Arbeitsgruppen

Einleitung

Mit dem Modul Arbeitsgruppen können Sie Gruppen erstellen, bearbeiten, löschen oder in das nächste Schuljahr versetzen. Wenn Ihre Schule MNSpro Cloud nutzt, werden Arbeitsgruppen automatisch als Kurse in der Cloud synchronisiert. Nach einem Schuljahreswechsel können diese über das Modul entsprechend versetzt werden.

Arbeitsgruppen können in verschiedenen Modulen genutzt werden – ähnlich wie Klassen. Beispiele:

• Im Modul Kennwörter können Sie die Passwörter aller Gruppenmitglieder verwalten.

• Mit dem Materialmanager können Sie Unterrichtsmaterialien an eine Arbeitsgruppe austeilen.

Eine Arbeitsgruppe besteht aus:

• mindestens einem Gruppenverwalter (meist die betreuende Lehrkraft)

• einem Austauschverzeichnis

• den Gruppenmitgliedern (Schüler/innen oder weitere Benutzer)

Funktionen welche für MNSpro Cloud relevant sind werden mit einem Icon hervorgehoben!

Werkzeugrechte

Je nach Berechtigung stehen Ihnen nicht alle Funktionen des Moduls zur Verfügung. Im Modul Werkzeugrechte können Administratoren festlegen, welche Benutzer folgende Rechte erhalten:

• Modul starten Wer darf das Modul Arbeitsgruppen öffnen und verwenden?

• Arbeitsgruppe erstellen Wer darf neue Arbeitsgruppen anlegen?

• Arbeitsgruppen bearbeiten Wer darf bestehende Arbeitsgruppen bearbeiten (unabhängig vom Ersteller)?

• Arbeitsgruppen bearbeiten (nur eigene) Wer darf nur selbst angelegte Arbeitsgruppen bearbeiten?

• Arbeitsgruppen löschen Wer darf beliebige Arbeitsgruppen löschen?

• Arbeitsgruppen löschen (nur eigene) Wer darf nur selbst erstellte Arbeitsgruppen löschen?

Handhabung

Nach dem Öffnen des Moduls erscheint das Startmenü mit folgenden Funktionen:

• Hinzufügen Neue Arbeitsgruppen erstellen.

• Bearbeiten Gruppenverwalter und Mitglieder verwalten.

• Löschen Arbeitsgruppen dauerhaft entfernen.

• Versetzen Arbeitsgruppen für das neue Schuljahr übernehmen.

Abbildung 1: Einstiegsfenster des Moduls Arbeitsgruppen / Kurse

Arbeitsgruppe hinzufügen

Um eine neue Arbeitsgruppe zu erstellen, klicken Sie im Einstiegsfenster (siehe Abbildung 1) auf „Hinzufügen“. Das Erstellen einer neuen Arbeitsgruppe ist in die folgenden drei Schritte aufgeteilt:

• Gruppennamen und Gruppenverwalter wählen

• Gruppenmitglieder festlegen

• Gruppenkonfiguration

• Arbeitsgruppe erstellen

Gruppennamen und Gruppenverwalter wählen

Beim Betätigen der Schaltfläche „Hinzufügen“ öffnet sich zunächst ein Fenster, in dem Sie einen Gruppennamen vergeben und zusätzliche Gruppenverwalter hinzufügen können (siehe Abbildung 2). Der Gruppenname sollte kurz und aussagekräftig sein und darf maximal 22 Zeichen lang sein.

Abbildung 2: Arbeitsgruppe erstellen

Der Benutzer, der die Arbeitsgruppe erstellt, wird standardmäßig als Gruppenverwalter eingetragen und kann sich selbst auch als Gruppenverwalter löschen. Achten Sie immer darauf, dass jede Arbeitsgruppe einen Gruppenverwalter haben muss. Über die Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, neue Gruppenverwalter hinzuzufügen. Hier öffnet sich ein Fenster, in dem Sie entweder die Benutzernamen von weiteren Gruppenverwaltern manuell eintragen oder nach Benutzern suchen können (siehe Abbildung 3). Nur Lehrer können als Gruppenverwalter hinzugefügt werden.

Abbildung 3: Gruppenverwalter hinzufügen

Wenn Sie Benutzer oder Gruppen direkt manuell eingeben, können Sie die korrekte Schreibweise mithilfe eines Klicks auf die Schaltfläche „Namen prüfen“ kontrollieren. Werden die eingegebenen Benutzer oder Gruppen vom System identifiziert, wird ggf. die Schreibweise korrigiert und sie werden zu der Liste der Gruppenverwalter hinzugefügt. Sie können neben dem Vor- oder Nachnamen auch den Benutzer-/Gruppennamen oder Teile davon eingeben. Sollte Ihre Eingabe nicht eindeutig sein, werden Sie gebeten, aus der Trefferliste einen Benutzer bzw. eine Gruppe auszuwählen (siehe Abbildung 4). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“. Eingaben, die keinem Benutzer oder keiner Gruppe zugeordnet werden können, werden mit einem diesbezüglichen Hinweis aus dem Eingabefeld entfernt.

Abbildung 4: Auswahl von nicht eindeutigen Namen

Wenn Sie nach Benutzern suchen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“ (siehe Abbildung 3). Im folgenden Fenster können Sie nun Teile von Benutzernamen, Vor- oder Nachnamen eingeben (siehe Abbildung 5). Anschließend werden Ihnen die passenden Ergebnisse im unteren Bereich des Fensters aufgelistet. Durch Setzen des Häkchens im Auswahlfeld links neben dem Benutzernamen können Sie die Benutzer auswählen, die Sie hinzufügen möchten. Sie können neben einzelnen Benutzern auch alle Suchergebnisse auswählen, indem Sie das Häkchen neben den Spaltenüberschriften wählen (siehe Abbildung 5). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“, sodass Sie zurück zur Ansicht in Abbildung 3 gelangen.

Abbildung 5: Benutzer/Gruppen suchen

Wenn Sie alle Gruppenverwalter hinzugefügt haben, klicken Sie auf „OK“. Sie gelangen zurück zur Ansicht in Abbildung 2. Von dort können Sie über die Schaltfläche „Weiter“ zur nächsten Menüseite gelangen (siehe Abbildung 6) und dort die Mitglieder der Arbeitsgruppe auswählen.

Gruppenmitglieder festlegen

Um Benutzer zu einer Arbeitsgruppe hinzuzufügen, wählen Sie zunächst eine Klasse oder eine Benutzergruppe im Filter aus (siehe Abbildung 6). Falls Sie MNSpro in einer Tree-Umgebung verwenden, können Sie zudem die Domäne auswählen, aus der Sie Benutzer zu der Arbeitsgruppe hinzufügen möchten. Anschließend können Sie im Filter die Klassen bzw. Gruppen auswählen, aus denen Benutzer zu der neu angelegten Arbeitsgruppe hinzugefügt werden sollen.

Beachten Sie, dass Sie nur dann andere Domänen auswählen können, wenn Sie dazu die Berechtigung in der entsprechenden Domäne im Modul Vertrauensstellungen erhalten haben.

Die Benutzer der ausgewählten Klasse oder Gruppe werden in der Tabelle unter dem Filter aufgelistet. Sie können die Benutzer, die Mitglied der Arbeitsgruppe werden sollen, markieren. Einzelne Benutzer können durch das Setzen des Häkchens im Auswahlfeld vor dem Benutzernamen markiert werden, alle Benutzer der jeweiligen Klasse/Gruppe durch das Setzen des Häkchens in der Überschriftenzeile der Tabelle.

Abbildung 6: Benutzer zur Arbeitsgruppe hinzufügen

Markierte Benutzer können Sie nun über die Schaltfläche zur Arbeitsgruppe hinzufügen. Beachten Sie, dass die Markierungen in den Kästchen vor den Namen verloren gehen, sobald Sie eine andere Klasse/Gruppe auswählen. Daher sollten Sie für jede Klasse/Gruppe, in der sich Benutzer befinden, die Sie zur Arbeitsgruppe hinzufügen möchten, die entsprechenden Benutzer markieren und hinzufügen, bevor Sie zu einer anderen Klasse/Gruppe wechseln.

Wenn Sie versehentlich Benutzer hinzugefügt haben, die nicht in die Arbeitsgruppe gehören, können Sie diese in der rechten Liste markieren und über die Schaltfläche aus der Arbeitsgruppe entfernen.

Gruppenverwalter brauchen in der Regel nicht zusätzlich als Gruppenmitglieder hinzugefügt werden. Dies ist nur erforderlich, wenn ein Benutzer beide Rollen gleichzeitig übernehmen soll. Solch ein Szenario könnte z.B. das Austeilen von Materialien an eine Gruppe mittels des Moduls Materialmanager sein, wobei auch der Gruppenverwalter das Material erhalten soll.

Sie haben die Möglichkeit, eine Liste aller Gruppenmitglieder in einer CSV-Datei abzuspeichern. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche „Liste exportieren“ und wählen Sie anschließend Speicherort und Dateinamen.

Bevor die Arbeitsgruppe angelegt werden kann können Sie im 3ten Schritt noch die Gruppen konfigurieren! Klicken Sie dazu auf „Weiter“

Gruppenkonfiguration

Nachdem Sie nun die Gruppenverwalter und Gruppenmitglieder Ihrer Arbeitsgruppe hinzugefügt haben können Sie im dritten Schritt die Gruppe konfigurieren. (siehe Abbildung 7)

Durch die Austauschordner-Berechtigung sind Sie in der Lage, Rechte zu definieren die für alle Mitglieder der Arbeitsgruppe gelten sind. Unterschieden wird hier zwischen „Standard“ und „Erweitert“ !

• Standard: Alle Mitglieder können alle Dateien im Arbeitsgruppenordner Lesen und Schreiben. Allerdings können nur eigens erstellte Dateien umbenannt oder gelöscht werden.

• Erweitert: Alle Mitglieder können alle Dateien Lesen, Schreiben, Umbenenne und löschen.

Beachten Sie, dass Gruppenverwalter alle Dateien bearbeiten & löschen können.

Abbildung 7: Arbeitsgruppe konfigurieren

Über die Funktion „Bearbeitung durch den Massenimport erlauben“ können Sie über den Massenimport in der Benutzerverwaltung die Arbeitsgruppen bearbeiten bzw. aktualisieren! Standardmäßig ist das Bearbeiten aktiv. Sollten Sie den Button deaktivieren, so ist eine Bearbeitung der Arbeitsgruppen über den Massenimport gesperrt und kann nur über das Modul „Arbeitsgruppen / Kurse“ bearbeitet werden!

Wie sie Arbeitsgruppen über den Massenimport erstellen bzw. bearbeiten können, wird Ihnen im Modulhandbuch „Benutzerverwaltung“ genauer erläutert!

Durch setzen des Hakens vor „MNSpro Cloud“ wird die erstellte Arbeitsgruppe mit MNSpro Cloud synchronisiert. Das bedeutet es wird ein Emailverteiler, ein Team, OneDrive und Kalender für diese Gruppe in MNSpro Cloud angelegt! Ist dieses Option vor dem anlegen deaktiviert, so können Sie die Gruppe nur lokal auf dem Schulserver nutzen!

Wird die Option nachträglich deaktiviert, wird die bereits in MNSpro Cloud bestehende Gruppe inkl. aller Inhalte gelöscht.

Wichtig: Die Option wird nur bei aktiviertem MNSpro Cloud Feature angezeigt.

Über den Button Speichern wird im letzten Schritt die Arbeitsgruppe angelegt. (s. Abb. 3.1.4)

Arbeitsgruppe erstellen

Abbildung 8: Arbeitsgruppe erfolgreich erstellt

Wenn die Arbeitsgruppe fehlerfrei angelegt wurde, erscheint die in Abbildung 8 dargestellte Erfolgsmeldung. Falls Fehler auftraten, wird Ihnen dies ebenfalls hier angezeigt. Mit der Arbeitsgruppe wird gleichzeitig ein Austauschverzeichnis erstellt, auf das alle Gruppenmitglieder Zugriff haben. Dieses finden die Gruppenmitglieder und -verwalter als Verlinkung in ihrem Homeverzeichnis unter dem Ordner „Gruppen“.

Beachten Sie, dass Sie das Austauschverzeichnis erst nutzen können, nachdem Sie sich ab- und wieder angemeldet haben. Gleiches gilt für alle anderen Mitglieder und Verwalter der Arbeitsgruppe. Hierauf wird auch in der in Abbildung 9 gezeigten Meldung hingewiesen. Bestätigen Sie diese mit „OK“.

Abbildung 9: Hinweis beim Erstellen einer Arbeitsgruppe

Klicken Sie abschließend auf „Fertigstellen“, um zum Menü des Moduls Arbeitsgruppen zurückzugelangen.

Bearbeiten

Zum Bearbeiten einer Arbeitsgruppe klicken Sie auf „Bearbeiten“ (siehe Abbildung 1). Im folgenden Fenster werden Ihnen alle Arbeitsgruppen angezeigt, die Sie bearbeiten dürfen (siehe Abbildung 10). Beachten Sie, dass Sie ggf. nicht die Berechtigung haben, eine Arbeitsgruppe zu bearbeiten. Arbeitsgruppen, für die Sie keine solche Berechtigung haben, werden Ihnen nicht angezeigt.

Abbildung 10: Arbeitsgruppe bearbeiten (Arbeitsgruppe auswählen)

Wählen Sie die Arbeitsgruppe aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf „Weiter“. Anschließend können Sie – wie beim Einrichten einer neuen Arbeitsgruppe auch – Gruppenverwalter und Gruppenmitglieder hinzufügen oder löschen (siehe Abbildung 11).

Abbildung 11: Arbeitsgruppe bearbeiten (Gruppenverwalter bearbeiten)

Die weiteren Arbeitsschritte funktionieren wie beim Erstellen einer Arbeitsgruppe. Die Menüführung ist identisch, es stehen dieselben Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Der einzige Unterschied ist, dass beim Bearbeiten der Gruppenname nicht geändert werden kann. Wie Sie Gruppenverwalter und Mitglieder hinzufügen und löschen können, entnehmen Sie bitte dem vorigen Abschnitt 3.1, alle Schritte sind dort ausführlich beschrieben.

Sollte bei Ihnen das MNSpro Cloud Feature aktiv sein, achten Sie bitte darauf, dass wenn ein Mitglied aus der Gruppe entfernt wird, er nach der Synchronisation keinen Zugriff mehr auf das Team und die darin abgelegten Inhalte hat. Gleiche gilt für Mitglieder welche Sie einer Gruppe hinzufügen!

Löschen

Um eine Arbeitsgruppe zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ (siehe Abbildung 1). Nun werden Ihnen die Arbeitsgruppen aufgelistet, für die Sie die Berechtigung zum Löschen haben. Wählen Sie die Arbeitsgruppe aus, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf „Löschen“.

Abbildung 12: Arbeitsgruppe löschen (Arbeitsgruppe auswählen)

Wenn die Arbeitsgruppe erfolgreich gelöscht wurde, wird Ihnen dies durch die in Abbildung 13 dargestellte Erfolgsmeldung angezeigt. Sollte das Löschen aufgrund eines Fehlers nicht erfolgreich gewesen sein, wird Ihnen dies ebenfalls signalisiert.

Bitte beachten Sie, dass mit dem Löschen einer Arbeitsgruppe auch das dazugehörige Austauschverzeichnis und alle darin enthaltenen Dateien gelöscht werden. Sichern Sie daher die Daten im Austauschverzeichnis, falls diese noch benötigt werden.

Sollte bei Ihnen das MNSpro Cloud Feature aktiv sein achten Sie bitte darauf, wenn Sie eine Arbeitsgruppe löschen werden auch die Inhalte in MNSpro Cloud gelöscht. Sie haben nach der Synchronisation keine Möglichkeit mehr auf die Daten in der Cloud zuzugreifen!

Abbildung 13: Arbeitsgruppe erfolgreich gelöscht

Arbeitsgruppen Versetzen

Nach dem Schuljahreswechsel haben Sie die Möglichkeit Arbeitsgruppen umzubenennen und sie somit in MNSpro Cloud zu versetzen! Dazu werden alle Cloud Elemente und Ressourcen umbenannt. Lokal auf Ihrem Server werden die Austauschverzeichnisse auch namentlich geändert ebenso die Verknüpfung in den Homeverzeichnissen der Gruppenmitglieder. Achten Sie bitte darauf, dass die Versetzung in MNSpro nur in der aktuellen Version erfolgen muss. Bitte überprüfen Sie daher vor der Versetzung die Versionsnummer über die Kachel „Update“ in MNSpro.

Um eine Arbeitsgruppe zu versetzen, klicken Sie im Untermenü auf den Button „Versetzen“. Es wird Ihnen nun eine Übersicht aller Arbeitsgruppen angezeigt, welche in MNSpro angelegt worden. (s.Abb. 14)

Abbildung 14: Arbeitsgruppen versetzen

Der Aufbau des Moduls ähnelt dem Versetzungsmodul für Klassen. Beim Öffnen des Modules werden für die bestehenden Gruppennamen Vorschläge generiert und vorausgewählt. Kann ein Name nicht automatisch hochgezählt werden wird dieser nicht selektiert (z.B. Lehrerzimmer oder Fachschaftsgruppen welche keine Zahlen enthalten)

Die Regel für das Hochzählen lautet wie folgt:

• Beginnt der Gruppenname mit einer Zahl so wird immer diese hochgezählt

• Andernfalls wird immer die letztmögliche Ziffer hochgezählt

• Anführende Nullen werden, wenn nötig entfernt.

Durch ein Klicken in die Spalte „Neuer Name“ haben Sie auch händisch die Möglichkeit den Namen zu ändern!

Achtung: Die Funktion „Zusammenführen“, wie Sie aus dem Klassenversetzungsmodul bekannt ist, steht Ihnen bei der Arbeitsgruppenversetzung nicht zur Verfügung.

Es werden nur die Gruppen, welche über die linke Checkbox-Spalte ausgewählt worden sind. Beim Klicken auf „Versetzen“ wird durch MNSpro nochmals geprüft ob die neu vergebenen Namen zu einem Konflikt führen.

Wenn kein Konflikt vorliegt, werden die bestehenden Arbeitsgruppen versetzt!

Die Versetzung der Arbeitsgruppen ist auch über den Massenimport möglich. Vorausge setzt die Kurse und Fächer sind in der Schulverwaltungssoftware gepflegt!

**In MNSpro Cloud werden die Kurse auch versetzt. Zum Beispiel wird der Kurs 05A M in 06A M umbenannt. Die Inhalte werden an der Stelle mitgenommen, so dass die Kursmitglieder weiterhin Zugriff auf Ihre Daten haben!

Nach der Versetzung gelangen Sie wieder in die Gesamtübersicht „Arbeitsgruppen / Kurse“. Um das Modul zu beenden, klicken Sie unten rechts auf „Schließen“.