Elternbriefe

Überblick

Das Elternbrief-Modul ermöglicht eine strukturierte, digitale Kommunikation zwischen Schulen und Erziehungsberechtigten. Schulen können Elternbriefe erstellen, Anhänge hinzufügen, Rückmeldemöglichkeiten konfigurieren und gezielt an definierte Empfängerkreise versenden. Erziehungsberechtigte erhalten die Briefe direkt in der AIXONE Eltern App und per E-Mail und können, je nach Rückmeldeart, direkt darauf reagieren.

Wozu kann das Elternbriefe Modul genutzt werden?

Informationsweitergabe

Einfache und schnelle Kommunikation wichtiger Informationen an Eltern, z. B. Ankündigungen, Veranstaltungen oder organisatorische Hinweise.

Digitale Rückläufer einsammeln

Eltern können direkt auf einen Elternbrief antworten - mit einer Lesebestätigung, einem Freitext oder durch Auswahl vordefinierter Optionen. Dadurch entfallen Zettelwirtschaft und manuelle Nachverfolgung.

Leistungsrückmeldungen

Lehrkräfte können individuelle Rückmeldungen an Eltern einzelner Schüler:innen übermitteln, z. B. Lob, Hinweise auf Förderbedarf oder Verhaltensrückmeldungen.

Digitale Listen pflegen

Elternbriefe mit Rückmeldungsoptionen können genutzt werden, Teilnahmeabfragen (z. B. für Ausflüge) oder Essensbestellungen effizient zu organisieren.

Erinnerungsfunktion bei fehlenden Rückmeldungen

Lehrkräfte können gezielt erneut Eltern anschreiben, die bislang noch keine Rückmeldung gegeben haben.

Nachverfolgung

Durch den zentralen Rückmeldestatus in MNSpro können Schulen jederzeit nachvollziehen, wer bereits reagiert hat – inklusive Exportmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung (z. B. in Excel).

Komponentenübersicht

MNSpro

• Erstellung und Verwaltung von Elternbriefen

• Auswahl von Empfängerkreisen (Klassen, Kurse, einzelne Schüler:innen)

• Konfiguration von Rückmeldeoptionen

• Nachverfolgung des Rückmeldestatus

• Export von Rückmeldungen (CSV)

AIXONE Eltern App / E-Mail

• Anzeige von Inhalten und Anhängen

• Interaktive Rückmeldemöglichkeiten entsprechend der konfigurierten Rückmeldeart

Alle Elternbriefe verwalten

Es findet keine Einschränkung des Empfängerkreises statt, alle

Kurse/Klassen/Stufen/Schüler:innen bzw. die gesamte Schule kann angeschrieben werden.

Erstellung und Versand von Elternbriefen

Elternbriefe werden in MNSpro erstellt - entweder über:

1. Werkzeuge > Elternkommunikation > Elternbriefe

2. Kursdetailansicht im Kursmodul (gleiche Ansicht wie 1., hier ist wird der Kurs bereits als Empfänger vorausgewählt) Schritt-für-Schritt

1. Inhalte des Elternbriefs erstellen:

Nach Klick auf „Neuer Elternbrief“ öffnet sich ein Formular zur Eingabe von:

• Titel

• Inhalt

• Empfänger (ganze Schule, Stufen, Klassen, Kurse, einzelne Schüler:innen - abhängig von den gesetzten Rechten)

• Rückmeldeoption

• Anhängen (max. 5 Dateien, je ≤ 100 MB)

Hinweis: Anhänge werden nicht direkt per E-Mail versendet, sondern in der Cloud gespeichert. Die E-Mail enthält Download-Links.

2. Art der Rückmeldung eintragen

Für Elternbriefe können Rückmeldungen eingefordert werden. Um eine Rückmeldung einzustellen, muss der zunächst der Haken bei “Rückmeldungen” gesetzt werden. Es stehen folgende Formen der Rückmeldungen durch die Eltern zur Verfügung:

Optional kann ein Datum gesetzt werden, bis wann Rückmeldungen möglich sind. Nach Ablauf dieses Datums sind keine Antworten mehr möglich.

3. Empfängerüberprüfung:

Nach dem Klick auf “Weiter” gelangt man auf eine Übersicht aller Empfänger, welche Schüler:innen den Elternbrief erhalten würden. Dabei werden pro ausgewähltem Schüler folgende Informationen angezeigt:

• Eltern App

Zeigt an, ob die/der Schüler:in bereits mit einer Eltern App verknüpft wurde

• Eltern E-Mail

Ist die E-Mail-Adresse mindestens eines Elternteils bekannt?

Wenn mindestens eine Eltern-E-Mail-Adresse bekannt ist, oder der Schüler mit einer Eltern App verknüpft wurde, kann der Elternbrief für den entsprechenden Schüler verschickt werden.

Ein orangenes Ausrufezeichen weist auf fehlende Zustellmöglichkeiten hin (weder EMail noch App verknüpft).

Fehlende E-Mail-Adressen können hier direkt ergänzt werden. Durch Doppelklick in die

Spalte “Eltern E-Mail" kann eine Adresse eingetragen werden. Dabei wird im Hintergrund ein Elternkontakt mit dieser E-Mail-Adresse für den Schüler angelegt und wird automatisch bei allen späteren Elternbriefen als Empfänger Adresse verwendet.

Alle Elternkontakte eines Schülers/einer Schülerin können unter “Werkzeuge > Elternkommunikation > Kontakte” eingesehen und bearbeitet werden.

4. Versand

Nach der Eingabe der Inhalte, sowie der Überprüfung der Empfänger, können die

Elternbriefe über den Button “Senden” direkt verschickt werden oder über den Button

“Entwurf speichern” für den späteren Versand gespeichert werden. Eine Änderung der Elternbriefs ist nach dem Versand nicht mehr möglich, nur Entwürfe können, solange diese noch nicht verschickt wurden, bearbeitet werden. Entwürfe werden über ein Grünes Label auf der Elternbriefübersicht gekennzeichnet.

Elternbriefe werden immer über die Eltern App und die eingetragenen E-Mail-Adressen gleichzeitig verschickt, um ein Höchstmaß an erfolgreichen Zustellungen zu gewährleisten.

Empfang & Rückmeldungen

Elternbriefe werden immer an die eingetragenen Eltern-E-Mail-Adressen und die Eltern

App gleichzeitig verschickt. Ist die App installiert, wird auch immer eine Push-

Notification Geräten ausgelöst, sofern dies durch die Einstellungen der App erlaubt ist.

E-Mail

Eltern Briefe per E-Mail werden immer mit dem Absender-E-Mail Adresse [email protected] verschickt.

Als Antwort Adresse (reply-to) wird die E-Mail-Adresse des Autors des Elternbriefs gesetzt.

Wenn für den Elternbrief eine Rückmeldung eingestellt wurde, wird in der E-Mail eine Schaltfläche “Rückmeldung geben” angezeigt. Nach dem Klick auf diese, öffnet sich automatisch die Eltern App, wenn diese auf dem gleichen Gerät installiert wurde und öffnet automatisch den Elternbrief.

Wenn keine App vorhanden ist, öffnet sich der Webbrowser und zeigt den Elternbrief im Webportal an. Die gewünschte Rückmeldungsoption kann gewählt und abgeschickt werden. Wird das Webportal verwendet, wird der Benutzer automatisch authorisiert, eine Rückmeldung für den Elternbrief zu geben. Das Registrieren und Anlegen eines Accounts über das Webportal oder die Eltern App ist dabei nicht nötig.

Eine Rückmeldung kann pro Kind immer nur einmal gegeben werden. Wird zum Beispiel eine Rückmeldung in der E-Mail gegeben, ist es nicht mehr möglich in der Eltern App eine weitere Rückmeldung abzuschicken.

Eltern App

In der Elternapp werden neue Elternbriefe oben auf der Übersichtsseite angezeigt und zusätzlich immer, wenn technisch möglich, durch eine Push-Notification angekündigt.

Ein Oranges Ausrufungszeichen neben den Elternbriefen zeigt an, ob eine noch eine Rückmeldung gegeben werden muss, ein grüner Haken, das eine Rückmeldung bereits abgeschickt wurde.

Wenn man einen Elternbrief per Klick öffnet, werden unter dem Elternbrief die Möglichkeiten zur Rückmeldung angezeigt und über den Button “Bestätigen” darunter, kann die Rückmeldung an die Schule abgeschickt werden.

Beispiele für die verschiedenen, Rückmeldungsmöglichkeiten, die beim Versand des Elternbriefs eingestellt werden können:

Mehrfachauswahl

Einfachauswahl

Freitext

Lesebestätigung

Auswertung von Elternbriefen

Wurde ein Elternbrief verschickt, bietet MNSpro die Möglichkeit Rückmeldungen und Versandstatistiken einzusehen und ggf. Elternbriefe erneut zu verschicken.

Schon auf der Übersicht der Elternbriefe können die Anzahl der bereits gegebenen Rückmeldungen und Summe der insgesamt möglichen Rückmeldungen auf einen Blick eingesehen werden:

Wenn man nun einen Elternbrief über das Pfeil-Icon am rechten Rand der Tabelle öffnet, erhält man zunächst eine Übersicht über alle Inhalte, Anhänge und eingestellte Rückmeldungs-Möglichkeiten des Elternbriefs:

Über den Tab “Empfänger & Rückmeldungen” gelangt man auf eine Übersicht über alle

Empfänger des Elternbriefs, sowie die gemachten Rückmeldungen durch die Eltern. Die Zahlen im Tab (im Screenshot “1 / 1”) sind die Summe der gemachten Rückmeldungen und nach dem Slash die Summe der Empfänger. Dabei werden hier nur tatsächlich verschickte Elternbriefe gezählt. Sind zum Zeitpunkt des Versands weder eine App Verknüpfung vorhanden gewesen noch eine E-Mail-Adresse eingetragen, werden diese nicht mitgezählt.

Unter diesem Tab wird eine Tabelle aller Rückmeldungen dargestellt. Im folgenden ein Beispiel eines Elternbriefs mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten, aus der die Eltern bzw. Empfänger eine Antwort auswählen konnten:

Dabei werden alle Antwortmöglichkeiten als Spalten dargestellt und ein grüner Haken zeigt die durch die Eltern ausgewählte Antwort für das Kind an. Bei einer

Mehrfachantwort ist die Darstellung identisch, nur dass mehrere Spalten mit einem grünen Haken dargestellt werden können.

Bei Freitext-Anworten wird nur eine Spalte “Rückmeldung” mit dem durch die Eltern eingegebenen Texte angezeigt:

Bei einer reinen Lesebestätigung wird nur eine Spalte ”Lesebestätigung” angezeigt, bei der, solange die Lesebestätigung aussteht, ein rotes X dargestellt wird:

Nachdem eine Lesebestätigung gesendet wurde, wird hier ein grüner Haken und der Zeitpunkt der Bestätigung angezeigt.

Export von Empfängern und Rückmeldungen

Die Tabelle unter dem Tab “Empfänger und Rückmeldungen” kann über den Button “Herunterladen” als CSV-Datei heruntergeladen werden, die in Excel geöffnet werden kann.

Die Spalten und Zeilen sind dabei in Excel identisch mit den Zeilen und Spalten in MNSpro, lediglich die grünen und roten Haken-Icons werden durch die Werte “Ja” oder “Nein” ersetzt.

Erneutes Senden

In der Ansicht der Empfänger ist es auch möglich, den Elternbrief an einzelne oder mehrere Erziehungsberechtigte, erneut zu senden, um z.B. an eine Rückmeldung zu erinnern.

Dazu markiert man die entsprechenden Schüler:innen (1) und klickt danach auf “Erneut senden” (2). Alternativ kann man über (3) den Elternbrief erneut an einzelne Empfänger verschicken.