Hauspost

Einleitung

Mit dem Modul Hauspost können Sie interne Nachrichten an das Lehrerkollegium versenden. So haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, defekte Hardware oder fehlende Software direkt dem zuständigen Kollegen zu melden. Es stehen Funktionen zur Verfügung, die mit denen eines E-Mail-Programms vergleichbar sind. Nachrichten werden verschlüsselt gespeichert. Es findet keine automatische Löschung statt. Es dient nur der internen Kommunikation. Sie können keine Nachrichten an externe Kontakte schreiben weder ist es möglich von externen Teilnehmern eine Nachricht zu erhalten!

Werkzeugrechte

Beachten Sie, dass Sie ggf. keinen Zugriff auf die dargestellten Funktionen des Moduls Hauspost haben. Im Modul Werkzeugrechte kann festgelegt werden, welchen Benutzern welche Funktionen zur Verfügung stehen.

Wählen Sie im Modul Werkzeugrechte in der linken Spalte den Menüpunkt „Hauspost“ aus. Im rechten Fenster können Sie dann folgendes Recht vergeben:

• Modul starten

Legt fest, wer das Modul Hauspost öffnen und benutzen darf.

Handhabung

Beim Öffnen des Moduls Hauspost wird Ihnen das in Abbildung 1 dargestellte Menü angezeigt. Auf der linken Seite stehen Ihnen Schaltflächen zur Verfügung, mit denen Sie zwischen drei Menüpunkten wechseln können. Der jeweils ausgewählte Menüpunkt ist grau hinterlegt. Rechts davon wird Ihnen die zum ausgewählten Menüpunkt gehörige Ansicht angezeigt.

Abbildung 1: Posteingang der Hauspost

Das Modul Hauspost ist in folgende drei Menüpunkte unterteilt:

1. Neue Nachricht verfassen

Hier erstellen Sie neue Nachrichten und versenden diese.

1. Posteingang

In diesem Ordner sind die an Sie adressierten Nachrichten aufgelistet. Wenn Sie das Modul Hauspost öffnen, bekommen Sie automatisch diese Ansicht angezeigt.

1. Gesendete Nachrichten

Hier sehen Sie die Nachrichten, die Sie versendet haben.

In den folgenden Abschnitten werden wir Ihnen die einzelnen Menüpunkte vorstellen.

Neue Nachricht verfassen

Zunächst zeigen wir Ihnen, wie Sie eine neue Nachricht verfassen und versenden. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche „Neue Nachricht verfassen“. Es öffnet sich das in Abbildung 2 dargestellte Menü. Das Menü besteht aus der Empfängerzeile, einer Betreffzeile, einem Nachrichtenfeld, Formatierungsoptionen und der „Senden“-Schaltfläche.

Abbildung 2: Neue Nachricht verfassen

Um den oder die Empfänger Ihrer Nachricht einzutragen, betätigen Sie die Schaltfläche „An“. Es öffnet sich das in Abbildung 3 dargestellte Fenster, in dem Sie den Benutzernamen des Empfängers eingeben können. Sie können auch Teile seines Vor- oder Nachnamens eingeben und über die Schaltfläche „Namen prüfen“ seinen Benutzernamen durch das System ermitteln und eintragen lassen.

Abbildung 3: Empfänger eingeben

Sollte Ihre Eingabe nicht eindeutig sein, werden Sie gebeten, den gewünschten Benutzer aus einer Liste von zu Ihrer Eingabe passenden Benutzern auszuwählen (s. Abbildung 4). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.

Abbildung 4: Empfängerauswahl bei uneindeutiger Eingabe

Kann kein passender Benutzer gefunden werden, erhalten Sie den Hinweis in Abbildung 5. Bestätigen Sie ihn mit „OK“. Sie gelangen zurück zum Menü „Neue Nachricht verfassen“.

Abbildung 5: Kein zur Namenseingabe passender Benutzer vorhanden

Bitte denken Sie daran, dass Nachrichten nur an Lehrer versendet werden können. Bei mehreren Empfängern trennen Sie die Benutzernamen mithilfe eines Semikolons, ohne nach dem Semikolon ein Leerzeichen einzufügen (s. Abbildung 6).

Abbildung 6: Nachricht an mehrere Empfänger senden

Alternativ können Sie auch Benutzer suchen. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche „Suchen“ (s. Abbildung 6). In dem Fenster, das sich daraufhin öffnet (s. Abbildung 7), geben Sie im Eingabefeld den Vor-, Nach- oder Benutzernamen eines Lehrers oder Teile davon ein. Klicken Sie auf die Lupe-Schaltfläche oder betätigen Sie die Entertaste, um sich unter „Suchergebnisse“ alle passenden Benutzer anzeigen zu lassen. Wählen Sie den/die gewünschten Benutzer aus, indem Sie das Kästchen vor dem/den gewünschten Benutzernamen mit einem Mausklick aktivieren. Wenn Sie alle gewünschten Empfänger markiert haben, klicken Sie auf „OK“.

Abbildung 7: Empfänger suchen

Die ausgewählten Benutzernamen werden daraufhin in die Ansicht in Abbildung 3 übernommen. Klicken Sie auch dort auf „OK“. Sie gelangen zurück zur Menüansicht „Neue Nachricht verfassen“ (s. Abbildung 2). Der ausgewählte Empfänger ist dort jetzt in der Empfängerzeile hinter der Schaltfläche „An“ aufgeführt. In der Zeile darunter können Sie einen Betreff eingeben. Im Nachrichtenfeld verfassen Sie Ihren Text. Zur Formatierung stehen Ihnen über der Empfängerzeile einige Formatierungsoptionen zur Verfügung, die Sie mit einem Klick auf den kleinen Pfeil oben rechts ausblenden können. Diese Optionen und ihre Darstellung sind stark an Microsoft Word angelehnt. Wenn Sie schon einmal mit Microsoft Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm gearbeitet haben, werden Sie sich hier intuitiv zurechtfinden: Auf der vorderen Registerkarte können Sie Einstellungen für die Schrift und die Absatzformatierung vornehmen. Auf der zweiten Registerkarte finden Sie Schaltflächen, mit denen Sie Tabellen, Bilder, Hyperlinks und Symbole in den Text einfügen können. Mit den Funktionen auf dem dritten Reiter können Sie Tabellen einfügen und bearbeiten.

Wenn Sie Ihre Nachricht fertig gestaltet haben, klicken Sie auf „Senden“ (s. Abbildung 2). Die Nachricht wird nun dem Empfänger/den Empfängern zugestellt. Das erfolgreiche Versenden einer Nachricht wird Ihnen mit der Meldung in Abbildung 8 bestätigt.

Abbildung 8: Nachricht erfolgreich versendet

Klicken Sie auf „Schließen“, um zurück zum Posteingang (s. Abbildung 1) zu gelangen.

Posteingang

Im Posteingang (s. Abbildung 1) werden Ihnen die Nachrichten aufgelistet, die an Sie adressiert wurden. Ungelesene Nachrichten sind fett hervorgehoben. Klicken Sie doppelt auf eine Nachricht, um sie zu öffnen und den Volltext lesen zu können (s. Abbildung 9).

Abbildung 9: Nachrichtenansicht

In der Nachrichtenansicht stehen Ihnen im oberen Bereich die folgenden Optionen zur Verfügung:

	Schließen Über diese Schaltfläche gelangen Sie zurück in den Posteingang.
	Löschen Wenn Sie diese Schaltfläche klicken, wird Ihnen die Sicherheitsabfrage in Abbildung 10 eingeblendet. Bestätigen Sie diese mit „Ja“, um die Nachricht unwiderruflich aus Ihrem Posteingang zu löschen.Abbildung 10: Sicherheitsabfrage vor dem Löschen einer Nachricht Sie erhalten eine Erfolgsmeldung (s. Abbildung 11). Wenn Sie diese schließen, gelangen Sie zurück zum Posteingang.Abbildung 11: Nachricht erfolgreich gelöscht
	Antworten Mit dieser Funktion verfassen Sie eine neue Nachricht an den Absender. Die Originalnachricht wird angefügt.
	Allen antworten Ihre Antwort wird nicht nur an den Absender der ursprünglichen Nachricht, sondern auch an alle weiteren Empfänger gesendet. Die Originalnachricht wird angefügt.
	Weiterleiten Mit dieser Funktion können Sie eine Nachricht an andere Empfänger weiterleiten.

Beim Beantworten und Weiterleiten einer Nachricht wird das Menü geöffnet, das Sie bereits aus Kapitel 3.1 „Neue Nachricht verfassen“ kennen. Dabei werden automatisch die Empfängerzeile und der Betreff ausgefüllt und die Originalnachricht in das Textfeld übernommen (s. Beispiel in Abbildung 12).

Abbildung 12: Eingegangene Nachricht beantworten

Über die Schaltfläche „Abbrechen“, die Sie rechts neben den Formatierungsoptionen finden, können Sie das Fenster zum Beantworten bzw. Weiterleiten einer Nachricht jederzeit schließen und zum Posteingang zurückkehren.

Achtung: Wenn sie zuvor bereits Text verfasst haben, wird dieser bei einem Abbruch nicht gespeichert, sondern verworfen.

Um herauszufinden, ob Sie neue Nachrichten haben, brauchen Sie das Modul Hauspost nicht zu öffnen. Sie bekommen im MNSpro-Hauptmenü mit einem orangen hinterlegten Streifen auf der Modulkachel angezeigt, wenn neue Nachrichten in Ihrem Postfach eingegangen sind (s. Abbildung 13).

Abbildung 13: Hinweis „Neue Nachrichten“ im MNSpro-Hauptmenü

Gesendete Nachrichten

Auf der Menüebene „Gesendete Nachrichten“ werden die von Ihnen versendeten Nachrichten angezeigt (s. Abbildung 13).

Abbildung 14: Gesendete Nachrichten

Eine gesendete Nachricht wird ebenfalls mit einem Doppelklick geöffnet. Nach dem Öffnen stehen Ihnen dieselben Funktionen wie bei einer empfangenen Nachricht zur Verfügung. Beim Antworten auf eine von Ihnen gesendete Nachricht werden Sie automatisch selbst als Empfänger eingetragen, da Antworten immer an den Absender der ursprünglichen Nachricht gehen. Passen Sie den Empfänger daher bei Bedarf an, indem Sie die Schaltfläche „An“ betätigen und dann vorgehen, wie in Kapitel 3.1 „Neue Nachricht verfassen“ beschrieben.

Über die Schaltfläche „Schließen“ unten rechts gelangen Sie jederzeit und von jeder Menüebene zurück zum MNSpro-Hauptmenü.