle Funktionen wie z.B. Kategorisieren, Priorisieren etc. nutzen zu können steht Ihnen der „Outlook Web Access“ kurz OWA zur Verfügung.
Nachdem Sie auf die Kachel Mails geklickt haben, erscheint das Hauptfenster mit dem dazugehörigen Posteingang.
(s. Abb. 10)
Wenn Sie eine E-Mail erhalten haben, erscheint diese in Ihrem Posteingang! Um sich diese anzeigen zu lassen haben Sie jetzt zwei Möglichkeiten!
Entweder man führt mit der Maus einen Doppelklick auf die empfangene Mail aus oder man markiert die Mail durch Drücken der linken Maustaste und betätigt danach den Button „Anzeigen“. (s. Abb.13)
Anschließend öffnet sich Ihre E-Mail. Hier haben Sie dann die Möglichkeit auf die Mail zu Antworten oder weiterzuleiten!
Sie können eine E-Mail auch aus der Übersicht direkt beantworten bzw. weiterleiten. Dazu markieren Sie die gewünschte E-Mail und drücken auf die entsprechenden Schaltflächen. (s. Abb. 14)
Im anschließenden Dialogfenster geben Sie dann nur die Empfänger und Ihre Nachricht ein und klicken abschließend auf „Senden“. Dies funktioniert genau so wie in Punkt 3.1.1 beschrieben.
Wie bereits anfänglich erwähnt stehen Ihnen im Dashboard nur eine eingeschränkte Version von Outlook zur Verfügung. Wenn Sie die komplette Funktionalität von Outlook nutzen möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche Outlook. Im Anschluss öffnet sich dann der Outlook Web Access mit all Ihren bekannten Funktionen. Weitere Informationen zu Outlook Office 365 finden Sie unter:
Sollten Sie eine Nachricht löschen wollen markieren Sie die zu löschende Mail und klicken anschließend in der Menüleiste auf Löschen! Achten Sie bitte darauf, dass, wenn eine Mail gelöscht wird, der Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann! Wenn die ausgewählte Mail gelöscht werden soll, klicken sie im anschließenden Fenster auf „Ja“. Im Anschluss ist die Mail gelöscht.
Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen möchten, klicken Sie in der Kachel Mails auf den Menüpunkt „Neue Mail“.
(s. Abb. 11)
Im Anschluss öffnet sich das Fenster, wo Sie eine neue Nachricht verfassen können. (s. Abb. 12)
Wenn Sie auf die Schaltfläche „An“ klicken, öffnet sich das Verzeichnis Ihrer Schule und Sie können dann eine einzelne Person oder eine Gruppe auswählen, welche Ihre Nachricht erhalten soll. Alternativ kann man auch direkt die Textzeile neben „an“ auswählen und den Namen oder die Gruppe eintippen. Mögliche Treffer werden dann in einer Auswahlbox angezeigt.
Achten Sie darauf das Sie hier nicht auf Ihr persönliches Adressbuch zugreifen können. Sollte dies gewünscht sein, müssen Sie durch Drücken der Schaltfläche „Outlook“ in den OWA wechseln. Dann haben Sie auch Zugriff auf Ihr persönliches Adressbuch!
Soll für Nachricht auch ein CC und BCC eingetragen werden so müssen Sie die Namen bzw. Mailadressen hinter der entsprechenden Schaltfläche eingetragen werden.
Wenn Sie eine Anlage z.B. PDF-Dokument, Bilder etc. anhängen möchten klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Danach öffnet sich ein Dialogfenster und Sie können die gewünschte Datei von Ihrem PC hinzufügen.
Sollten alle Informationen eingetragen sein klicken Sie zum Schluss auf den Button „Senden“ und die E-Mail wird verschickt.
Wenn Sie mehrere Emails löschen möchten, haben Sie die Möglichkeit über den Button „Auswahl“ mehrere Mails zu markieren. Wenn Sie die Schaltfläche bestätigt haben, sehen sie vor den Emails Checkboxen (s. Abb.15). Durch Anklicken der Checkbox werden die gewünschten Emails markiert. Anschließend können diese gelöscht werden.
Der Posteingang aktualisiert sich alle 5 min. automatisch. Über den Refreshbutton (siehe Abbildung 15) haben Sie die Möglichkeit dies jederzeit manuell zu betätigen!
Mit der Aktionstaste „3 Punkte“ hinter einer E-Mail haben Sie die Möglichkeit direkt eine Aktion auszuführen. Zur Auswahl stehen „Löschen“, „Outlook öffnen“, „Anzeigen“, „Weiterleiten“, „Antworten“. Diese Funktion betrifft nur die Mail wo die 3 Punkte aktiviert wurde. (s. Abb. 16)
Abbildung 16: Aktionstaste