Schild-NRW Export-Tool
Mit dem AixConcept Schild-NRW Export-Tool haben Sie die Möglichkeit, mit wenigen Klicks den Nutzerdatenstamm der Schüler*Innen sowie Lehrer*Innen inklusive der jeweiligen belegten/unterrichteten Kurse zu exportieren. Die so exportierten Datensätze können im Anschluss direkt für den Benutzerimport in MNSpro Cloud genutzt werden.
Aktuelle Version: 1.0.6.4
Letztes Update: 12.04.2024
Datenbankverbindung herstellen
Sollten Sie beim starten des Tool folgende Meldung angezeigt bekommen, liegt es daran, das diese aus dem Netzt heruntergeladen wurden. Bitte Drücken Sie hier auf Weitere Informationen und auf Trotzdem ausführen.
Starten Sie das Tool AixConceptSchildNRWExporter.exe und wählen Sie im ersten Schritt die bei Ihnen eingesetzte Verbindungsart zur Datenbank von Schild-NRW.
Sie können hier zwischen folgenden DB-System auswählen:
Die Verbindung zur Datenbank wird dabei je nach Datenbanktyp unterschiedlich hergestellt:
Microsoft Access
Standardmäßig werden bei MS-Access-basierten Datenbanken die zugehörigen .mdb-Dateien unter folgendem Installationspfad angelegt:
C:\SchILD-NRW\DB
Der Installationspfad von Schild-NRW kann vom Standard jedoch auch abweichen.
Die Datenbankdateien erkennen Sie stets an der .mdb-Endung. Wählen Sie also als Verbindungsart „MS Access (.mdb)“ (1) und im Anschluss die gewünschte Datenbankdatei (2) aus:
Für die Verwendung von MS-Access-Datenbanken wird die Microsoft Access Database Engine benötigt. Sollte diese auf Ihrem Rechner noch nicht installiert sein, können Sie diese direkt über den Link „Microsoft JET OLEDB 4.0 Provider herunterladen“ nachinstallieren. Die Installation ist jedoch nur notwendig, wenn Sie beim Abrufen der Datenbankdatei eine entsprechende Warnmeldung erhalten. Bitte installieren Sie die x86-Version des Providers, auch auf 64-Bit Systemen.
MySQL bzw. MS-SQL
Nutzen Sie alternativ für die Schild-NRW-Datenbanken einen MySQL bzw. MSSQL-Servers, so können Sie nach der Auswahl der Verbindungsart die Zugangsdaten des jeweiligen Servers angeben, um sich mit diesem zu verbinden:
Unabhängig von der gewählten Verbindungsart gelangen Sie nach der Auswahl der Datenbank mit „Weiter“ zum nächsten Schritt.
Bei dem Benutzernamen und Kennwort handelt es sich um die Zugangsdaten für den MSSQL oder MYSQL-Server, nicht um die Anmeldedaten in SchildNRW.
Hinweis zur Verbindung mit SQL Server
Bitte geben Sie als Servername den Namen zusammen mit der Instanz an. SERVERNAME\INSTANZNAME
Beim Benutzernamen geben Sie bitte den Windows-Login mit der Domäne ein: schule\Username
Exporteinstellungen
In diesem Schritt haben Sie die Möglichkeit, auszuwählen, welche Daten Sie in welchem Format exportieren möchten:
(1) Schuljahr und Abschnitt
Standardmäßig greift das Tool immer auf das aktuelle Schuljahr sowie den aktuellen Schuljahresabschnitt zu. Sie können hier aber auch andere Zeiträume angeben. Achten Sie darauf, dass die hier eingetragenen Werte auch in Ihrer SchildNRW-Instanz entsprechend vorliegen und gepflegt werden.
Bei Benutzerimporten in MNSpro Cloud sollte immer eine eindeutige Referenz-ID für jedes Benutzerkonto verwendet werden. Sie können in diesem Punkt angeben, ob die interne ID-Nummer (4 bis 8-stellig) oder der sog. GUID (Globally Unique Identifier) als Referenz-ID verwendet werden soll. Wir empfehlen hier das sog. GUID-Format zu verwenden. Hierbei handelt es sich um eine eindeutige 32-stellige Zeichenfolge, welche von SchildNRW automatisch für jedes Nutzerkonto neu erstellt wird. Wurden bereits Nutzerkonten mit Referenz-IDs importiert, so muss für zukünftige Importe immer die gleiche Referenz-ID verwendet werden.
Die Referenz-ID wird verwendet um Konten automatisch zu versetzen mittels DELTA-Import, oder Namen bei Hochzeiten, Scheidungen usw. automatisch anzupassen. Daher sollte die Referenz-ID währen der kompletten Laufbahn gleich bleiben.
(3) Kursbezeichnungsformat
Sie können hier auswählen, wie die exportierten Kurse benannt werden sollen. Es kann ausgewählt werden, ob zuerst die Stufe/Klasse und dann der Kurs/Fach, oder erst der Kurs/Fach und dann die Stufe/Klasse gelistet werden soll.
Hier können Sie auswählen, in welches Verzeichnis die beiden Exportdateien gesichert werden sollen.
(5) Optional: Emailadresse der Erziehungsberechtigten
Planen Sie die Verwendung des Consent-Portal-Features von MNSpro Cloud, so können Sie hier angeben, ob bei minderjährigen Schüler*Innen auch direkt die in SchildNRW hinterlegten Kontaktemailadressen der Erziehungsberechtigten mit exportiert werden sollen. Diese können dazu genutzt werden, um die Zustimmung zur Nutzung der Microsoft-Schul-Konten einzuholen. Bei volljährigen Schüler*Innen werden ihre eigenen, in SchildNRW hinterlegten, Kontaktmailadressen exportiert.
(6) Export-Header für MNSpro Classic verwenden
Nutzen Sie MNSpro Cloud Hybrid in Verbindung mit einem MNSServer in Ihrer Schule, so erfolgt die Benutzer- und Gruppenpflege stets auf dem MNSServer, welcher als führendes System agiert. Aktivieren Sie in diesem Fall diese Option, damit die beiden CSV-Dateien direkt für einen anschließenden Import in MNSpro Classic formatiert werden.
Nach Auswahl der gewünschten Exporteinstellungen führen Sie den Export direkt mit dem Klick auf „Weiter“ aus.
(7) Alle vorhandene Gruppenmitgliedschaften beibehalten
Nutzen Sie MNSpro Cloud Hybrid in Verbindung mit einem MNSServer in Ihrer Schule, so erfolgt die Benutzer- und Gruppenpflege stets auf dem MNSServer, welcher als führendes System agiert. Aktivieren Sie in diesem Fall diese Option, wenn alle bisherige Gruppenmitgliedschaften beibehalten werden soll, das System erstellt dann ein *| vor den Kursen. Dieses können Sie wahlweise für Lehrer oder nur für Schüler auswählen.
(8) Lehrer ohne Fächer exportieren
Sollten Sie in Schild-NRW keine Kurse für Lehrer deklariert haben, aktivieren Sie diese Option.
Achtung bei MNSpro Classic könnte es hierbei zu Problemen geben, sodass der Ersatzverwalter eingesetzt wird.
Vorschau der Exportierten Datei
Bevor der Export gestartet wird, sehen Sie einmal den Inhalt, welcher Exportiert wird, hier können Sie bereits Änderungen vornehmen. diese werden dann beim Export berücksichtigt.
Fertigstellung des Exports
Während der Export im Hintergrund durchgeführt wird, ist die Schaltfläche „Fertigstellen“ deaktiviert. Warten Sie in diesem Fall ab, bis der Export fertiggestellt ist. Sobald der Export abgeschlossen wurde, können Sie das Tool mit dieser Schaltfläche schließen:
Die beiden exportierten CSV-Dateien Student.csv sowie Teacher.csv finden Sie im zuvor ausgewählten Ausgabeverzeichnis.
Diese exportierten Dateien sollten vor dem Import in MNSpro Cloud noch einmal auf Richtigkeit geprüft werden.
Bitte beachten Sie, dass es sich um sensible Daten handelt, und Sie die Export-Dateien nach dem erfolgreichen Transfer löschen, um einen Datenverlust, z.B. verlorener USB-Stick, zu vermeiden.
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