Damit ist ihr Schuljahreswechsel erfolgreich abgeschlossen. Wenn Sie darüber hinaus auch das digitale Klassenbuch der AixConcept nutzen, müssen Sie jetzt nurnoch die neuen Kurse anlegen und, wenn Sie kein Untis nutzen, die entsprechenden Schulstunden zuweisen.
Sollte die Struktur Ihres Klassenbuchs nach dem Aktivieren des neuen Schuljahrs nicht automatisch aus dem aktuellen Schuljahr übernommen werden, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Dieser wird dann die bestehende Struktur Ihres Klassenbuchs manuell übernehmen.
Der erste Schritt beim Schuljahreswechsel besteht darin, das neue Schuljahr unter dem Menüpunkt Organisation in den Einstellungen (siehe Abbildung 1) anzulegen und anschließend zu aktivieren.
Sie können erkennen, welches Schuljahr aktiviert ist, indem Sie die Farbcodierung beachten: Ein grüner Kreis zeigt an, dass das Schuljahr aktiviert ist, während ein roter Kreis darauf hinweist, dass das Schuljahr deaktiviert ist.
Um ein Schuljahr zu aktivieren, klicken Sie auf das Symbol links neben dem Stift-Icon. Mit dem Stift-Icon können Sie die Bezeichnung und den Zeitraum des Schuljahres nachträglich bearbeiten. Über das Mülleimer-Symbol können Sie das Schuljahr vollständig löschen.
Um ein neues Schuljahr anzulegen, klicken Sie auf den Button Neues Schuljahr und befüllen anschließend die Eingabemaske des sich öffnenden Fensters. Beenden Sie Ihre Eingabe anschließend über das Speichern (siehe Abbildung 2).
Hinweis: Unter dem Punkt Bezeichnungen ist nach dem Öffnen bereits ein Beispiel eingetragen. Bitte ersetzen Sie diese Eintragung durch Ihre eigenen Angaben.
Nachdem Sie Ihre Eintragungen vorgenommen haben, bestätigen Sie dies mit Hinzufügen, und Ihr neues Schuljahr wird in der Liste der Schuljahre erscheinen (siehe Abbildung 3).
In MNSpro werden Änderungen nur dann übernommen, wenn Sie diese nach der Eintragung gespeichert haben. Den entsprechenden Button finden Sie in der Regel unten rechts in den Eingabemasken.
Zum Abschluss müssen Sie nun die Eintragung speichern. Dabei wird das Schuljahr jedoch nicht automatisch aktiviert. Wie bereits erwähnt, müssen Sie ein Schuljahr bewusst über das Symbol links neben dem Stift-Symbol aktivieren.
Über die Benutzerverwaltung haben Sie die Möglichkeit neue Benutzerinnen und Benutzer in MNSpro zu hinterlegen und so Ihr neues Schuljahr mit Leben zu füllen. Dies betrifft dabei sowohl Lehrkräfte als auch Schülerinnen und Schüler sowie neue Administratoren.
Zum Öffnen der Benutzerverwaltung klicken Sie unter Werkzeuge auf die Kachel Benutzer.
Der einfachste und schnellste Weg, neue Benutzer anzulegen oder zu löschen, ist die manuelle Methode. Dieses Vorgehen empfiehlt sich besonders, wenn während des laufenden Schuljahres neue Schülerinnen oder Schüler sowie Lehrkräfte an die Schule wechseln und für MNSpro registriert werden müssen.
In der Benutzerverwaltung sehen Sie dazu alle Benutzer, die bereits in MNSpro angelegt sind (siehe Abbildung 13).
Einzelne Personen können Sie dabei gezielt über die Suchfunktion finden oder Sie filtern die Ansicht nach einzelnen Rollen, wobei Mehrfachauswahlen möglich sind.
Direkt hinter dem Namen einer Person finden sich drei Icon:
Stift: Erlaubt das Bearbeiten einer eingetragenen Person
Schloss: Änderung des Passworts
Pfeil: Details zu Rollen und den Rechten einer Person
Klicken Sie auf den Button Neuer Benutzer, um ein Eingabefenster zu öffnen, über das Sie einen neuen Benutzer oder eine neue Benutzerin in MNSpro hinterlegen können (siehe Abbildung 14). Bitte füllen Sie die Angaben in der sich nun öffnenden Eingabemaske aus. Aus dem Vor- und Nachnamen wird dabei entsprechend den Einstellungen in der Profilvorlage eine E-Mailadresse generiert. Diese fungiert auch als Benutzername beim Einloggen in MNSpro.
Sollte bereits ein Benutzer mit gleichem Vor- und Nachmanen hinterlegt sein, wird die E-Mail-Adresse um eine Zahl ergänzt. Alternativ können Sie die E-Mai-Adresse auch direkt selbst über Ihre Tastatur anpassen.
Gewöhnen Sie sich in dem Zuge auch direkt an, eine Referenz-ID zu vergeben. Diese weist eine Person eindeutig aus und dient dem System später bei der Zuordnung von Personen per Benutzerimport in MNSpro. Dies ist insbesondere bei einem Schuljahreswechsel von Relevanz, da das System im privaten oder öffentlichen Ordnerbereich hochgeladene Daten immer zuordnen kann, selbst dann, wenn sich der Name des Nutzers ändert.
Die Referenz-IDs werden einheitlich durch die Schulverwaltungen vergeben und begleiten einen Schüler sein ganzes schulisches Leben lang in unveränderter Form. Daher können Sie diese in der Regel über Ihr Schulverwaltungssystem herunterladen.
Insbesondere bei Namensänderungen, beispielsweise durch Heirat, erweist sich die Referenz-ID als unübertroffenes Identifikationsmerkmal.
Wenn Sie das Feld Passwort frei lassen, wird ein Nutzer bei seinem ersten Anmelden ohne Passwortabfrage direkt gebeten, ein neues Passwort anzulegen, bevor er oder sie auch MNSpro gelangt. Alternativ können Sie auch Passwort definieren oder sich ein zufälliges (Einmal-) Passwort generieren lasen.
Da das Passwort üblicherweise verborgen ist, müssen Sie auf das Augensymbol klicken, um es sich anzeigen zu lassen, um es herauszuschreiben oder in eine z.B. E-Mail zu kopieren. Alternativ können Sie ein Passwort auch im verborgenen Zustand kopieren, indem Sie auf das Heftbrett-Symbol klicken.
Legen Sie ebenfalls fest, ob das von Ihnen vergebene Passwort geändert werden soll oder nicht.
Schließen Sie das Erstellen durch das Klicken auf Speichern ab und der neue Schüler, hier Bernd Müller, wurde angelegt.
Sie können über diese Ansicht auch jederzeit Benutzer bearbeiten. Dazu nutzen Sie idealerweise die Symbolleiste, die in Kapitel 3.1 angesprochen wurde. Hier können Sie nun nachträglich Änderungen an den Eintragungen einzelner Personen vornehmen, beispielsweise eine Referenz-ID hinzufügen, ein Passwort ändern oder einen Benutzer vollständig löschen (siehe Abbildung 15).
Das Bearbeiten ist auch deshalb relevant, da Sie bei der manuellen Einrichtung einer Klasse hierüber Schülerinnen und Schüler einer Klasse, einem Kurs oder einer Arbeitsgruppe zuteilen können.
Wenn Sie versehentlich einen Benutzer oder eine Benutzerin gelöscht haben, die nicht hätte gelöscht werden sollen, können Sie dies bis 30 Tage nach dem Löschen rückgängig machen. Dazu gehen Sie auf den Reiter Gelöschte Benutzer und markieren einen oder mehrere Personen, die wiederhergestellt werden sollen (siehe Abbildung 16).
Der genaue Löschzeitpunkt wir Ihnen an dieser Stelle nicht mitgeteilt.
Sie können Benutzer sowie deren zugehörigen Kurse, Arbeitsgruppen und Klassen vollautomatisch mittels einer .csv-Datei importieren. Sie können sich die Arbeit noch weiter erleichtern, indem Sie die Importdatei aus Ihrer Schulverwaltungssoftware übernehmen. In NRW ist dies beispielsweise Schild und in Bayern das ASV.
Da Jedes Bundesland eigene Schulverwaltungssoftware nutzt zeigen wir Ihnen den Aufbau einer Importdatei exemplarisch. Dazu nutzen wir Excel und erstellen unsere Importdatei (siehe Abbildung 17).
Praxistipp: Da Sie über den Benutzerimport auch Ihre Kurse, Klassen und Arbeitsgruppen vollautomatisch anlegen können, pflegen viele Schulen diese bereits in der Schulverwaltungssoftware ein, um sich bei den regelmäßigen Schuljahreswechseln Arbeit zu sparen.
Wie bereits angesprochen, kann die Importdatei auch Informationen zu Kursen, Klassen und Arbeitsgruppen enthalten. Dadurch werden automatisch zugeordnete Schülerinnen und Schüler eingetragen, und die Klassen, Kurse und Arbeitsgruppen werden automatisch angelegt, sofern sie noch nicht vorhanden sind.
Die fertige Datei wird anschließend als .csv-Datei im UTF-8-Format abgelegt (siehe Abbildung 18).
Wichtig: Die in diesem Abschnitt gezeigt Importdatei ist nur für Vollcloudsysteme geeignet. Sollten Sie ein Hybridsystem nutzen folgen Sie DIESER Anleitung.
Wenn Sie Ihren Schuljahreswechsel nicht mittels CSV-Import durchführen wollen, müssen Sie als nächstes die zu unterrichtenden Klassen und Kurse zu erstellen. Klassen und Kurse erstellen
Unter Werkzeug -> Gruppen gelangen Sie zur Gruppenverwaltung (Abbildung 4).
Nun sehen Sie alle Klassen, Kurse und Arbeitsgruppen, die bereits für Ihre Schule eingerichtet wurden und können diese Liste bequem nach Schuljahren und Typen – also ob es sich um eine Klasse, einen Kurs oder eine Arbeitsgruppe handelt – filtern (siehe Abbildung 5).
Wenn Sie eine neue Gruppe erstellen möchten, klicken Sie auf 'Neue Gruppe'. Es öffnet sich dann ein Fenster, in dem Sie die Parameter für die neue Gruppe festlegen können (siehe Abbildung 6).
Nachdem Sie den Namen für Ihre Gruppe angegeben haben, definieren Sie, ob es sich um eine Klasse, einen Kurs oder eine Arbeitsgruppe handelt (siehe Abbildung 7).
Wir wählen einen Kurs aus und speichern unsere Eingabe (siehe Abbildung 18).
Im Hintergrund erstellt MNSpro Zugänge zu u.a. relevanten Programmen von Microsoft. Darunter OneNote und Teams.
In MNSpro Cloud unterscheiden wir zwischen zwei Arten von Gruppen. Eine Klasse oder ein Kurs beinhaltet die Interaktion zwischen Lehrern und Schülern. Alle Lehrer werden als Besitzer der Gruppe festgelegt, während Schüler lediglich als Mitglieder eingetragen werden und daher weniger Rechte haben. Sie können das Team nicht verwalten oder Kalendereinträge vornehmen. Diese Funktionen sind ausschließlich den Besitzern vorbehalten.
Eine Arbeitsgruppe hingegen ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Lehrern. Hierbei müssen Sie jedoch mindestens einen Besitzer ernennen, der die Arbeitsgruppe verwalten und Kalendereinträge festlegen kann. Alle anderen Kollegen werden als Mitglieder eingetragen und haben keine Verwaltungsrechte oder die Möglichkeit, Kalendereinträge zu erstellen oder zu bearbeiten.
Nachdem Sie den Kurs erstellt haben, müssen Sie nun Schülerinnen und Schüler sowie die notwendigen Lehrkräfte zuordnen (siehe Abbildung 9).
Abgesehen vom Benutzerimport haben Sie dazu zwei Möglichkeiten. Der naheliegendste Weg ist das individuelle Hinzufügen von Mitgliedern. Klicken Sie dazu auf den Button Mitglieder hinzufügen und wählen Sie im folgenden Fenster die Personen aus, die dem Kurs angehören sollen (siehe Abbildung 10).
Sie können mehrere Personen zeitgleich auswählen.
Da dieser naheliegende Weg sehr mühselig werden kann, können Sie auch einfach Benutzerinnen und Benutzer aus einem bestehenden Kurs übernehmen. Klicken Sie dazu auf den kleinen Button neben Mitglieder hinzufügen und fügen Sie Personen aus einer anderen Gruppe hinzu (siehe Abbildung 11).
Auf diese Weise befüllen Sie Ihren Kurs sehr schnell mit Schülerinnen und Schülern sowie Lehrpersonal für den Unterricht.
Wenn Sie eine oder mehrere Gruppen löschen möchten, markieren Sie diese in der Übersicht und klicken anschließend auf Gruppe löschen (siehe Abbildung 12).
Nachdem Sie eine Gruppe gelöscht haben, erscheint diese unter Gelöschte Gruppen (siehe Abbildung 13). Von hier aus können Sie diese innerhalb der nächsten 30 Tage wiederherstellen. Nach diesen 30 Tagen ist die Gruppe für Sie nicht mehr wiederherstellbar. Nach weiteren 30 Tagen, kann dies auch nicht mehr von der AixConcept rückgängig gemacht werden.
Beim Anlegen einer Arbeitsgruppe gehen Sie analog zum Anlegen eines Kurses vor.
