Kennwörter

Einleitung

****Mit dem Modul Kennwörter können Sie die Kennwörter von einzelnen Benutzern, von Klassen und Arbeitsgruppen sowie allen Benutzern mit derselben Profilvorlage neu vergeben. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Kennwortoptionen von Benutzern zu ändern. Funktionen, welche für MNSpro Cloud relevant sind, werden mit einem Icon hervorgehoben!

Werkzeugrechte

Beachten Sie, dass Sie ggf. nicht auf alle dargestellten Funktionen des Moduls Zugriff haben. Im Modul Werkzeugrechte legen Sie fest, welchen Benutzern welche Funktionen zur Verfügung stehen.

Wählen Sie im Modul Werkzeugrechte in der linken Spalte den Menüpunkt „Kennwörter“ aus. Im rechten Fenster können Sie dann folgende Rechte vergeben:

• Modul starten

Legt fest, wer das Modul Kennwörter öffnen darf.

• Kennwörter für Gruppe ändern

Legt fest, wer Kennwörter für alle Benutzer einer Klasse oder Benutzergruppe gleichzeitig ändern darf.

Achtung: Mit diesem Recht wird lediglich der Menüpunkt „Klasse/Gruppe“ freigeschaltet. Nur wer zusätzlich unter „Kennwörter ändern“ die Berechtigung erteilt bekommt, Änderungen bei Benutzern mit der entsprechenden Profilvorlage vorzunehmen, kann die Kennwörter der zur Klasse/Gruppe gehörigen Benutzer tatsächlich ändern.

• Kennwörter ändern (separate Rechtevergabe für Benutzer mit den Profilvorlagen „Administrator“, „Schüler“ und „Lehrer“)

Legt fest, wer die Kennwörter von Benutzerkonten, die nach der entsprechenden Profilvorlage erstellt wurden, ändern darf.

Wenn Ihnen im Modul Kennwörter Benutzer ausgegraut angezeigt werden, haben Sie nicht die erforderlichen Rechte, um bei diesen Benutzern das Kennwort und die Kennwortoptionen zu ändern. Sprechen Sie in diesem Fall mit Ihrem Administrator.

Handhabung

Das Modul Kennwörter ist ein mächtiges Verwaltungswerkzeug, das es Ihnen erlaubt, mit einem Klick die Kontoeigenschaften von Hunderten Benutzern zu ändern. Wenden Sie dieses Modul daher mit Bedacht und nur bei genauer Kenntnis der Auswirkungen an.

Das Modul Kennwörter ist unterteilt in die folgenden Hauptfunktionen (s. Abbildung 1):

Einzelne Benutzer	Hier können Sie einen einzelnen Benutzer suchen, sein Kennwort ändern und die Kennwortoptionen anpassen.
Klasse/Gruppe	Hier können Sie die Kennwörter und Kennwortoptionen von Klassen und Benutzergruppen ändern.

Abbildung 1: Hauptfunktionen des Moduls Kennwörter

Einzelne Benutzer

Um das Kennwort oder die Kennwortoptionen eines einzelnen Benutzers zu ändern, geben Sie den Benutzernamen, den Vor- oder Nachnamen des Benutzers oder Teile davon in das Suchfeld ein (s. Abbildung 2). Klicken Sie auf das Lupe-Symbol. Die Suchergebnisse werden Ihnen in der Tabelle aufgelistet.

Wenn Sie eine Tree-Umgebung verwenden, können Sie zunächst noch die Domain auswählen, in der Sie suchen möchten.

Abbildung 2: Benutzersuche im Modul Kennwörter in Tree Umgebung

Wählen Sie in der Tabelle mit einem Mausklick den Benutzer aus, dessen Kennwort Sie ändern möchten. Klicken Sie anschließend auf „Kennwort ändern“. Es öffnet sich das Fenster in Abbildung 3.

Abbildung 3: Kennwort eines einzelnen Benutzers ändern

Wenn Sie das neue Kennwort eingeben, werden die einzelnen Zeichen standardmäßig durch Sternchen ersetzt. Um sicherzustellen, dass das Kennwort korrekt eingegeben wurde, fordert die Maske eine zweite Eingabe. Wenn Sie das Feld „Zeichen anzeigen“ aktivieren, wird Ihnen das Kennwort als Klartext angezeigt. Die zweite Eingabe entfällt bei dieser Einstellung. Achten Sie darauf, dass kein Unbefugter Ihren Bildschirm einsehen kann, wenn Sie diese Option nutzen.

Folgende Kennwortoptionen stehen Ihnen zur Verfügung:

1. Das Kennwort muss bei der nächsten Anmeldung geändert werden

Der Benutzer wird bei der nächsten Anmeldung aufgefordert, sein Kennwort zu ändern. Nachdem der Benutzer sein Kennwort geändert hat, wird diese Option automatisch deaktiviert.

1. Das Kennwort kann nicht vom Benutzer geändert werden

Der Benutzer kann sein Kennwort nicht selbst ändern.

1. Kennwort läuft nie ab

Standardmäßig wird der Benutzer in regelmäßigen, von Ihnen oder Ihrem Administrator vorgegebenen Zeitabständen aufgefordert, sein Kennwort zu ändern. Wenn Sie die Option „Kennwort läuft nie ab“ auswählen, wird dieser Standard deaktiviert.

Beachten Sie, dass Option 1 nicht mit den Optionen 2 und 3 kombiniert werden kann. Die Optionen 2 und 3 können hingegen kombiniert werden.

Aus Datenschutzgründen sollte ein Benutzer sein Kennwort bei der ersten Anmeldung selbst ändern können. Daher sollten Sie grundsätzlich Option 1 aktivieren und die Optionen 2 und 3 nur in Ausnahmefällen nutzen.

Wenn Sie alle Einstellungen wunschgemäß vorgenommen haben, bestätigen Sie sie mit „OK“ (s. Abbildung 3). Sie erhalten eine Bestätigung, dass das Kennwort geändert wurde (s. Abbildung 4).

Abbildung 4: Kennwort für einzelnen Benutzer erfolgreich geändert

Achtung: Wenn Sie nur die Kennwortoptionen ändern und die Eingabefelder für das Kennwort leer lassen, wird ein für dieses Konto bereits vorhandenes Kennwort gelöscht. Das Konto wäre dann ohne Kennwort zugänglich und nicht ausreichend geschützt. Geben Sie daher immer ein Kennwort ein, auch wenn Sie nur die Kennwortoptionen ändern möchten.

Achten Sie bitte darauf, wenn an Ihrer Schule MNSpro Cloud im Einsatz ist, wird das Passwort auch zur Anmeldung an der Cloud geändert. Wird zusätzlich die Option „Das Passwort muss bei der nächsten Anmeldung geändert werden“ aktiv gesetzt so muss dies in der Schule geschehen, bevor man sich an MNSpro Cloud anmelden kann. Andernfalls ist die Anmeldung an MNSpro Cloud nicht möglich, da Sie im Web-Interface das Passwort nicht ändern können!

Klasse/Gruppe

Änderungen an den Kennwörtern ganzer Klassen oder Benutzergruppen werden in fünf Schritten durchgeführt:

1. Klasse oder Benutzergruppe auswählen

2. Mitglieder der entsprechenden Klasse oder Gruppe auswählen

3. Kennwörter ändern

4. Kennwortoptionen ändern

5. Änderungen übernehmen

Klasse oder Benutzergruppe auswählen

Wählen Sie oben im Drop-down-Listenfeld die Klasse oder Benutzergruppe aus, für deren Mitglieder Sie die Kennworteigenschaften bearbeiten möchten (s. Abbildung 5). Die Auswahl im Drop-down-Listenfeld ist unterteilt in die Kategorien „Klassen“, „Arbeitsgruppen“, „Vorlagengruppen“ und „Sonstige“.

Abbildung 5: Klasse oder Benutzergruppe auswählen

Mitglieder der entsprechenden Klasse oder Benutzergruppe auswählen

Nachdem Sie aus dem Drop-down-Listenfeld eine Klasse oder Benutzergruppe ausgewählt haben, werden deren Mitglieder in der Tabelle aufgelistet (s. Abbildung 6).

Abbildung 6: Mitglieder einer Klasse oder Benutzergruppe in der Liste auswählen

Der Tabelle können Sie folgende Informationen zu den aufgeführten Benutzern entnehmen:

Anmeldename	Benutzername im System
Vorname	Vorname des Benutzers (nur bei personenbezogenen Benutzern)
Nachname	Nachname des Benutzers (nur bei personenbezogenen Benutzern)
Klasse	Klassenbezeichnung (ausgefüllt nur bei Benutzern mit Profil „Schüler“)
Domäne	Domain, in der sich der entsprechende Benutzer befindet
*1	Information zur Option „Das Kennwort muss bei der nächsten Anmeldung geändert werden“: Ist dieses Feld blau hinterlegt, muss der Benutzer sein Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern.
*2	Information zur Option „Das Kennwort kann vom Benutzer nicht geändert werden“: Ist dieses Feld blau hinterlegt, kann der Benutzer sein Kennwort nicht selbst ändern.
*3	Information zur Option „Das Kennwort kann nicht ablaufen“: Ist dieses Feld blau hinterlegt, unterbleibt die regelmäßige Aufforderung an den Benutzer, sein Kennwort zu ändern.

**Die letzten drei Spalten (*1, 2 und 3) dienen lediglich der Darstellung der Kennwortoptionen. An dieser Stelle können Sie keine Änderungen vornehmen.

Indem Sie das Feld in der ersten Spalte vor einem Benutzernamen aktivieren (s. Abbildung 7), wählen Sie einzelne der aufgelisteten Benutzer für die Kennwortbearbeitung aus. Um alle Benutzer einer Klasse oder Gruppe auszuwählen, aktivieren Sie das Feld in der ersten Spalte der Überschriftenzeile.

Kennwörter ändern

Im mittleren Bereich des Fensters stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie mit den bereits hinterlegten Kennwörtern verfahren werden soll. Standardmäßig ist hier die Option „Kennwort nicht ändern“ aktiviert (s. Abbildung 7).

Abbildung 7: Vorhandene Kennwörter nicht ändern (Standardeinstellung)

Wenn Sie die Option „Löschen“ aktivieren (s. Abbildung 8), werden die hinterlegten Kennwörter der ausgewählten Benutzer gelöscht. Eine Anmeldung ist dann ohne Kennwort möglich.

Abbildung 8: Vorhandene Kennwörter löschen

Wenn Sie die Option „Auf Zufallswert setzen“ aktivieren (s. Abbildung 9), werden den Benutzern zufällige achtstellige Kennwörter aus Zahlen und Buchstaben zugewiesen. (Achtung: Groß- und Kleinschreibung werden unterschieden!) Diese Kennwörter werden verschlüsselt abgelegt und können nicht wieder ausgelesen werden. Daher ist es erforderlich, dass Sie die Kennwörter in einer Kennwortliste speichern, um sie den Benutzern mitteilen zu können. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, um einen Speicherort für die Kennwortliste festzulegen (s. Abbildung 9).

Abbildung 9: Zufallskennwörter generieren

Die Liste wird im CSV-Format gespeichert, nachdem Sie alle Eingaben wunschgemäß vorgenommen und auf „Kennwort ändern“ geklickt haben (s. Kapitel 3.2.5 „Änderungen übernehmen“, S. 12 f.). Folgende Informationen sind in der CSV-Datei zu jedem Benutzer der ausgewählten Klasse oder Gruppe enthalten (s. Abbildung 10 und Abbildung 11).

• Referenz-ID Referenz-ID des Benutzers (nur, wenn Ihre Schule damit arbeitet)

• Vorname Vorname (nur bei personenbezogenen Benutzern)

• Nachname Nachname (nur bei personenbezogenen Benutzern)

• Benutzername Name des Benutzers im System

• Klasse Klassenbezeichnung (nur bei Benutzern mit dem Profil „Schüler“)

• Kennwort automatisch generiertes Zufallskennwort für den Benutzer

Abbildung 10: Kennwortliste in Microsoft Notepad

Abbildung 11: Kennwortliste in Microsoft Excel

Mit der Option „Kennwort festlegen“ (s. Abbildung 12) können Sie ein Kennwort vorgeben. Dieses Kennwort wird für alle zuvor ausgewählten Benutzer hinterlegt.

Abbildung 12: Kennwort für eine Klasse oder Benutzergruppe festlegen

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kennwort festlegen“. Geben Sie in dem Fenster, das sich daraufhin öffnet (s. Abbildung 13), das von Ihnen gewünschte Kennwort ein.

Abbildung 13: Gewünschtes Kennwort für Klasse oder Gruppe eingeben

Wenn Sie das neue Kennwort eingeben, werden die einzelnen Zeichen standardmäßig durch Sternchen ersetzt. Um Eingabefehler zu vermeiden, muss das neue Kennwort durch eine weitere Eingabe bestätigt werden. Wenn Sie das Feld „Zeichen anzeigen“ aktivieren, werden Ihnen die Zeichen des neuen Kennworts im Eingabefeld als Klartext angezeigt. Das neue Kennwort muss dann kein zweites Mal eingegeben werden. Achten Sie darauf, dass kein Unbefugter Ihren Bildschirm einsehen kann, wenn Sie diese Option nutzen. Wenn Sie das Kennwort festgelegt haben, klicken Sie auf „OK“ (s. Abbildung 13). Sie gelangen zurück zur Menüseite Klasse/Gruppe. Dort wird Ihnen mit dem Hinweis „gesetzt“ bestätigt, dass die Änderung des Kennworts erfolgreich war (s. Abbildung 14).

Abbildung 14: Kennwort für Klasse/Benutzergruppe wurde eingegeben

Kennwortoptionen ändern

Im unteren Bereich des Fensters legen Sie fest, ob Sie für die ausgewählten Benutzer die Kennwortoptionen ändern möchten. Standardmäßig ist hier die Schaltfläche „Nicht ändern“ aktiviert (s. Abbildung 15).

Abbildung 15: Kennwortoptionen nicht ändern (Standardeinstellung)

Wenn Sie die Schaltfläche „Ändern“ betätigen, stehen Ihnen drei Kennwortoptionen zur Verfügung (s. Abbildung 16).

Abbildung 16: Kennwortoptionen für Klasse oder Gruppe ändern

• *1: Das Kennwort muss bei der nächsten Anmeldung geändert werden

Der Benutzer wird bei der nächsten Anmeldung aufgefordert, sein Kennwort zu ändern. Nachdem der Benutzer sein Kennwort geändert hat, wird diese Option automatisch deaktiviert.

Achten Sie bitte darauf, wenn an Ihrer Schule MNSpro Cloud im Einsatz ist, wird das

Passwort auch zur Anmeldung an der Cloud geändert. Wird zusätzlich die Option „Das Passwort muss bei der nächsten Anmeldung geändert werden“ aktiv gesetzt, so muss dies in der Schule geschehen, bevor man sich an MNSpro Cloud anmelden kann. Andernfalls ist die Anmeldung an MNSpro Cloud nicht möglich, da Sie im Web-Interface das Passwort nicht ändern können!

• *2: Das Kennwort kann nicht vom Benutzer geändert werden

Der Benutzer kann sein Kennwort nicht selbst ändern.

• *3: Das Kennwort kann nicht ablaufen

Das Kennwort des Benutzers läuft nie ab. Die regelmäßige Aufforderung an den Benutzer, sein Kennwort zu ändern, unterbleibt.

Beachten Sie, dass Option *1 nicht mit den Optionen *2 und *3 kombiniert werden kann. Die Optionen 2 und 3 können hingegen kombiniert werden.

Änderungen übernehmen

Nachdem Sie die Benutzer, die gewünschten Kennwörter, die Kennwortoptionen und im Falle der Generierung von Zufallskennwörtern auch den Speicherort für die Kennwortliste festgelegt haben, übernehmen Sie die Änderungen mit einem Klick auf die Schaltfläche „Kennwort ändern“ ins System (s. Abbildung 17). Bis zum Betätigen dieser Schaltfläche werden keinerlei Einstellungen gespeichert. Nachdem der Vorgang gestartet wurde, wird Ihnen ein Fortschrittsbalken angezeigt. Ein Abbruch des Vorgangs ist dann nicht mehr möglich.

Abbildung 17: Änderungen durchführen

Die erfolgreiche Änderung wird Ihnen mit dem Hinweis in Abbildung 18 bestätigt.

Abbildung 18: Einstellungen für Klasse oder Gruppe erfolgreich geändert

Das Passwort wird bei Verwendung von MNSpro Cloud direkt synchronisiert und der Benutzer kann sich mit der Schulemailadresse und dem neuen Passwort an der Cloud anmelden! Wenn die Option „Das Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern“ aktiv gesetzt ist muss das Passwort an einem Rechner im pädagogischen Netz Ihrer Schule geändert werden, bevor eine Anmeldung an MNSpro Cloud möglich ist!

Klicken Sie auf „Schließen“. Sie gelangen zurück zur Menüseite Klasse/Gruppe. Dort können Sie das Modul über die Schaltfläche „Schließen“ verlassen

Live-Kennwortsynchronisation

Sollte Ihre Schule MNSpro Cloud im Einsatz haben und auf Ihrem pädagogischen MNS-Server die Version 21.6.0.0 installiert sein, so kann das Passwort aus dem Dashboard von MNSpro Cloud an den Schulserver synchronisiert werden! Das bedeutet, sollte der Schüler sein Passwort vergessen haben, so kann jeder Lehrer über die Cloud Oberfläche das Passwort des Schülers ändern. In der Cloud unterliegt das Passwort einer Kennwortrichtlinie! Folgende Voraussetzungen müssen für das Passwort gegeben sein:

• 8 Zeichen

• Großbuchstabe, Kleinbuchstabe, Zahl und Sonderzeichen sind die Optionen

Von den vier Optionen im Kennwort müssen mindestens drei eingesetzt werden, damit das Passwort eingetragen werden kann! Die Möglichkeit das Passwort bei der nächsten Anmeldung zu ändern ist über die Kennwortsynchronisation aus der Cloud nicht möglich. Damit ist gemeint, der Schüler kann sich an der Cloud anmelden sollte aber aus Datenschutzgründen das Passwort in der Schule wieder ändern damit er ein persönliches Kennwort erhält! Jeder Lehrer ist in der Lage das Passwort von jedem Schüler zu ändern.

Über MNSpro Cloud ist es nicht möglich die Passwörter der Lehrer zurückzusetzen!