MNSpro Cloud Hybrid

Leitfaden Versetzung in MNSpro Das Schulnetzwerk

Inhalt

1. Versetzung von Klassen und Schüler

2. Versetzung der Cloud-Gruppen

3. Benutzerimport

   1. Datendatei-Voraussetzungen

   2. Lehrerimport durchführen

   3. Schülerimport durchführen

Achten Sie darauf, dass wenn Sie einen Benutzer löschen durch die Synchronisation auch die Daten in MNSpro Cloud gelöscht werden. Räumen Sie dem Benutzer ausreichend Zeit ein, seine Daten zu sichern.

Der Schuljahreswechsel steht an und für viele von Ihnen kommt jetzt die erste Versetzung in MNSpro Das Schulnetzwerk. In einem kurzen Leitfaden wollen wir Ihnen in einzelnen Schritten zeigen, wie eine Versetzung in MNSpro Das Schulnetzwerk durchzuführen ist.

Die Versetzung erfolgt in drei Schritte. Im ersten Schritt werden die Klassen mit Hilfe des Moduls „Versetzung“ versetzt! Im zweiten Schritt werden die Cloud Gruppen / Kurse versetzt und im dritten Schritt werden über den Massenimport neue Benutzerkonten (Lehrkräfte und Lernende) angelegt und noch nicht vorhandene Kurse / Gruppen angelegt!

Neuerungen in der Cloud: Die Versetzung hat sich geändert. Siehe hier: Cloud-Gruppen Modul

Bitte beachten Sie, dass die ordnungsgemäße Versetzung nur in der aktuellen Version von MNSpro Das Schulnetzwerk funktioniert. Bitte kontrollieren Sie vor der Versetzung, ob Sie die aktuelle Version installiert haben! Des weiteren muss sichergestellt werden, dass eine Versetzung nur dann durchgeführt werden sollte, wenn kein Lernenden im System angemeldet ist!

Versetzung von Klassen und Lernenden

Öffnen Sie in MNSpro Das Schulnetzwerk das Modul „Versetzung“.

Zunächst wird eine Konsistenzprüfung die in Abbildung 1 dargestellt angezeigt. Klicken Sie auf „Ja“, um die Überprüfung zu starten. Führen Sie die Prüfung nicht aus wird das Modul geschlossen.

Abbildung 1: Konsistenzprüfung

Nach erfolgreicher Prüfung erscheint zunächst das Einstiegsfenster (siehe Abbildung 1), in dem die gewünschten Funktionsbereiche angezeigt werden.

Aktion	Beschreibung
Klasse versetzen	Hier wird nach Eingabe der neuen Klassenbezeichnung die automatisierte Klassenversetzung durchgeführt
Schüler versetzen	Mit dieser Funktion können Sie Sonderfälle (Wiederholer, Überspringer, Klassenzusammenlegungen bzw. Aufteilungen) abdecken.
Klasse löschen	Nicht mehr benötigte Klassen (mit oder ohne Lernenden) können hier aus dem System entfernt werden.

Für die Versetzung im Zusammenspiel mit MNSpro Cloud wird im Modul „Versetzung“ nur die Funktion „Klasse versetzen“ benötigt!

Das Versetzen einzelner Lernende sowie das Löschen von Klassen wird im dritten Schritt über den Massenimport realisiert.

Um Klassen zu versetzen, klicken Sie im Hauptmenü auf „Klassen versetzen“.

Im Anschluss öffnet sich ein neues Dialogfenster wo Ihnen die Klassenübersicht angezeigt wird. (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Versetzen von Klassen

MNSpro Das Schulnetzwerk schlägt Ihnen automatisch generierte Klassenbezeichnungen vor! Dabei wird der erste nummerische Ziffernblock einer Klassenbezeichnung um eins erhöht (4a wird beispielweise zu 5a). Die Ergebnisse der automatischen Klassenbezeichnung wird Ihnen in der „Klassenbezeichnung neu“ (siehe Abbildung 3 Nr. 1) angezeigt. Sollte das Resultat der automatischen Bezeichnung nicht Ihren Wünschen entsprechen, können Sie diese auch manuell ändern! Führen Sie rechts neben der jeweiligen Klasse in der Spalte „Klassenbezeichnung neu“ (siehe Abbildung 3 Nr. 2) einen Doppelklick aus. Geben Sie die von Ihnen gewünschte Klassenbezeichnung ein.

Zum Beispiel können Sie Abschlussklassen in eine Klasse mit einer eigenen Bezeichnung, wie beispielsweise „Abgänger“, versetzen. So stellen Sie sicher, dass eventuelle Wiederholer auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückgeholt werden, können bzw. die Inhalte in MNSpro Cloud so lange zur Verfügung stehen bis sie die Lernenden endgültig löschen!

Sollten die Inhalte im Klassenaustauschordner mit versetzt werden, so müssen Sie die Checkbox „Klassenaustausch-Ordner migrieren“ auswählen (siehe Abbildung 3 Nr. 4)

Wenn alle Klassenbezeichnungen Ihren Wünschen entsprechen und von Ihnen doppelt überprüft und gegebenenfalls korrigiert wurden, betätigen Sie die Schaltfläche „Klassen versetzen“. (siehe Abbildung 3 Nr. 5)

Die anschließende Sicherheitsabfrage (siehe Abbildung 4) müssen Sie, um fortzufahren, mit „Ja“ bestätigen.

Abbildung 4: Sicherheitsabfrage Versetzung

Das erfolgreiche Versetzen wird Ihnen mit der in Abbildung 5 dargestellten Meldung bestätigt. Wenn Sie diese schließen, gelangen Sie zurück zum Modulmenü.

Abbildung 5: Erfolgsmeldung nach dem Versetzen

Im ersten Schritt wurden nun die Klassen versetzt.

Die Homeverzeichnisse Ihrer Lernenden werden durch die Versetzung nicht verändert. Auch ist eine Anmeldung sowohl am pädagogischen Server als auch in der Cloud weiterhin mit demselben Kennwort möglich. Lediglich der Emailverteiler hat sich jetzt verändert.

Cloud Gruppen (ehemals Arbeitsgruppen) versetzen

Die Versetzung verhält sich nun grundlegend für Cloud-Gruppen anders als bisher. Früher wurde die bestehende Microsoft-365-Gruppe / Arbeitsgruppe umbenannt – aus „Mathe 5a“ wurde „Mathe 6a“. Jetzt entstehen im Ziel-Schuljahr immer neue Gruppen; die alten bleiben in der Cloud vollständig bestehen und werden nur im Anzeigenamen um das Schuljahr ergänzt. Bitte lesen Sie hier im neuen Cloud-Gruppen Modul weiter.

Abbildung 6: MNSpro Cloud-Gruppen

Hier finden Sie alles Grundlegende zur Versetzung der neuen Cloud-Gruppen. Sollten Sie zum ersten mal die Versetzung mit dem neuen Cloud-Gruppen Modul durchführen, so importieren Sie zunächst Ihre bestehenden Arbeitsgruppen und führen im Anschluss die Versetzung durch.

Aus Arbeitsgruppen importieren

Benutzerimport

In den ersten beiden Schritten wurde die Klassenstruktur und die Kursstruktur an Ihrer Schule versetzt bzw. für das kommende Schuljahr eingestellt!

Im nun folgenden Schritt wird Ihnen gezeigt, wie Sie über den Benutzerimport neue Lernenden und Kurse in MNSpro Das Schulnetzwerk anlegen können. Des Weiteren können über den Import Schüler, welche die Schule verlassen haben, gelöscht werden oder Ihren neuen Klassen/Kurse zugeordnet werden.

Damit nicht jeder Benutzer einzeln angelegt werden muss, kann über das Modul „Benutzerverwaltung“ ein sogenannter Massenimport durchgeführt werden. Bei diesem werden Lernenden bzw. Lehrer aus einer Datendatei automatisiert angelegt. Für Schild-NRW steht Ihnen ein Export Tool zur Verfügung! Eine entsprechende Anleitung finden Sie unter: Schild-NRW Export

Datendatei-Voraussetzungen

Bevor wir den Benutzerimport näher erläutern, werfen wir zunächst einen Blick auf die Voraussetzungen der Datendatei, welche für den Import erforderlich ist.

Die Daten müssen als UTF8-formatierte CSV-Datei vorliegen. Eine CSV-Datei ist eine Tabelle, die als Textdatei gespeichert ist. Die einzelnen Datenfelder sind dabei durch ein Feldtrennsymbol, einzelne Datensätze durch ein Datensatztrennsymbol separiert.

Die Importfunktion erkennt sowohl „Kommata“ als auch „Semikola“ als Feldtrennsymbol und Zeilenumbrüche als Datensatztrennsymbol. Das heißt, jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Für jeden Benutzer gibt es einen Datensatz, der alle Daten dieses Benutzers enthält. Innerhalb dieses Datensatzes müssen die Datenfelder (z.B. Vor- und Nachname) durch ein Komma, oder ein Semikolon, voneinander getrennt sein. Die einzelnen Datenfelder stehen idealerweise in Anführungszeichen.

Folgende Datenfelder stehen für die Datendatei der Lehrer zur Verfügung, die fett markierten werden zwingend benötigt:

• Vorname

• Nachname

• Referenz-ID (optional, aber empfohlen)

• Anmeldename (optional für die Vergabe einer gewünschten Mail-Adresse)

• Klassen (optional, für Emailverteiler relevant)

• Arbeitsgruppen (optional für lokale Arbeitsgruppen)

• Cloud#Kurs (ehemals Arbeitsgruppen / Kurse)

• Cloud#Gruppe (NEU - Fachschaften) Weitere Infos ->

Um die Daten einzulesen, ist eine Kopfzeile für die Tabelle erforderlich. Verwenden Sie bitte die oben genannten Bezeichnungen der Datenfelder als Spaltenüberschriften. Soll ein Benutzer in mehreren Arbeitsgruppen enthalten sein, müssen die Gruppennamen mit dem senkrechten Strich „|“ voneinander getrennt dargestellt werden. In Abbildung 7 ist beispielhaft eine entsprechende CSV-Datei abgebildet.

Abbildung 7: CSV-Lehrer

Achten Sie darauf, dass die Formatierung in der gesamten CSV-Datei einheitlich ist. Die Referenz-ID muss für die komplette Laufbahn eines Benutzers eindeutig sein. Wir empfehlen Ihnen, stets mit Referenz-IDs zu arbeiten, da nur mit diesen eine eindeutige Identifikation der Lernenden bzw. Lehrer gewährleistet werden kann. Aus gängigen Schulverwaltungsanwendungen kann eine solche eindeutige ID mit exportiert werden!

Das für den Massenimport benötigte Dateiformat entspricht dem vorgestellten CSV-Format für Lernenden Daten.

Bei Arbeitsgruppen und Klassen müssen im Dateiformat auch einige Zeichen beachtet werden:

• Soll ein Schüler bzw. Lehrer in eine neue oder bereits vorhandene Arbeitsgruppe aufgenommen werden so muss nur der Name in die Spalte „Arbeitsgruppe“ aufgenommen werden. Wird der Benutzer in mehrere Gruppen hinzugefügt, so muss als Trennzeichen der senkrechte Strich verwendet werden „|“.

• Ein neuer Schüler wird angelegt aber noch keinem Kurs zugeteilt so lassen sie die Spalte leer! In diesem Fall wird nur der Benutzer in MNSpro Das Schulnetzwerk angelegt!

• Das „*“ Sternchen dient als Platzhalter für bereits vorhandene Arbeitsgruppen / Klassen des Benutzers.

• Möchte man einen Lehrer jedoch als Verwalter einer Arbeitsgruppe hinzufügen, so muss der Name der Gruppe mit einem anführenden Dach (^) gekennzeichnet werden.

• Über die Spalte „Klasse“ haben Sie die Möglichkeit Lehrer direkt zuzuweisen! Soll ein Lehrer als Klassenlehrer eingetragen werden, so muss der Name der Klasse mit einem anführenden Dach (^) gekennzeichnet werden! Andernfalls wird der Lehrer als unterrichtender Lehrer deklariert.

• Soll ein Lehrer mehreren Klassen zugeordnet werden, so können Sie durch den senkrechten Strich „|“ mehrere Klassen eintragen!

WICHTIG: Wird die Spaltenbezeichnung „Arbeitsgruppen“ angegeben, werden alle in der CSV- Datei befindlichen Benutzer dahingehend angepasst. Möchte man erreichen, dass die Arbeitsgruppen bestimmter Benutzer unverändert bleiben, müssen die Spalte mit einem einfachen „*“ versehen werden. Empfehlung dies am Anfang der Spalte zu setzen (s. Abb. 9) Gibt man stattdessen nichts an, wird der Benutzer aus allen bereits vorhandenen Arbeitsgruppen entfernt

Nachdem Sie nun die Importdatei vorbereitet haben, werden die ersten Schritte in MNSpro Das Schulnetzwerk vorgenommen.

Gehen Sie dazu in das Modul „Benutzerverwaltung“ und wählen Sie anschließend den Reiter „Benutzerimport“ aus.

Abbildung 8: Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung gehen Sie anschließend auf Massenimport.

Abbildung 9: Massenimport

Wir empfehlen zuerst den Massenimport der Lehrer durchzuführen, da hier die Gruppenverwalter der einzelnen Cloud-Gruppen als erstes angelegt werden.

Lehrerimport durchführen

Wählen Sie als erstes den Lehrerimport aus. Die anschließende Konsistenzprüfung müssen Sie mit „Ja“ beantworten, da sonst das Modul beendet wird (siehe Abbildung 9).

Abbildung 10: Konsistenzprüfung vor Lehrerimport

Wenn es während der Konsistenzprüfung zu keinem Fehler kommt, wird Ihnen folgendes Dialogfenster angezeigt (siehe Abbildung 10).

Abbildung 11: Daten einlesen

Über die Auswahlbox (rote Umrandung in Abbildung 11) wählen Sie die Lehrerimport Datei von Ihrem PC aus.

Anschließend stehen Ihnen zum Import folgende Optionen zur Verfügung:

• Kennwort für neu erstellte Benutzer aus Profilvorlage verwenden

Wenn Sie diese Option wählen, werden die importierten Lehrerdaten mit dem in der Profilvorlage für Lehrer hinterlegten Standardkennwort angelegt. Wenn Sie die Option deaktivieren, erhält jeder Lehrer ein automatisch generiertes Zufallskennwort. Um diese Zufallskennwörter zu erfahren, ist es erforderlich, die importierten Datensätze zu speichern, da nur in der gespeicherten Datei die neu generierten Kennwörter eingesehen werden können.

Vorhandene Lehrer behalten Ihr persönliches Kennwort. Diese Option gilt nur für neu angelegte Lehrer

• Bestehende Datensätze, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, löschen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie die komplette Lehrerliste einlesen und alle bestehenden Lehrerdaten löschen möchten, die nicht in der eingelesenen CSV-Datei vorkommen. Bei dieser Option verhält sich das Modul wie folgt:

• Datensätze in der eingelesenen Liste, deren Referenz-ID bzw. Vor- und Nachname mit einem bestehenden Benutzer im MNSpro-System identisch sind, werden mit diesem automatisch zusammengeführt.

• Bestehende Benutzerkonten, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, werden gelöscht.

• Benutzer, die noch nicht im MNSpro-System vorhanden sind, werden angelegt.

Es wird dringend empfohlen, diese Option nur in Kombination mit Referenz-IDs zu verwenden, da identische Lehrer, Zu- und Abgänge sonst nicht zuverlässig erkannt werden können.

• Alle Datensätze der CSV-Datei neu erstellen (kein Zusammenführen möglich)

Aktivieren Sie diese Option, um für jeden Datensatz in der CSV-Datei einen neuen Benutzer im System anzulegen. Bei dieser Option verhält sich das System wie folgt:

• Alle bereits vorhandenen Benutzerkonten bleiben bestehen.

• Für alle in der CSV-Datei enthaltenen Datensätze wird ein neuer Benutzer angelegt.

• Ein Datensatz, dessen Vor- und Nachname mit einem bestehenden Benutzer im MNSpro-System identisch ist, wird nicht mit diesem zusammengeführt oder als Konflikt angezeigt, sondern zusätzlich erstellt.

• Schuljahr (für Cloud-Kurse)

Wählen SIe den entsprechenden Zeitraum aus für welches Jahr der Import gilt. Standard ist immer der aktuelle vorausgewählt.

Haben Sie die gewünschte CSV-Datei ausgewählt und die Optionen eingestellt, können Sie die Daten durch Betätigen der Schaltfläche „Daten einlesen“ ausführen.

Im zweiten Schritt wird die eingelesene Datei vom System überprüft. (siehe Abbildung 12).

Abbildung 12: Hinweis zu SchILD-NRW 3

Wenn in ein Hinweis erscheint "Achtung: Möglich doppelte Benutzer", dann hat unser System neue SchILD-NRW 3 Referenz-ID´s erkannt und warnt Sie vor möglichen doppelten Benutzern, sofern Sie noch die ältere Referenz-ID´s aus SchILD 2 in MNSpro verwenden. Kontaktieren Sie bitte hierzu unseren Support für eine Umstellung. Haben Sie allerdings die Referenz-ID´s bereits korrigiert, so bestätigen Sie dies mit "OK". Damit wird das Einlesen der Datei fortgeführt.

Abbildung 13: Nach dem einlesen

Wenn Sie sich von der Korrektheit der Daten überzeugt haben (Neu an der Stelle die Cloud Kurse und Gruppen), starten Sie den Importvorgang, indem Sie unten links die Schaltfläche „Daten importieren“ betätigen. Es erscheint noch einmal der Hinweis, das vorab bitte die Arbeitsgruppen versetzen sollten.

Abbildung 14: Daten importieren

Dabei werden Sie gefragt, ob Sie das Ergebnis des Massenimports in einer Datei abspeichern möchten. Vor allem, wenn Sie Zufallskennwörter generieren lassen, ist dies notwendig, da die generierten Kennwörter nur in dieser Datei aufgelistet werden.

Abbildung 15: Liste exportieren

Wenn Sie die Option „Bestehende Datensätze, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, löschen“ aktiviert haben, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:

Abbildung 16: Sicherheitsabfrage vor dem Deltaimport.

Um den Datenimport zu starten, klicken Sie auf „Ja“. Der Vorgang kann je nach Anzahl der Benutzer einige Minuten in Anspruch nehmen. Während dieser Zeit ist ein Abbruch der Aktion nicht mehr möglich. Ist der Massenimport fehlerfrei erfolgt, wird Ihnen die Erfolgsmeldung angezeigt!

Abbildung 17: Meldung nach erfolgreichem Datenimport

Schülerimport durchführen

Im letzten Schritt werden nun die Schüler über den Massenimport hinzugefügt.

Das Importieren von Schülerdaten aus einer CSV-Datei funktioniert genauso wie das Importieren von Lehrerdaten. Daher werden wir den Massenimport von Schülerdaten nicht in allen Details erläutern, sondern verweisen dazu auf den Abschnitt Lehrer Importieren.

Wie beim Massenimport von Lehrerdaten wählen Sie auch hier zunächst eine CSV-Datei aus, die Sie einlesen möchten (siehe Abbildung 11). Für das Einlesen stehen die schon bekannten Optionen „Kennwort für neu erstellte Benutzer aus Profilvorlage verwenden“, „Bestehende Datensätze, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, löschen“ und „Alle Datensätze der CSV- Datei neu erstellen (kein Zusammenführen möglich)“ zur Verfügung.

Wenn Sie alle Optionen und Änderungen überprüft haben, starten Sie den Massenimport mit einem Klick auf „Daten importieren“. Dabei werden Sie gefragt, ob Sie das Ergebnis des Massenimports in einer Datei abspeichern möchten. Vor allem, wenn Sie Zufallskennwörter generieren lassen, ist dies notwendig, da die generierten Kennwörter nur in dieser Datei aufgelistet werden.

Im Unterschied zum Lehrerimport können Sie Schüler nicht als Klassenlehrer oder Gruppenverwalter eines Kurses eintragen. Schüler werden lediglich als Mitglieder hinzugefügt.

Wenn Sie die Option „Bestehende Datensätze, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, löschen“ aktiviert haben, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:

Abbildung 15: Sicherheitsabfrage vor dem Deltaimport.

Diese Option ist gerade nach dem Schuljahreswechsel hilfreich, da alle Schüler, welche Ihre Schule verlassen haben, aus dem System gelöscht werden.

Um den Datenimport zu starten, klicken Sie auf „Ja“. Ist der Massenimport fehlerfrei erfolgt, wird Ihnen die Erfolgsmeldung angezeigt!

Abbildung 16: Meldung nach erfolgreichem Datenimport

Damit haben Sie alle drei Schritte zur Versetzung in MNSpro Das Schulnetzwerk durchgeführt. Abschließend sollten Sie dennoch stichpunktartig kontrollieren, ob auch alle Kurse angelegt worden sind.

Sollten Sie merken, dass Sie eine falsche CSV Datei eingespielt haben sollten Sie mindestens 30 min. warten da es sonst durch die Synchronisation mit MNSpro Cloud zu Problemen kommen könnte

Eine ausführliche Beschreibung des Imports finden Sie im Modulhandbuch „Benutzerverwaltung"