Benutzerimport
Um nicht jeden Benutzer einzeln anlegen zu müssen, kann in der Benutzerverwaltung ein sogenannter Benutzerimport durchgeführt werden. Bei diesem werden Schüler bzw. Lehrer aus einer Liste automatisiert importiert und in das System eingepflegt. Voraussetzung dafür ist, dass diese Liste als CSV-Datei vorliegt. Um einen Benutzerimport durchzuführen, wählen Sie auf der Navigationsbereich die Benutzerverwaltung aus und danach den Karteireiter „Benutzerimport“. Es öffnet sich nun folgendes Dialogfenster:
Die CSV können Sie aus Ihrer Schulverwaltungssoftware (wie z.B. Schild-NRW,ASV, etc) exportieren.
Bevor wir den Benutzerimport von Schülerdaten bzw. Lehrerdaten erläutern, werfen wir zunächst einen Blick auf das Dateiformat, das für den Import von Benutzern erforderlich ist. Die Daten müssen als UTF-8-formatierte CSV-Dateien vorliegen. Eine CSV-Datei ist eine Tabelle, die als Textdatei gespeichert ist. Die einzelnen Datenfelder sind dabei durch ein Feldtrennsymbol, einzelne Datensätze durch ein Datensatztrennsymbol separiert. Die Benutzerverwaltung erkennt sowohl Kommata als auch Semikola als Feldtrennsymbol und Zeilenumbrüche als Datensatztrennsymbol. Das heißt, jeder Datensatz muss in einer eigenen Zeile stehen. Für jeden Benutzer gibt es einen Datensatz, der alle Daten dieses Benutzers enthält. Innerhalb des Datensatzes müssen die Datenfelder (z. B. Vor- und Nachname) durch ein Komma oder Semikolon voneinander getrennt sein. Die einzelnen Datenfelder stehen idealerweise in Anführungszeichen.
Die CSV Datei muss immer im UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) gesichert werden
Eine Beispiel-Datei können Sie hier herunterladen:
Für Schülerdaten werden in der Tabelle folgende Datenfelder immer benötigt:
Vorname
Nachname
Referenz-ID
Gruppen#Klasse
Gruppen#Kurs
Mail (wenn Consent abgefragt wird)
Für Lehrerdaten werden in der Tabelle folgende Datenfelder immer benötigt:
Vorname
Nachname
Referenz-ID
Gruppen#Kurs
Um die Daten einzulesen, ist eine Kopfzeile für die Tabelle erforderlich. Verwenden Sie bitte die oben genannten Bezeichnungen der Datenfelder (Vorname, Nachname, Referenz-ID, Gruppen#Klasse, Gruppen#Kurs) als Spaltenüberschriften. Die Spaltenüberschriften separieren Sie mit einem Trennzeichen (Komma oder Semikolon) voneinander. Soll ein Benutzer in mehreren Gruppen enthalten sein, muss der Gruppenname mit dem Pipe Zeichen „|“ getrennt werden.
Achten Sie darauf, dass die Formatierung in der gesamten CSV-Datei einheitlich ist.
Die Referenz-ID muss für die komplette Laufbahn eines Benutzers eindeutig sein. Wir empfehlen Ihnen, stets mit Referenz-IDs zu arbeiten, da nur mit diesen eine eindeutige Identifikation der Schüler bzw. Lehrer gewährleistet werden kann. Aus gängigen Schulverwaltungsanwendungen wie der ASV kann eine eindeutige Referenz-ID direkt exportiert werden.
Nachdem Sie nun die Importdatei vorbereitet haben müssen die ersten Schritte in MNSpro Cloud vorgenommen werden. Als erstes müssen Sie entscheiden welche Benutzergruppe Sie importieren möchten! Öffnen Sie dazu das Dropdownmenü im Templatebereich und wählen Ihren Benutzertyp aus!
Wenn das Template ausgewählt wurden ist, muss im zweiten Schritt der Zeitraum ausgewählt werden. Der Zeitraum entspricht meist das aktuelle Schuljahr. Sollte der neue Zeitraum im Dropdown Menü nicht zur Verfügung stehen, so muss dieser in der Organisationsverwaltung zuerst erstellt werden!
Alle neu angelegten Schüler / Gruppen werden nun mit dem neuen Schuljahr eingelesen. Der persönliche Cloudspeicher des Schülers / Lehrers bleiben davon unberührt! Die Kurse aus dem alten Schuljahr werden archiviert so dass der Benutzer jederzeit auf die Dateien zurückgreifen kann so lange der Kurs nicht vom Administrator gelöscht oder der Benutzer aus der Gruppe entfernt wird.
Nachdem das Template und der Zeitraum für den Massenimport ausgewählt wurden müssen nun die Optionen für den Import berücksichtigt werden! (s. Abb.13)! Da hier schnell Fehler passieren können wird im Folgenden kurz erläutert, was hinter jeder einzelnen Funktion steckt bzw. was im System mit bestehenden Daten passieren kann!
Lösche vorhandene Benutzer, die nicht in der CSV vorkommen
Wählen Sie diese Option, wenn Sie die komplette Schulliste einlesen und alle bestehenden Schülerdaten löschen möchten, die nicht in der eingelesenen CSV-Datei vorkommen. Bei dieser Option verhält sich das Modul wie folgt:
Datensätze auf der eingelesenen Liste, deren Referenz-ID bzw. Vor- und Nachname mit einem bestehenden Benutzer in MNSpro-Cloud identisch sind, werden mit diesem automatisch zusammengeführt.
Bestehende Benutzerkonten, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, werden gelöscht.
Benutzer, die noch nicht im MNSpro-System vorhanden sind, werden angelegt.
Die Verwendung dieser Option ist sinnvoll, wenn Sie die Schülerdaten in einer Schulverwaltungssoftware pflegen, dort Versetzungen, Zu- und Abgänge vornehmen und diesen Datenbestand übernehmen möchten. Es wird dringend empfohlen, diese Option nur in Kombination mit Referenz-IDs zu verwenden, da identische Schüler, Zu- und Abgänge sonst nicht zuverlässig erkannt werden können. Ist diese Option deaktiviert, werden die eingelesenen Daten zu den bestehenden Schülerdaten hinzugefügt. Benutzer mit identischer Referenz-ID bzw. mit identischen Vor- und Nachnamen werden zwar auch zusammengeführt, doch Benutzer, die nicht in der CSV-Datei vorkommen, werden nicht gelöscht.
Achten Sie darauf, dass bei gelöschten User auch die Daten in der Cloud sowie der Posteingang gelöscht wird. Informieren Sie Ihre User vorher damit dieser seine Daten sichern kann!
Lösche vorhandene Gruppen, die nicht in der CSV Datei vorkommen
Wählen Sie diese Option wenn Sie alle Gruppen einlesen und alle bestehenden Gruppen löschen möchten, welche nicht in der CSV Datei vorkommen. Dabei geht das System wie folgt vor:
Gruppen welche im System vorhanden sind allerdings nicht mehr in der CSV Datei vorkommen werden gelöscht! Achtung in diesem Fall werden auch die Materialien aus der Gruppe mit gelöscht.
Bei bestehenden Gruppen welche sowohl im System als auch in der CSV Datei vorkommen werden die Benutzer aktualisiert
Gruppen, die noch nicht in MNSpro Cloud vorhanden sind, werden angelegt
Zustimmungsbedürftig
Ist dieses Option aktiviert wird aus dem System heraus eine Email an die Eltern der Schüler geschickt wo der Erziehungsberechtigte der Nutzung von MNSpro Cloud zustimmen muss. Erst wenn dies erfolgt ist wird der Benutzer in MNSpro Cloud angelegt und kann die Oberfläche aktiv nutzen.
Die Email Adressen der Erziehungsberechtigten Personen sollten bereits in der CSV-Datei vorhanden sein da sonst im Nachgang ein Bearbeiten sehr aufwendig sein kann!
Nachdem Sie nun die Optionen ausgewählt haben, müssen Sie die Import Datei von Ihrem PC auswählen. Klicken Sie dazu auf den Button „Auswählen“.
Im jetzt geöffneten Dialogfenster wird Ihnen der Speicherplatz ihres Computers angezeigt. Wählen Sie die Import CSV aus und klicken auf Öffnen!
Bevor die Datei eingelesen wird, muss diese vom System „Analysiert“ werden. Abhängig der Optionen welche Sie vorher gewählt haben entscheidet das System wie mit den Importinformationen vorgegangen werden muss!
Was genau bedeuten nun die einzelnen Status:
Der Benutzer wird aus dem System gelöscht. | ||
Der Benutzer wird erstellt oder bei bereits vorhandenen Benutzern werden die Kurse erweitert. | ||
Die Informationen können vom System nicht sauber eingelesen werden und müssen händisch geändert werden. Hier ist es möglich den Namen direkt im Analysefenster zu bearbeiten. | ||
Der Benutzer ist bereits mit allen Informationen im System vorhanden und es wird nichts geändert |
Sollten Sie merken, dass ein Name falsch geschrieben wurde und Ihnen das System ein gelbes Ausrufezeichen darstellt, so können Sie hier direkt im Analysefenster den Namen bearbeiten. Ein weiterer Vorteil der Benutzerverwaltung ist, dass Sie direkt in der ersten Analyse Benutzer z.B. die nicht gelöscht werden sollen obwohl das System dies vorgibt herauslöschen können. Markieren Sie dazu die Personen welche nicht gelöscht werden soll und klicken in der Menübar anschließend auf den Button „Auswahl löschen“.
Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben können Sie entweder das System auffordern die CSV Daten erneut zu analysieren. Das System schaut in diesem Schritt nach ob es weitere Konflikte (gelber Button) vorhanden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie im letzten Schritt auf den Button „Importieren“ klicken!
Sollten Sie nach der „ersten Analyse“ Benutzer in der Auswahl gelöscht haben und Konflikte gelöst haben werden die „gelöschten Benutzer“ bei erneuter Analyse wieder angezeigt und diese müssen Sie erneut markieren und dann löschen!
Sobald Sie auf den Button „Importieren“ geklickt haben, müssen Sie im abschließenden Punkt betätigen das die Benutzerdaten ins System importiert werden sollen.
Bitte beachten Sie, dass ein Import von mehreren Benutzern einige Zeit in Anspruch nehmen kann! In dieser Zeit sind keine anderen Administrativen Tätigkeiten möglich. Wenn der Import erfolgreich durchgeführt wurde wird dies vom System mit einer Bestätigung angezeigt. Zusätzlich werden Sie über den Importvorgang per Mail benachrichtigt!
Eine Zusammenfassung wird Ihnen als Administrator per Mail zugeschickt! Klicken Sie dazu im Dashboard auf die Kachel Mails. In der Zusammenfassung welche vom System nach erfolgreichen Import angezeigt wird, stehen Ihnen alle notwendigen Informationen zur Verfügung. Zusätzlich wird Ihnen eine Import .csv Datei als Anhang mitgeschickt!
Das hier abgebildete Szenario hat sich auf den Schülerimport gestützt. Die gleiche Funktion steht Ihnen auch im Template „Lehrer“ zur Verfügung.
Sollte es während des Schuljahres Veränderungen beim Nachnamen eines Benutzers geben, oder nach den Sommerferien findet eine Versetzung statt, so führen Sie wie oben beschrieben einen neuen Import durch. Durch den Deltaimport werden die Namen des Benutzers geändert bzw. die Gruppenzugehörigkeit wird dem neuen Import angepasst! Dank der Referenz-ID bleiben die Emails und die eigenen Dateien bestehen.
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