Der erste Schritt beim Schuljahreswechsel besteht darin, das neue Schuljahr unter dem Menüpunkt Organisation in den Einstellungen (siehe Abbildung 1) anzulegen und anschließend zu aktivieren.

Sie können erkennen, welches Schuljahr aktiviert ist, indem Sie die Farbcodierung beachten: Ein grüner Kreis zeigt an, dass das Schuljahr aktiviert ist, während ein roter Kreis darauf hinweist, dass das Schuljahr deaktiviert ist.

Um ein Schuljahr zu aktivieren, klicken Sie auf das Symbol links neben dem Stift-Icon. Mit dem Stift-Icon können Sie die Bezeichnung und den Zeitraum des Schuljahres nachträglich bearbeiten. Über das Mülleimer-Symbol können Sie das Schuljahr vollständig löschen.

Ein neues Schuljahr anlegen

Um ein neues Schuljahr anzulegen, klicken Sie auf den Button Neues Schuljahr und befüllen anschließend die Eingabemaske des sich öffnenden Fensters. Beenden Sie Ihre Eingabe anschließend über das Speichern (siehe Abbildung 2).

Hinweis: Unter dem Punkt Bezeichnungen ist nach dem Öffnen bereits ein Beispiel eingetragen. Bitte ersetzen Sie diese Eintragung durch Ihre eigenen Angaben.

Nachdem Sie Ihre Eintragungen vorgenommen haben, bestätigen Sie dies mit Hinzufügen, und Ihr neues Schuljahr wird in der Liste der Schuljahre erscheinen (siehe Abbildung 3).

Zum Abschluss müssen Sie nun die Eintragung speichern. Dabei wird das Schuljahr jedoch nicht automatisch aktiviert. Wie bereits erwähnt, müssen Sie ein Schuljahr bewusst über das Symbol links neben dem Stift-Symbol aktivieren.

Der Schuljahreswechsel steht für viele von Ihnen an, dazu kommt jetzt die erste Versetzung in MNSpro Cloud und MNSpro Cloud Hybrid.

In einem kurzen Leitfaden wollen wir Ihnen in einzelnen Schritten zeigen, wie eine Versetzung durchzuführen ist. Hierbei ist maßgeblich vorab zu klären, welche Umgebung Sie nutzen:

Haben Sie nur die MNSpro Cloud (sogenannter Cloud Only-Variante) müssen Sie die Versetzung, wie unter MNSpro Cloud erläutert, durchführen.

Benutzen Sie die MNSpro Cloud Hybrid-Variante, muss die Versetzung auf dem MNSpro Server (Classic System) durchgeführt werden. Hierzu befolgenden Sie Folgenden Leitfaden: MNSpro Cloud Hybrid.

Wenn Sie Ihren Schuljahreswechsel nicht mittels CSV-Import durchführen wollen, müssen Sie als nächstes die zu unterrichtenden Klassen und Kurse zu erstellen. Klassen und Kurse erstellen

Übersicht

Unter Werkzeug -> Gruppen gelangen Sie zur Gruppenverwaltung (Abbildung 4).

Nun sehen Sie alle Klassen, Kurse und Arbeitsgruppen, die bereits für Ihre Schule eingerichtet wurden und können diese Liste bequem nach Schuljahren und Typen – also ob es sich um eine Klasse, einen Kurs oder eine Arbeitsgruppe handelt – filtern (siehe Abbildung 5).

Neue Gruppe anlegen (Kurse)

Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen möchten, klicken Sie auf 'Neue Gruppe'. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie die Parameter für die neue Gruppe festlegen können (siehe Abbildung 6).

Nachdem Sie den Namen für Ihre Gruppe angegeben haben, definieren Sie, ob es sich um eine Klasse, einen Kurs oder eine Arbeitsgruppe handelt (siehe Abbildung 7).

Wir wählen einen Kurs aus und speichern unsere Eingabe (siehe Abbildung 18).

Exkurs

In MNSpro Cloud unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Gruppen. Eine Klasse oder ein Kurs beinhaltet die Interaktion zwischen Lehrern und Schülern. Alle Lehrer werden als Besitzer der Gruppe festgelegt, während Schüler lediglich als Mitglieder eingetragen werden und daher weniger Rechte haben. Sie können das Team nicht verwalten oder Kalendereinträge vornehmen. Diese Funktionen sind ausschließlich den Besitzern vorbehalten.

Eine Arbeitsgruppe hingegen ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Lehrern. Hierbei müssen Sie jedoch mindestens einen Besitzer ernennen, der die Arbeitsgruppe verwalten und Kalendereinträge festlegen kann. Alle anderen Kollegen werden als Mitglieder eingetragen und haben keine Verwaltungsrechte oder die Möglichkeit, Kalendereinträge zu erstellen oder zu bearbeiten.

Mitglieder hinzufügen

Nachdem Sie den Kurs erstellt haben, müssen Sie nun Schülerinnen und Schüler sowie die notwendigen Lehrkräfte zuordnen (siehe Abbildung 9).

Abgesehen vom Benutzerimport haben Sie dazu zwei Möglichkeiten. Der naheliegendste Weg ist das individuelle Hinzufügen von Mitgliedern. Klicken Sie dazu auf den Button Mitglieder hinzufügen und wählen Sie im folgenden Fenster die Personen aus, die dem Kurs angehören sollen (siehe Abbildung 10).

Da dieser naheliegende Weg sehr mühselig werden kann, können Sie auch einfach Benutzerinnen und Benutzer aus einem bestehenden Kurs übernehmen. Klicken Sie dazu auf den kleinen Button neben Mitglieder hinzufügen und fügen Sie Personen aus einer anderen Gruppe hinzu (siehe Abbildung 11).

Auf diese Weise befüllen Sie Ihren Kurs sehr schnell mit Schülerinnen und Schülern sowie Lehrpersonal für den Unterricht.

Löschen

Wenn Sie eine oder mehrere Gruppen löschen möchten, markieren Sie diese in der Übersicht und klicken anschließend auf Gruppe löschen (siehe Abbildung 12).

Wiederherstellen einer gelöschten Gruppe

Nachdem Sie eine Gruppe gelöscht haben, erscheint diese unter Gelöschte Gruppen (siehe Abbildung 13). Von hier aus können Sie diese innerhalb der nächsten 30 Tage wiederherstellen. Nach diesen 30 Tagen ist die Gruppe für Sie nicht mehr wiederherstellbar. Nach weiteren 30 Tagen, kann dies auch nicht mehr von der AixConcept rückgängig gemacht werden.

Neue Gruppe anlegen (Arbeitsgruppen)

Beim Anlegen einer Arbeitsgruppe gehen Sie analog zum Anlegen eines Kurses vor.

Herzlich willkommen zum Schulverwaltungssystem der AixConcept GmbH! Mit unserer Lösung wird der regelmäßige Schuljahreswechsel für Sie einfach und effizient. Wir verstehen, dass der Übergang ins neue Schuljahr oft eine zeitintensive Aufgabe darstellt, die viel Sorgfalt erfordert. Deshalb haben wir unser System so entwickelt, dass Sie den Schuljahreswechsel mit wenigen Schritten schnell und unkompliziert durchführen können.

Unsere benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es Ihnen, das neue Schuljahr in kurzer Zeit einzurichten. Dank klarer Anweisungen und einer durchdachten Struktur behalten Sie jederzeit den Überblick und können sich darauf verlassen, dass alle wichtigen Daten sicher übertragen werden. Das System unterstützt Sie dabei, den Prozess so zeiteffizient wie möglich zu gestalten, sodass Sie sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Besonders praktisch: Sollten Sie bereits mit anderen Verwaltungssystemen wie Schild NRW oder dem ASV arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, bestehende Daten problemlos zu importieren. So sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden doppelte Eingaben, während Sie dennoch sicherstellen, dass alle relevanten Informationen für das neue Schuljahr verfügbar sind.

Mit unserem Schulverwaltungssystem sorgen Sie für einen reibungslosen Schuljahreswechsel und können sich darauf verlassen, dass alle administrativen Aufgaben zügig und zuverlässig erledigt werden. Wir sind überzeugt, dass Ihnen dieses System den Schulalltag erheblich erleichtern wird.

Ihr Team der AixConcept GmbH

Gerne können Sie die nachstehenden Unterkapitel für einen erfolgreichen Schuljahreswechsel bei Nutzung von My.MNSpro.Cloud auch als PDF für einen bequemeren Download nutzen.

Die Versetzung erfolgt in 3 Schritten:

1. Erstellen des neuen Schuljahres (Zeitraum)

2. Export/Erstellung der Import-Dateien (siehe )

3. Import-Durchführen

Erstellen des neuen Schuljahres (Zeitraum)

Um ein neues Schuljahr anzulegen, melden Sie sich unter Verwendung Ihres Administratorenaccounts auf „portal.mnspro.cloud“ an und navigieren anschließend auf der linken Seite in die „Organisationsverwaltung“ (s. Abb. 1).

Abbildung 1: Der Weg in die Organisationsverwaltung

In dem sich nun geöffneten Fenster steuern Sie den Reiter „Organisationen“ an (s. Abb. 2 roter Kasten) und wählen anschließend Ihre Schule aus (s. Abb. 2 roter Pfeil).

Abbildung 2: Auswahl Ihrer Organisation

Nun werden Ihnen alle Schuljahre (Zeiträume) angezeigt, welche bereits angelegt worden sind. Um jetzt ein neues Schuljahr anzulegen, klicken Sie auf „Erstellen“ (s. Abb. 3).

Abbildung 3: Anlegen eines neuen Schuljahres

Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in welchem Sie die Bezeichnung des Schuljahres eintragen können. Die Bezeichnung ist durch Sie frei wählbar. So kann beispielsweise ein Schuljahr „2021-2022“ heißen, oder auch nur „2022“. Wenn Sie den Namen des Schuljahres eingegeben haben, klicken Sie auf „Erstellen“ (s. Abb. 4).

Abbildung 4: Schuljahr hinzufügen

Nachdem der Zeitraum angelegt worden ist, wird dieser zusätzlich in der Liste angezeigt (s. Abb. 5). Durch Auswählen des Zeitraums und anschließendem „Speichern“ wird der neue Zeitraum aktiviert.

Abbildung 5: Neuen Zeitraum auswählen

„Was passiert mit den alten Kursen?“

Durch das Aktivieren des neuen Schuljahres werden Ihre Kurse des Vorjahres in MNSpro Cloud archiviert/ausgeblendet. Das bedeutet, dass sowohl der Lehrer als auch der Schüler immer über die Kachel „Meine Kurse“ (s. Abb. 6) auf das vorherige Schuljahr zugreifen können.

Abbildung 6: Schuljahr auswählen

In Abbildung 7 ist zu erkennen, wie die archivierten Kurse gekennzeichnet werden. Diese erhalten den alten Zeitraum (s. Abb. 7 – roter Pfeil) als Zeitstempel sowohl im Anzeigenamen als auch in der E-Mail-Adresse. Kurse aus dem aktuellen Zeitraum (s. Abb. 7 – Grüner Pfeil) haben keinen solchen Zeitstempel.

Abbildung 7: Kennzeichnung archivierter Kurse

Benutzerimport mit Zeiträumen

Im ersten Schritt haben Sie nun gelernt, wie ein neues Schuljahr angelegt werden kann und wie man auf die archivierten/ausgeblendeten Kurse zurückgreifen kann.

Im nun folgenden Schritt wird Ihnen gezeigt, wie Sie über den Benutzerimport neue Schüler und Kurse in MNSpro Cloud anlegen können.

Damit nicht jeder Benutzer einzeln angelegt werden muss, kann über das Modul „Benutzerverwaltung“ ein sogenannter Benutzerimport durchgeführt werden. Bei diesem werden Schüler bzw. Lehrer aus einer Datendatei automatisiert angelegt.

Datendatei-Voraussetzungen

Bevor wir den Benutzerimport näher erläutern, werfen wir zunächst einen Blick auf die Voraussetzungen der Datendatei, welche für den Import erforderlich ist.

Die Daten müssen als UTF8-formatierte CSV-Datei vorliegen. Eine CSV-Datei ist eine Tabelle, die als Textdatei gespeichert ist. Die einzelnen Datenfelder sind dabei durch ein Feldtrennsymbol, einzelne Datensätze durch ein Datensatztrennsymbol separiert.

Die Importfunktion erkennt sowohl „Kommata“ als auch „Semikola“ als Feldtrennsymbol und Zeilenumbrüche als Datensatztrennsymbol. Das heißt, jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Für jeden Benutzer gibt es einen Datensatz, der alle Daten dieses Benutzers enthält. Innerhalb dieses Datensatzes müssen die Datenfelder (z.B. Vor- und Nachname) durch ein Komma, oder ein Semikolon, voneinander getrennt sein. Die einzelnen Datenfelder stehen idealerweise in Anführungszeichen.

Folgende Datenfelder stehen für die Datendatei der Schüler zur Verfügung, die fett markierten werden zwingend benötigt:

• Referenz-ID (optional, aber empfohlen)

• Anmeldename (optional für die Vergabe einer gewünschten Mail-Adresse)

• E-Mails (Kontaktadresse der Erziehungsberechtigten, wenn Consent durchgeführt wird s. Punkt „Zustimmungsbedürftig“)

Folgende Datenfelder stehen für die Datendatei der Lehrer zur Verfügung, die fett markierten werden zwingend benötigt:

• Referenz-ID (optional, aber empfohlen)

• Anmeldename (optional für die Vergabe einer gewünschten Mail-Adresse)

• Gruppen#Arbeitsgruppe (optional, wenn Fachschaften bzw. Lehrergruppen angelegt werden sollen)

Um die Daten einzulesen, ist eine Kopfzeile für die Tabelle erforderlich. Verwenden Sie bitte die oben genannten Bezeichnungen der Datenfelder als Spaltenüberschriften. Soll ein Benutzer in mehreren Gruppen enthalten sein, müssen die Gruppennamen mit dem senkrechten Strich „|“ voneinander getrennt dargestellt werden. In Abbildung 8 ist beispielhaft eine entsprechende CSV-Datei abgebildet.

Abbildung 8: Beispiel-CSV

Achten Sie darauf, dass die Formatierung in der gesamten CSV-Datei einheitlich ist. Die Referenz-ID muss für die komplette Laufbahn eines Benutzers eindeutig sein. Wir empfehlen Ihnen, stets mit Referenz-IDs zu arbeiten, da nur mit diesen eine eindeutige Identifikation der Schüler bzw. Lehrer gewährleistet werden kann. Aus gängigen Schulverwaltungsanwendungen kann eine solche eindeutige ID mit exportiert werden!

Nachdem Sie nun die Importdatei vorbereitet haben, werden die ersten Schritte in MNSpro Cloud vorgenommen.

Gehen Sie dazu in das Modul „Benutzerverwaltung“ und wählen Sie anschließend den Reiter „Benutzerimport“ aus. Als erstes sollten Sie auswählen, welchen Typ Benutzer Sie importieren. Öffnen Sie dazu das Dropdownmenü „Template“ (s. Abb. 9) und wählen Sie den gewünschten Benutzertyp.

Abbildung 9: Auswahl Benutzertemplate

Wenn der Benutzertyp ausgewählt worden ist, muss im nächsten Schritt der vorhin angelegte Zeitraum ausgewählt werden (s. Abb. 10). Sollte der Zeitraum noch nicht zur Verfügung stehen, starten Sie bitte mit Punkt 1 dieser Anleitung.

Abbildung 10: Auswahl des neuen Schuljahres (Zeitraum)

Alle neu angelegten Schüler/Gruppen werden nun mit dem neuen Schuljahr eingelesen. Der persönliche Cloudspeicher der bereits angelegten Benutzer, die nur versetzt werden, bleibt unberührt.

Nachdem das Template und der Zeitraum für den Massenimport ausgewählt wurde ist es notwendig, die Optionen für den Import zu berücksichtigen (s. Abb. 11). Da hier schnell Fehler entstehen können, wird im Folgenden auf die einzelnen Optionen eingegangen, was sich hinter diesen jeweils genau verbirgt.

Abbildung 11: Optionen für den Benutzerimport

Lösche vorhandene Benutzer, die nicht in der CSV vorkommen.

Wählen Sie diese Option, wenn Sie die komplette Schulliste einlesen und alle bestehenden Schülerdaten löschen möchten, die nicht in der eingelesenen CSV-Datei vorkommen. Bei dieser Option verhält sich das Modul wie folgt:

• Datensätze aus der eingelesenen Liste, deren Referenz-ID oder Anmeldename identisch sind, werden mit diesem automatisch zusammengeführt.

• Bestehende Benutzerkonten, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, werden gelöscht.

• Benutzer, die nicht in MNSpro Cloud vorhanden sind, werden angelegt.

Diese Funktion bietet sich an, wenn ein Schuljahreswechsel ansteht und Abgänger, bzw. Neuzugänge automatisiert angelegt/gelöscht werden sollen.

Es wird dringend empfohlen, diese Option nur in Kombination mit Referenz-IDs zu verwenden, da identische Schüler, Zu- und Abgänge sonst nicht zuverlässig erkannt werden können.

Ist diese Option deaktiviert, werden die eingelesenen Daten zu den bestehenden Schülerdaten hinzugefügt. Benutzer mit identischer Referenz-ID oder identischem Anmeldenamen werden zusammengeführt. Benutzer, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, werden nicht gelöscht.

Achten Sie darauf, dass bei gelöschten Benutzern auch die Daten in der Cloud sowie der Posteingang gelöscht werden. Informieren Sie Ihre Benutzer vorher, damit diese gegebenenfalls Ihre Daten sichern können!

Ist diese Option aktiviert, wird aus MNSpro Cloud heraus eine E-Mail an die Eltern der Schüler geschickt (die E-Mail-Adresse wird im Feld „Emails“ der CSV eingetragen). In dieser Mail müssen die Erziehungsberechtigten der Nutzung von MNSpro Cloud zustimmen. Erst wenn dies erfolgt ist, wird der Benutzer in MNSpro Cloud angelegt und kann die Oberfläche nutzen.

Achtung! Die E-Mail-Adressen der Erziehungsberechtigten Personen sollten bereits in der CSV-Datei eingepflegt werden, da sonst im Nachgang ein Bearbeiten sehr aufwendig sein kann!

Nachdem Sie nun die gewünschten Optionen ausgewählt haben, fügen Sie die Import-Datei von Ihrem PC hinzu. Klicken Sie dazu auf den Button „Auswählen“ (s. Abb. 12).

Abbildung 12: Auswahl der Import-Datei

Im jetzt geöffneten Dialogfenster wird Ihnen der Speicherplatz Ihres PCs angezeigt. Navigieren Sie zum Speicherort Ihrer Importdatei und klicken Sie anschließend auf „Öffnen“.

Bevor die Datei importiert wird, muss die Datei „analysiert“ werden. Klicken Sie dazu auf den Button „Analysieren“. MNSpro Cloud wird anschließend alle Änderungen, die vorgenommen würden, anzeigen.

Mit verschiedenen Statussymbolen macht MNSpro Cloud auf die Änderung aufmerksam:

Sollten Sie merken, dass ein Name falsch geschrieben wurde und Ihnen MNSpro Cloud ein gelbes Ausrufezeichen darstellt, so können Sie direkt im Analysefenster die Änderung durchführen.

Ein weiterer Vorteil des Benutzerimports ist es, dass Sie beispielsweise nach der Analyse der Benutzer, jene markieren können, die nicht durch den Import bearbeitet werden sollen und aus dem Prozess entfernen können (Beispiel s. Abb. 13).

Abbildung 13: Auswahl löschen

Mit dem Button „Erneut analysieren“ können Sie die vorgenommenen Änderungen (Entfernen von zu importierenden Benutzern oder Namensanpassungen) noch einmal neu prüfen lassen.

Alternativ können Sie auch direkt in der CSV die gewünschten Anpassungen, wie zum Beispiel Namensänderungen, vornehmen und die geänderte CSV-Datei dann noch einmal durch die Schaltflächen „Auswählen“ sowie „Analysieren“ zur Analyse einlesen.

Haben Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen und sind mit dem angezeigten Resulatet zufrieden, können Sie die Benutzer mit dem Button „Importieren“ einlesen.

Sobald Sie auf den Button „Importieren“ geklickt haben, müssen Sie im abschließenden Punkt bestätigen, dass die Benutzerdaten in MNSpro Cloud importiert werden sollen (s. Abb. 14).

Abbildung 14: Bestätigung des Löschvorgangs

Bitte beachten Sie, dass ein Import von mehreren Benutzern einige Zeit in Anspruch nehmen kann. In dieser Zeit sind keine weiteren administrativen Tätigkeiten möglich.

Wenn der Import erfolgreich durchgeführt worden ist, wird dies von MNSpro Cloud mit einer Erfolgsmeldung angezeigt (s. Abb. 15). Eine Zusammenfassung des gesamten Importvorgangs wird dem importierenden Administrator per Mail zugeschickt.

Abbildung 15: Erfolgreicher Import

Damit ist ihr Schuljahreswechsel erfolgreich abgeschlossen. Wenn Sie darüber hinaus auch das digitale Klassenbuch der AixConcept nutzen, müssen Sie jetzt nurnoch die neuen Kurse anlegen und, wenn Sie kein Untis nutzen, die entsprechenden Schulstunden zuweisen.

Inhalt

Der Schuljahreswechsel steht an und für viele von Ihnen kommt jetzt die erste Versetzung in MNSpro Das Schulnetzwerk. In einem kurzen Leitfaden wollen wir Ihnen in einzelnen Schritten zeigen, wie eine Versetzung in MNSpro Das Schulnetzwerk durchzuführen ist.

Die Versetzung erfolgt in drei Schritten. Im ersten Schritt werden die Klassen mit Hilfe des Moduls „Versetzung“ versetzt! Im zweiten Schritt werden die bestehenden Arbeitsgruppen versetzt und im dritten Schritt werden über den Massenimport neue Benutzerkonten (Lehrkräfte und Lernende) angelegt und noch nicht vorhandene Kurse angelegt!

Versetzung von Klassen und Lernenden

Öffnen Sie in MNSpro Das Schulnetzwerk das Modul „Versetzung“.

Zunächst wird eine Konsistenzprüfung die in Abbildung 1 dargestellt angezeigt. Klicken Sie auf „Ja“, um die Überprüfung zu starten. Führen Sie die Prüfung nicht aus wird das Modul geschlossen.

Nach erfolgreicher Prüfung erscheint zunächst das Einstiegsfenster (siehe Abbildung 2), in dem die gewünschten Funktionsbereiche angezeigt werden.

Für die Versetzung im Zusammenspiel mit MNSpro Cloud wird im Modul „Versetzung“ nur die Funktion „Klasse versetzen“ benötigt!

Das Versetzen einzelner Lernende sowie das Löschen von Klassen wird im dritten Schritt über den Massenimport realisiert.

Um Klassen zu versetzen, klicken Sie im Hauptmenü auf „Klassen versetzen“.

Im Anschluss öffnet sich ein neues Dialogfenster wo Ihnen die Klassenübersicht angezeigt wird. (siehe Abbildung 3).

MNSpro Das Schulnetzwerk schlägt Ihnen automatisch generierte Klassenbezeichnungen vor! Dabei wird der erste nummerische Ziffernblock einer Klassenbezeichnung um eins erhöht (05a wird beispielweise zu 06a). Die Ergebnisse der automatischen Klassenbezeichnung wird Ihnen in der „Klassenbezeichnung neu“ (siehe Abbildung 3 Nr. 1) angezeigt. Sollte das Resultat der automatischen Bezeichnung nicht Ihren Wünschen entsprechen, können Sie diese auch manuell ändern! Führen Sie rechts neben der jeweiligen Klasse in der Spalte „Klassenbezeichnung neu“ (siehe Abbildung 3 Nr. 2) einen Doppelklick aus. Geben Sie die von Ihnen gewünschte Klassenbezeichnung ein.

Zum Beispiel können Sie Abschlussklassen in eine Klasse mit einer eigenen Bezeichnung, wie beispielsweise „Abgänger“, versetzen. So stellen Sie sicher, dass eventuelle Wiederholer auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder zurückgeholt werden, können bzw. die Inhalte in MNSpro Cloud so lange zur Verfügung stehen bis sie die Lernenden endgültig löschen!

Sollten die Inhalte im Klassenaustauschordner mit versetzt werden, so müssen Sie die Checkbox „Klassenaustausch-Ordner migrieren“ auswählen (siehe Abbildung 3 Nr. 4)

Wenn alle Klassenbezeichnungen Ihren Wünschen entsprechen und von Ihnen doppelt überprüft und gegebenenfalls korrigiert wurden, betätigen Sie die Schaltfläche „Klassen versetzen“. (siehe Abbildung 3 Nr. 5)

Die anschließende Sicherheitsabfrage (siehe Abbildung 4) müssen Sie, um fortzufahren, mit „Ja“ bestätigen.

Das erfolgreiche Versetzen wird Ihnen mit der in Abbildung 5 dargestellten Meldung bestätigt. Wenn Sie diese schließen, gelangen Sie zurück zum Modulmenü.

Im ersten Schritt wurden nun die Klassen versetzt.

Arbeitsgruppen versetzen

Nachdem jetzt die Klassen versetzt wurden, müssen im zweiten Schritt die Arbeitsgruppen versetzt werden! Das Versetzen der Arbeitsgruppen hat den Vorteil, dass Lerninhalte wie Arbeitsaufträge, Arbeitsblätter oder auch das Kursnotizbuch den Lernenden erhalten bleiben und Sie an den Dokumenten weiterarbeiten können, ohne dass Sie diese im alten Schuljahr sichern müssen!

Um Arbeitsgruppen zu versetzen, klicken Sie in MNSpro Das Schulnetzwerk auf das Modul „Arbeitsgruppen / Kurse“.

Im Einstiegsfenster stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: (siehe Abbildung 6)

Um die Versetzung der Arbeitsgruppen durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Versetzen“. Es wird Ihnen nun eine Übersicht aller Arbeitsgruppen angezeigt, welche in MNSpro Das Schulnetzwerk angelegt wurden (siehe Abbildung 7).

Der Aufbau des Moduls ähnelt dem Versetzungsmodul für Klassen. Beim Öffnen der Schaltfläche „Versetzen“ werden für die bestehenden Gruppennamen automatisch Vorschläge generiert und vorausgewählt! Kann ein Name nicht automatisch hochgezählt werden, wird dieser auch nicht selektiert! (z.B. Lehrerzimmer oder Fachschaftsgruppen, welche keine Nummer enthalten).

Die Regel für das Hochzählen lautet wie folgt:

• Beginnt der Gruppenname mit einer Zahl so wird immer diese hochgezählt

• Andernfalls wird immer die letztmögliche Ziffer hochgezählt

• Anführende Nullen werden, wenn nötig, entfernt.

Durch ein Klicken in die Spalte „Neuer Name“ haben Sie auch händisch die Möglichkeit den Namen zu ändern!

Es werden nur die Gruppen versetzt, welche über die linke Checkbox-Spalte ausgewählt worden sind. Beim Klicken auf „Versetzen“ wird durch MNSpro Das Schulnetzwerk nochmals geprüft ob die neu vergebenen Namen zu einem Konflikt führen.

Wenn kein Konflikt vorliegt, werden die ausgewählten Arbeitsgruppen versetzt. In MNSpro Cloud werden die Kurse nun auch versetzt.

Im zweiten Schritt wurden nun die Arbeitsgruppen in MNSpro Das Schulnetzwerk versetzt! Im dritten Schritt wird nun der Benutzerimport durchgeführt. Dadurch werden auch Lernenden aus versetzten Kursen in die neuen Kurse bzw. Klassen versetzt!

Benutzerimport

In den ersten beiden Schritten wurde die Klassenstruktur und die Kursstruktur an Ihrer Schule versetzt bzw. für das kommende Schuljahr eingestellt!

Im nun folgenden Schritt wird Ihnen gezeigt, wie Sie über den Benutzerimport neue Lernenden und Kurse in MNSpro Das Schulnetzwerk anlegen können. Des Weiteren können über den Import Schüler, welche die Schule verlassen haben, gelöscht werden oder Ihren neuen Klassen/Kurse zugeordnet werden.

Datendatei-Voraussetzungen

Bevor wir den Benutzerimport näher erläutern, werfen wir zunächst einen Blick auf die Voraussetzungen der Datendatei, welche für den Import erforderlich ist.

Die Daten müssen als UTF8-formatierte CSV-Datei vorliegen. Eine CSV-Datei ist eine Tabelle, die als Textdatei gespeichert ist. Die einzelnen Datenfelder sind dabei durch ein Feldtrennsymbol, einzelne Datensätze durch ein Datensatztrennsymbol separiert.

Die Importfunktion erkennt sowohl „Kommata“ als auch „Semikola“ als Feldtrennsymbol und Zeilenumbrüche als Datensatztrennsymbol. Das heißt, jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Für jeden Benutzer gibt es einen Datensatz, der alle Daten dieses Benutzers enthält. Innerhalb dieses Datensatzes müssen die Datenfelder (z.B. Vor- und Nachname) durch ein Komma, oder ein Semikolon, voneinander getrennt sein. Die einzelnen Datenfelder stehen idealerweise in Anführungszeichen.

Folgende Datenfelder stehen für die Datendatei der Lehrer zur Verfügung, die fett markierten werden zwingend benötigt:

• Vorname

• Nachname

• Referenz-ID (optional, aber empfohlen)

• Anmeldename (optional für die Vergabe einer gewünschten Mail-Adresse)

• Klassen (optional, für Emailverteiler relevant)

• Arbeitsgruppen

Um die Daten einzulesen, ist eine Kopfzeile für die Tabelle erforderlich. Verwenden Sie bitte die oben genannten Bezeichnungen der Datenfelder als Spaltenüberschriften. Soll ein Benutzer in mehreren Arbeitsgruppen enthalten sein, müssen die Gruppennamen mit dem senkrechten Strich „|“ voneinander getrennt dargestellt werden. In Abbildung 8 ist beispielhaft eine entsprechende CSV-Datei abgebildet.

Folgende Datenfelder stehen für die Datendatei der Lehrer zur Verfügung, die fett markierten werden zwingend benötigt:

• Vorname

• Nachname

• Referenz-ID (optional, aber empfohlen)

• Anmeldename (optional für die Vergabe einer gewünschten Mail-Adresse)

• Klassen (optional, für Emailverteiler relevant)

• Arbeitsgruppen

Das für den Massenimport benötigte Dateiformat entspricht dem vorgestellten CSV-Format für Lernendendaten. Eine beispielhafte CSV Datei ist in Abbildung 9 dargestellt.

Bei Arbeitsgruppen und Klassen müssen im Dateiformat auch einige Zeichen beachtet werden:

• Soll ein Schüler bzw. Lehrer in eine neue oder bereits vorhandene Arbeitsgruppe aufgenommen werden so muss nur der Name in die Spalte „Arbeitsgruppe“ aufgenommen werden. Wird der Benutzer in mehrere Gruppen hinzugefügt, so muss als Trennzeichen der senkrechte Strich verwendet werden „|“.

• Ein neuer Schüler wird angelegt aber noch keinem Kurs zugeteilt so lassen sie die Spalte leer! In diesem Fall wird nur der Benutzer in MNSpro Das Schulnetzwerk angelegt!

• Das „*“ Sternchen dient als Platzhalter für bereits vorhandene Arbeitsgruppen / Klassen des Benutzers.

• Möchte man einen Lehrer jedoch als Verwalter einer Arbeitsgruppe hinzufügen, so muss der Name der Gruppe mit einem anführenden Dach (^) gekennzeichnet werden.

• Über die Spalte „Klasse“ haben Sie die Möglichkeit Lehrer direkt zuzuweisen! Soll ein Lehrer als Klassenlehrer eingetragen werden, so muss der Name der Klasse mit einem anführenden Dach (^) gekennzeichnet werden! Andernfalls wird der Lehrer als unterrichtender Lehrer deklariert.

• Soll ein Lehrer mehreren Klassen zugeordnet werden, so können Sie durch den senkrechten Strich „|“ mehrere Klassen eintragen!

Nachdem Sie nun die Importdatei vorbereitet haben, werden die ersten Schritte in MNSpro Das Schulnetzwerk vorgenommen.

Gehen Sie dazu in das Modul „Benutzerverwaltung“ und wählen Sie anschließend den Reiter „Benutzerimport“ aus.

In der Benutzerverwaltung gehen Sie anschließend auf Massenimport.

Lehrerimport durchführen

Wählen Sie als erstes den Lehrerimport aus. Die anschließende Konsistenzprüfung müssen Sie mit „Ja“ beantworten, da sonst das Modul beendet wird (siehe Abbildung 9).

Wenn es während der Konsistenzprüfung zu keinem Fehler kommt, wird Ihnen folgendes Dialogfenster angezeigt (siehe Abbildung 10).

Über die Auswahlbox (rote Umrandung in Abbildung 6) wählen Sie die Lehrerimport Datei von Ihrem PC aus.

Anschließend stehen Ihnen zum Import folgende Optionen zur Verfügung:

• Kennwort für neu erstellte Benutzer aus Profilvorlage verwenden

Wenn Sie diese Option wählen, werden die importierten Lehrerdaten mit dem in der Profilvorlage für Lehrer hinterlegten Standardkennwort angelegt. Wenn Sie die Option deaktivieren, erhält jeder Lehrer ein automatisch generiertes Zufallskennwort. Um diese Zufallskennwörter zu erfahren, ist es erforderlich, die importierten Datensätze zu speichern, da nur in der gespeicherten Datei die neu generierten Kennwörter eingesehen werden können.

• Bestehende Datensätze, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, löschen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie die komplette Lehrerliste einlesen und alle bestehenden Lehrerdaten löschen möchten, die nicht in der eingelesenen CSV-Datei vorkommen. Bei dieser Option verhält sich das Modul wie folgt:

• Datensätze in der eingelesenen Liste, deren Referenz-ID bzw. Vor- und Nachname mit einem bestehenden Benutzer im MNSpro-System identisch sind, werden mit diesem automatisch zusammengeführt.

• Bestehende Benutzerkonten, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, werden gelöscht.

• Benutzer, die noch nicht im MNSpro-System vorhanden sind, werden angelegt.

Es wird dringend empfohlen, diese Option nur in Kombination mit Referenz-IDs zu verwenden, da identische Lehrer, Zu- und Abgänge sonst nicht zuverlässig erkannt werden können.

• Alle Datensätze der CSV-Datei neu erstellen (kein Zusammenführen möglich)

Aktivieren Sie diese Option, um für jeden Datensatz in der CSV-Datei einen neuen Benutzer im System anzulegen. Bei dieser Option verhält sich das System wie folgt:

• Alle bereits vorhandenen Benutzerkonten bleiben bestehen.

• Für alle in der CSV-Datei enthaltenen Datensätze wird ein neuer Benutzer angelegt.

• Ein Datensatz, dessen Vor- und Nachname mit einem bestehenden Benutzer im MNSpro-System identisch ist, wird nicht mit diesem zusammengeführt oder als Konflikt angezeigt, sondern zusätzlich erstellt.

Haben Sie die gewünschte CSV-Datei ausgewählt und die Optionen eingestellt, können Sie die Daten durch Betätigen der Schaltfläche „Daten einlesen“ ausführen.

Im zweiten Schritt wird die eingelesene Datei vom System überprüft. (siehe Abbildung 11).

Wenn Sie sich von der Korrektheit der Daten überzeugt haben, starten Sie den Importvorgang, indem Sie unten links die Schaltfläche „Daten importieren“ betätigen. Es erscheint noch einmal der Hinweis, das vorab bitte die Arbeitsgruppen versetzen sollten.

Dabei werden Sie gefragt, ob Sie das Ergebnis des Massenimports in einer Datei abspeichern möchten. Vor allem, wenn Sie Zufallskennwörter generieren lassen, ist dies notwendig, da die generierten Kennwörter nur in dieser Datei aufgelistet werden.

Wenn Sie die Option „Bestehende Datensätze, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, löschen“ aktiviert haben, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:

Um den Datenimport zu starten, klicken Sie auf „Ja“. Der Vorgang kann je nach Anzahl der Benutzer einige Minuten in Anspruch nehmen. Während dieser Zeit ist ein Abbruch der Aktion nicht mehr möglich. Ist der Massenimport fehlerfrei erfolgt, wird Ihnen die Erfolgsmeldung angezeigt!

Schülerimport durchführen

Im letzten Schritt werden nun die Schüler über den Massenimport hinzugefügt.

Das Importieren von Schülerdaten aus einer CSV-Datei funktioniert genauso wie das Importieren von Lehrerdaten. Daher werden wir den Massenimport von Schülerdaten nicht in allen Details erläutern, sondern verweisen dazu auf den Abschnitt b. S.12ff.

Wie beim Massenimport von Lehrerdaten wählen Sie auch hier zunächst eine CSV-Datei aus, die Sie einlesen möchten (siehe Abbildung 14). Für das Einlesen stehen die schon bekannten Optionen „Kennwort für neu erstellte Benutzer aus Profilvorlage verwenden“, „Bestehende Datensätze, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, löschen“ und „Alle Datensätze der CSV- Datei neu erstellen (kein Zusammenführen möglich)“ zur Verfügung.

Wenn Sie alle Optionen und Änderungen überprüft haben, starten Sie den Massenimport mit einem Klick auf „Daten importieren“. Dabei werden Sie gefragt, ob Sie das Ergebnis des Massenimports in einer Datei abspeichern möchten. Vor allem, wenn Sie Zufallskennwörter generieren lassen, ist dies notwendig, da die generierten Kennwörter nur in dieser Datei aufgelistet werden.

Im Unterschied zum Lehrerimport können Sie Schüler nicht als Klassenlehrer oder Gruppenverwalter eines Kurses eintragen. Schüler werden lediglich als Mitglieder hinzugefügt.

Wenn Sie die Option „Bestehende Datensätze, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, löschen“ aktiviert haben, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:

Diese Option ist gerade nach dem Schuljahreswechsel hilfreich, da alle Schüler, welche Ihre Schule verlassen haben, aus dem System gelöscht werden.

Um den Datenimport zu starten, klicken Sie auf „Ja“. Ist der Massenimport fehlerfrei erfolgt, wird Ihnen die Erfolgsmeldung angezeigt!

Damit haben Sie alle drei Schritte zur Versetzung in MNSpro Das Schulnetzwerk durchgeführt. Abschließend sollten Sie dennoch stichpunktartig kontrollieren, ob auch alle Kurse angelegt worden sind.

Eine ausführliche Beschreibung des Imports finden Sie im Modulhandbuch „Benutzerverwaltung"

Wenn du das Klassenbuch der AixConcept nutzt, musst du einen weiteren Schritt für einen Schuljahreswechsel durchführen.

Dazu gehst du auf die Einstellungen und steuerst hier den Punkt Organisation und anschließend Schuljahre an.

Kacheln unter Einstellungen

Unter Schuljahre klickst du nun auf den Button Neues Schuljahr.

Anlegen eines neuen Schuljahres

Anlegen eines neuen Schuljahres

In dem sich nun öffnenden Fenster, gibst du dem Schuljahr einen Namen und definierst den Zeitraum. Über den Button Hinzufügen, wird das Schuljahr erstellt.

Erstellen eines Schuljahres

Nachdem du auch Hinzufügen geklickt hast, erscheint das neue Schuljahr in der Übersicht.

Um das neue Schuljahr zu aktivieren, klickst du auf das Icon links vom Stift. Für eine nachträgliche Bearbeitung des Schuljahres, kannst du den Stift nutzen.

Übersicht des aktiven Schuljahres wird durch den grünen Punkt angezeigt

Wenn du zwischen den Schuljahren wechseln möchtest, kannst du dies durch das Klicken auch das Icon links von dem Stift machen. Solltest du Änderungen an den Zeiträumen vornehmen.

Bedankte immer, dass du durch Änderungen im Klassenbuch keine Archivierung der Kurse anstößt. Jedoch werden sämtliche Änderungen durch die Revisionssicherheit dokumentiert

Über die Benutzerverwaltung haben Sie die Möglichkeit neue Benutzerinnen und Benutzer in MNSpro zu hinterlegen und so Ihr neues Schuljahr mit Leben zu füllen. Dies betrifft dabei sowohl Lehrkräfte als auch Schülerinnen und Schüler sowie neue Administratoren.

Zum Öffnen der Benutzerverwaltung klicken Sie unter Werkzeuge auf die Kachel Benutzer.

Alle Benutzer

Der einfachste und schnellste Weg, neue Benutzer anzulegen oder zu löschen, ist die manuelle Methode. Dieses Vorgehen empfiehlt sich besonders, wenn während des laufenden Schuljahres neue Schülerinnen oder Schüler sowie Lehrkräfte an die Schule wechseln und für MNSpro registriert werden müssen.

In der Benutzerverwaltung sehen Sie dazu alle Benutzer, die bereits in MNSpro angelegt sind (siehe Abbildung 13).

Einzelne Personen können Sie dabei gezielt über die Suchfunktion finden oder Sie filtern die Ansicht nach einzelnen Rollen, wobei Mehrfachauswahlen möglich sind.

Direkt hinter dem Namen einer Person finden sich drei Icon:

1. Stift: Erlaubt das Bearbeiten einer eingetragenen Person

2. Schloss: Änderung des Passworts

3. Pfeil: Details zu Rollen und den Rechten einer Person

Benutzer anlegen

Klicken Sie auf den Button Neuer Benutzer, um ein Eingabefenster zu öffnen, über das Sie einen neuen Benutzer oder eine neue Benutzerin in MNSpro hinterlegen können (siehe Abbildung 14). Bitte füllen Sie die Angaben in der sich nun öffnenden Eingabemaske aus. Aus dem Vor- und Nachnamen wird dabei entsprechend den Einstellungen in der Profilvorlage eine E-Mailadresse generiert. Diese fungiert auch als Benutzername beim Einloggen in MNSpro.

Gewöhnen Sie sich in dem Zuge auch direkt an, eine Referenz-ID zu vergeben. Diese weist eine Person eindeutig aus und dient dem System später bei der Zuordnung von Personen per Benutzerimport in MNSpro. Dies ist insbesondere bei einem Schuljahreswechsel von Relevanz, da das System im privaten oder öffentlichen Ordnerbereich hochgeladene Daten immer zuordnen kann, selbst dann, wenn sich der Name des Nutzers ändert.

Wenn Sie das Feld Passwort frei lassen, wird ein Nutzer bei seinem ersten Anmelden ohne Passwortabfrage direkt gebeten, ein neues Passwort anzulegen, bevor er oder sie auch MNSpro gelangt. Alternativ können Sie auch Passwort definieren oder sich ein zufälliges (Einmal-) Passwort generieren lasen.

Da das Passwort üblicherweise verborgen ist, müssen Sie auf das Augensymbol klicken, um es sich anzeigen zu lassen, um es herauszuschreiben oder in eine z.B. E-Mail zu kopieren. Alternativ können Sie ein Passwort auch im verborgenen Zustand kopieren, indem Sie auf das Heftbrett-Symbol klicken.

Legen Sie ebenfalls fest, ob das von Ihnen vergebene Passwort geändert werden soll oder nicht.

Schließen Sie das Erstellen durch das Klicken auf Speichern ab und der neue Schüler, hier Bernd Müller, wurde angelegt.

Benutzer bearbeiten/löschen

Sie können über diese Ansicht auch jederzeit Benutzer bearbeiten. Dazu nutzen Sie idealerweise die Symbolleiste, die in Kapitel 3.1 angesprochen wurde. Hier können Sie nun nachträglich Änderungen an den Eintragungen einzelner Personen vornehmen, beispielsweise eine Referenz-ID hinzufügen, ein Passwort ändern oder einen Benutzer vollständig löschen (siehe Abbildung 15).

Das Bearbeiten ist auch deshalb relevant, da Sie bei der manuellen Einrichtung einer Klasse hierüber Schülerinnen und Schüler einer Klasse, einem Kurs oder einer Arbeitsgruppe zuteilen können.

Benutzer wiederherstellen

Wenn Sie versehentlich einen Benutzer oder eine Benutzerin gelöscht haben, die nicht hätte gelöscht werden sollen, können Sie dies bis 30 Tage nach dem Löschen rückgängig machen. Dazu gehen Sie auf den Reiter Gelöschte Benutzer und markieren einen oder mehrere Personen, die wiederhergestellt werden sollen (siehe Abbildung 16).

Benutzerimport mittels CSV-Datei

Sie können Benutzer sowie deren zugehörigen Kurse, Arbeitsgruppen und Klassen vollautomatisch mittels einer .csv-Datei importieren. Sie können sich die Arbeit noch weiter erleichtern, indem Sie die Importdatei aus Ihrer Schulverwaltungssoftware übernehmen. In NRW ist dies beispielsweise Schild und in Bayern das ASV.

Importdatei erstellen

Da Jedes Bundesland eigene Schulverwaltungssoftware nutzt zeigen wir Ihnen den Aufbau einer Importdatei exemplarisch. Dazu nutzen wir Excel und erstellen unsere Importdatei (siehe Abbildung 17).

Wie bereits angesprochen, kann die Importdatei auch Informationen zu Kursen, Klassen und Arbeitsgruppen enthalten. Dadurch werden automatisch zugeordnete Schülerinnen und Schüler eingetragen, und die Klassen, Kurse und Arbeitsgruppen werden automatisch angelegt, sofern sie noch nicht vorhanden sind.

Die fertige Datei wird anschließend als .csv-Datei im UTF-8-Format abgelegt (siehe Abbildung 18).